Hvorfor og hvordan overfører en elektronisk arkiv?

Riksarkivaren bestemmer tidspunkt og tidsintervall for overføring av arkivversjoner fra det enkelte system.

Riksarkivaren bestemmer om materialet skal overføres med status som avlevering eller deponering, og kan kreve deponering tidligere enn tidspunktet for avlevering. Materialet skal avleveres når det er ca. 25-30 år gammelt, men Riksarkivaren kan bestemme et tidligere eller senere avleveringstidspunkt, jf. arkivforskriften § 5-2.

Går et system ut av administrativ bruk uten at datainnholdet flyttes til et nytt system eller virksomheten opphører, skal det foretas en samlet avlevering, jf. arkivforskriften § 5-3.

Arkivversjoner fra registre som er underlagt konsesjon fra Datatilsynet, skal avleveres senest når organets konsesjon opphører.

Fra elektroniske journal- og arkivsystemer skal en arkivversjon deponeres straks en arkivperiode er avsluttet, jf. arkivforskriften § 3-17. Elektroniske dokumenter som er tilknyttet, skal følge med deponeringen. Tilhørende dokumenter på papir skal følge som ledd i den ordinære avleveringen når materialet er ca. 25-30 år gammelt.

Elektronisk arkivmateriale skal avleveres til depot når arkivet har gått ut av administrativ bruk etter ca. 25 år.

I tillegg skal en kopi av basen deponeres til Riksarkivet så fort en arkivdel er avsluttet og ryddet. Overføring skal etter avtale skje på en trygg måte og på godkjente arkivformat og medium.

Kjekt å vite

Det er ikke tillat å slette elektronisk arkivmateriale før det er stadfestet at avleveringen er godkjent.

Lovhjemmel

Elektronisk arkiv skal overføres til Arkivverket etter reglene gitt i Riksarkivarens forskrift kapittel VIII - også kalt avleveringsbestemmelsene.