Tidsspenn og kontinuitet

Dekkjer arkivseriane eller fagsystema eit langt tidsrom? Har dei elektroniske systema forløparar på papir?

Materiale som dekkjer eit langt tidsrom gir høve til å følgje prosessar og objekt over lengre tid og dannar eit meir fullstendig bilete av ei utvikling enn der aktivitetar (saksbehandling) berre skjer sporadisk.

Oppgåvetypar som har eksistert i lang tid, med stor grad av kontinuitet, er ofte viktigare å dokumentere enn oppgåver som berre har eksistert i eit kort tidsrom. Kriteriet må vurderast opp mot behovet for å vareta materiale som dokumenterer spesielle hendingar og viser korleis samfunnet opptrer når det oppstår ekstreme situasjonar. Dersom arkivmateriale ikkje er bevaringsverdig ut frå andre kriterium, er ikkje eit langt tidspenn grunn nok til å bevare det.

Omfang og dekningsgrad

Dekkjer systemet eller serien eit stort geografisk område eller ein stor del av befolkninga?

Desto større dekningsgrad (personar eller andre objekt, kvantitativt eller geografisk), jo meir verdifullt er materialet fordi det er meir komplett. System og arkivseriar som dekkjer heile landet er etter dette kriteriet meir bevaringsverdige enn system og seriar som berre dekkjer ein liten del av befolkninga eller eit lite geografisk område.

Kriteriet må vurderast mot behovet for å dokumentere særeigne forhold, område og samfunnsgrupper. Dersom arkivmaterialet ikkje er bevaringsverdig med omsyn til andre kriterium, talar det for kassasjon uansett omfanget av materialet.

Eksempel

Folkeregisteret er eit eksempel på eit system som er bevaringsverdig ut frå desse kriteria. Systemet dekkjer ein stor populasjon – heile befolkninga i Noreg. Det er også ein oppgåvetype som har eksistert i svært lang tid.

Folkeregistrering dvs. kontinuerleg registrering av flytting, dødsfall, fødslar og giftarmål m.m. blei innført i Noreg i 1905. Folketeljingane i Noreg går tilbake til 1769, og er på mange vis forløparar til Folkeregisteret.

Husdyrkonsesjonsregisteret er ikkje bevaringsverdig etter desse kriteria. Systemet dekkjer ein svært liten populasjon – berre ein liten del av gardbrukarane i Noreg som driv med gris og fjørfe er registrert i systemet og det dekkjer eit kort tidsrom.