Administrativt nivå

Kvar er det offentlege organet sin plass i det administrative hierarkiet? Kva fullmakter har organet?

Hovudregelen er at sentral plassering i det administrative hierarkiet og vidtrekkande fullmakter talar for bevaring, mens lågare administrativt nivå trekkjer meir i retning av kassasjon.

Det er ingen reglar utan unnatak. For enkelte saksbehandlingstypar kan avgjerdsprosessane eller forholdet mellom stat og individ vere betre dokumentert på eit lågare hierarkisk nivå, slik at det også må bevarast arkiv frå dette nivået.

Saksbehandlinga sine konsekvensar

Får vedtaka organet fattar djuptgripande og varige konsekvensar for enkeltpersonar sine liv, helse eller økonomi eller er konsekvensane kortvarige?

Saksbehandling som får djuptgripande og varige konsekvensar for enkeltpersonar sine liv, helse eller økonomi, for verksemder sin eksistens eller for samfunnet som heilskap, er viktigare å bevare enn saksbehandling der konsekvensane er kortvarige.

Ofte vil eitt og same organ både gjere vedtak som får djuptgripande og varige konsekvensar og vedtak som får kortvarige konsekvensar. Då er det viktig å identifisere saksbehandlingsprosessane som resulterer i vedtaka som får djuptgripande og varige konsekvensar.

Eksempel på bruk av kriteriet administrativt nivå

Justisdepartementet sine arkiv er meir bevaringsverdige enn arkiva til eit friomsorgskontor, fordi avgjerdene som blir tekne i eit departement som regel får større ringverknader og omfattar langt fleire enn avgjerdene som blir tekne på eit lokalkontor.

I tillegg blir som regel verksemda til underordna organ dokumentert i overordna organ ved at prinsipielle og kontroversielle saker blir sende oppover i systemet eller rapporterte til overordna organ. Det same vil også ofte gjelde innan ein enkelt etat eller ein kommune.

Eksempel på bruk av kriteriet saksbehandlinga sine konsekvensar

Vedtak om vassdragsutbygging får djuptgripande og varige konsekvensar for lokalsamfunn. Landskap blir endra radikalt, men utbygginga genererer også store inntekter til den aktuelle kommunen.

Barnevernsaker og ekspropriasjonssaker får varige og djuptgripande konsekvensar for enkeltpersonar.

Eksempel på saksbehandling som ikkje får varige konsekvensar er visumsaker i samanheng med sesongarbeid som ikkje gir grunnlag for varig opphald.