Kva er deponering?

Deponering er ei fysisk overføring av arkivmateriale utan at råderetten over det overførast. Ein deponert kopi av arkivmateriale er med andre ord ein tryggingskopi.

Når ein kopi av elektronisk arkivmateriale deponerast i Arkivverket har arkivskapar framleis råderetten og det fulle ansvaret for materialet. Arkivverket skal bevare den deponerte kopien utilgjengeleg for bruk, og berre utføre teknisk vedlikehald. Arkivskapar skal handtere og vedlikehalde materialet inntil avlevering seinare har funne stad.

Endring av data

Arkivskapar skal ikkje slette grunnlagsdata for arkivversjonen i sitt system så lenge materialet er deponert. Med mindre arkivskapar eller Arkivverket har meldt trong for ei ny omdømming skiftar ei deponering automatisk status til avlevering når det fastsette avleveringstidspunktet er nådd. Slik trong oppstår dersom arkivskapar gjer endringar i materialet, til dømes rettar sakstitlar eller graderingar eller kasserer saker.

Skal elektroniske arbeidskopiar også deponerast?

Dersom ein sløyfer papirbasert kopibok skal arkivuttrekk som overførast til arkivdepot omfatte eigenproduserte dokument. For arkivdelar der dokumenta er på papir, skal eventuelle tilknytte elektroniske arbeidskopiar deponerast saman med journalopplysingane. Dokumenta skal konverterast til arkivformat.

Tidspunkt

Frå elektronisk journal- og arkivsystem skal ein arkivversjon deponerast straks ein arkivperiode er avslutta. Ei periodisering utløyser altså ei deponering. Berre avslutta arkivdelar skal deponerast.

Ei deponering vil normalt skifte status til avlevering når den yngste delen av materialet er 25 år gamalt. Ved avlevering til Arkivverket overtek Riksarkivaren råderetten over arkivmaterialet og ansvaret for alt vidare vedlikehald.

Kjekt å vite

Arkivuttrekk skal takast frå det opphavlege produksjonssystemet fordi erfaring tilseier at desse uttrekka inneheld færre uttrekksgenererte feil. Det er likevel ikkje krav om å oppbevare data i produksjonssystemet etter at ein arkivversjon er deponert. Så lenge verksemda har full tilgang til dataa i eit operativt system slik at dei kan betene arkivet i deponeringsperioden, kan data flyttast til eit anna system. Generering av eit nytt uttrekk kan på den andre sida vanskeleggjerast dersom dataa ikkje er i eit Noarksystem.