Kva er avlevering?

Avlevering betyr at eit avslutta arkiv, eller avslutta delar av eit arkiv, blir overført til eit arkivdepot. Arkivmaterialet kan vere på papir eller i digital form. For statlege arkiv overtek Riksarkivaren råderetten over materialet når det blir avlevert, mens for kommunale arkiv ligg ansvaret framleis hos administrasjonssjefen sjølv om eit materiale blir avlevert til eit depot.

Kva er deponering?

Når ein arkivperiode i eit elektronisk sak- og arkivsystem er avslutta, skal ein elektronisk tryggingskopi av journalen sendast til arkivdepot for deponering. Arkivskaperen beheld råderetten og ansvaret for dette materialet fram til avlevering er sluttført. For elektroniske arkiv gjeld at det også skal deponerast dokument i arkivformat.

Avleveringsplikt

Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagde ned eller har avslutta verksemda si, skal avleverast til arkivdepot. Kostnadane med avlevering skal dekkjast av det organet som avleverer arkivet. Avleveringsplikta gjeld uavhengig av lovpålagde føresegner om teieplikt.

Avleveringstidspunkt

Arkivmateriale skal normalt avleverast når det er om lag 25- 30 år gammalt, men det kan søkjast om å få avlevere både før og etter denne fristen. Dersom eit organ blir nedlagt i ei omorganisering men funksjonen lever vidare i eit anna organ skal arkivet overførast dit.

Organ som tek sikte på å levere arkivmateriale, skal varsle vedkomande arkivdepot i god tid før arbeidet med avleveringa tek til. Arkivdepotet skal gi råd og rettleiing under arbeidet og sjå til at dei krava som er fastsette, blir oppfylte.

Kjekt å vite

Avlevering og deponering er tema i kapittel 11 i Arkivhåndboken for offentlig forvaltning  (Ivar Fonnes, 2009). Her finst ei forklaring på og ei utdjuping av dei formelle retningslinjene.

Riksarkivet oppmodar alle arkivskaparar som skal deponere eller avlevere arkiv til å setje seg godt inn i arkivhandboka og lovverket.

Lovheimel

Arkivlova § 10 omhandlar avlevering.

Arkivforskrifta kapittel 5 omhandlar eldre og avslutta arkiv.

Riksarkivaren si forskrift kapittel VI har føresegner om avlevering og overføring av ikkje-elektronisk arkivmateriale i statsforvaltninga.

Riksarkivaren si forskrift kapittel VIII har føresegner om elektronisk arkivmateriale som blir avlevert eller overført som depositum til Arkivverket.