Proveniensprinsippet

Eit papirarkiv som skal avleverast skal ordnast etter proveniensprinsippet. Det betyr at arkivet sin opphavlege struktur skal bevarast så langt råd er.

Vi skil mellom ytre og indre proveniens. Å bevare arkivet sin ytre proveniens betyr at arkiv frå ulike arkivskapande einingar ikkje skal blandast saman. Dette kan i somme tilfelle vere vanskeleg å unngå, for eksempel dersom ein arkivskapar har arva arkiv frå ein annan arkivskapar. Ta gjerne kontakt med Arkivverket dersom denne problemstillinga skulle oppstå.

Å bevare arkivet sin indre proveniens betyr at den opphavelege ordninga av arkivet skal takast vare på så langt råd er. Ulike seriar skal for eksempel ikkje blandast saman.

Innbinding og pakking av arkivmateriale

Møtebøker, kopibøker, journalar og register som er produserte i lausbladform skal vere innbundne når dei blir avleverte.

Arkivmateriale som ikkje er innbunde, skal leggjast i arkivesker.

Ta kontakt med arkivdepot dersom det skal leverast kart, teikningar eller fotografi.

Rensing av arkivmateriale

Dokument og arkivstykke må vere reine for støv og smuss.

Arkivmaterialet skal ikkje innehalde:

  • plast (for eksempel plastlommer, plaststriper, spiralinnbinding)
  • gummistrikkar eller andre gummigjenstandar
  • binders eller metallklemmer
  • gule lappar (gule lappar som inneheld saksopplysningar skal kopierast over på vanleg papir – kopien blir lagd i saksmappa)

Det er ikkje nødvendig å fjerne vanlege stiftar frå dokumenta. Men klumpar med stiftar og stiftar som rustar, skal fjernast. Om nødvendig blir dette gjort ved å klippe bort den delen av papiret som stiftane er festa på. Mindre mengder tape treng ikkje å bli fjerna frå dokumenta. Ta kontakt med arkivdepot dersom arkivmaterialet inneheld store mengder tape. Ta kontakt med arkivdepot dersom arkivmaterialet inneheld fukt, mugg eller liknande.