Kvifor bevarer vi arkivmateriale?

Arkivlova med forskrifter dannar det rettslege grunnlaget for arbeidet med bevaring og kassasjon i offentleg forvaltning. Formålet med bevaring av offentlege arkiv er å sørgje for at arkiv som har stor kulturell eller forskningsmessig verdi, eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, blir bevarte og gjorde tilgjengeleg for ettertida.

Arkitektteikning av Halden jarnbanestasjon. Den er laga av Peter A. Blix i 1877 og viser fasaden mot Blokkmakergata og Borgergate. Stasjonen stod ferdig til opninga av Smålensbanens vestre linje 18. juli 1879.

Bevaringsverdig materiale skal avleverast til eit arkivdepot når organet som har skapt materialet (arkivskapar), ikkje lenger brukar det.

Riksarkivet er arkivdepot for bevaringsverdig materiale frå sentrale statlege organ, departement, direktorat og heile Forsvaret. Statsarkiva tek imot materiale frå regionale og lokale statlege organ. Frå politietaten vil for eksempel Riksarkivet motta materiale frå Kripos og Økokrim, mens statsarkiva vil motta materiale frå politikontor og lensmenn.

Bevaringsverdig kommunalt materiale blir anten oppbevart av kommunen sjølv, i eit byarkiv eller i eit interkommunalt arkivdepot.

Kva er kassasjon?

Materiale som ikkje blir funne bevaringsverdig for ettertida, blir det gjort kassasjonsvedtak for. Det vil seie at materialet ikkje skal leverast til eit arkivdepot, men kan slettast eller makulerast når organet ikkje lenger har bruk for det.

Kvifor kasserer vi arkivmateriale?

I praksis kan ein ikkje bevare alle papirarkiv og all informasjon i dei elektroniske systema som offentleg forvaltning etterlet seg. Arkiv som blir avleverte til Arkivverket eller eit kommunalt arkivdepot, skal oppbevarast for all framtid. Det er knytt store kostnader til oppbevaring og tilgjengeleggjering av papirarkiv og elektroniske arkiv.