Omfanget på eit avleveringsuttrekk

Omfanget på eit avleveringsuttrekk frå sakarkiv skal vere bestemt av innhaldet i ein avslutta arkivdel. Alle dokument og metadata som er knytte til arkivdelen, skal vere med i uttrekket. Dersom dokumenta er fysiske, vil uttrekket berre bestå av metadata. Alle metadata som er merka med "Avleveres" i metadatatabellane skal takast med i uttrekket dersom dei har ein verdi - dvs. ikkje er tomme.

Også arkiveiningar som ikkje har dokument knytte til seg, skal vere med i uttrekket. Det gjeld f.eks. klasser som ikkje inneheld mapper (ubrukte arkivkodar), og det gjeld mapper som utgår pga. feilregistrering eller flytting av registreringar til andre mapper. Uttrekket skal berre innehalde dokument i arkivformat. Dersom dokumentet er arkivert i fleire versjonar, skal alle dokumentversjonane vere med. Det same gjeld dersom dokumentet er arkivert i fleire variantar. Dokument som er kasserte før uttrekket blir produsert, skal ikkje vere med. Men metadataene om desse dokumenta, ned til dokumentnivået, skal vere med.

Som eit alternativ til uttrekk av heile arkivdelar, bør det også vere mogeleg å produsere uttrekk på grunnlag av ein startdato og ein sluttdato, f.eks. opprettingsdato for ei mappe. Uttrekk med eit omfang basert på alle registreringar innanfor eit gitt tidsrom, er mest aktuelt for enkelte fagsystem. Eit slikt uttrekk vil vere uavhengig av arkivdelen det høyrer med til.