For å sikre eit godt informasjonsgrunnlag for bevarings- og kassasjonsvurderinga, er det nødvendig å skaffe seg oversikt over materialet som skal bk-vurderast og kunnskap om organet som har skapt materialet.

Kva skal kartlegginga innehalde?

Ei kartlegging som blir gjord i samanheng med ei bevarings- og kassasjonsvurdering skal innehalde:

  • Ein gjennomgang og kartlegging av forvaltningsorganet, etaten eller sektoren sine funksjonar, maktbruk og rolle i samfunnet.
  • Ein gjennomgang og omtale av papirarkiva eller dei elektroniske systema: alder, innhald, saksbehandling, omfang, ordningsprinsipp m.m.

Kor detaljert skal ein gå til verks?

Kartlegging er ofte krevjande både fagleg og ressursmessig. Arbeidet bør difor avgrensast og organiserast slik at kostnaden med å samle inn og legge til rette informasjon blir så låg som råd.

Detaljeringsbehovet varierer med arkivmaterialet sin karakter og omfang. Det må vurderast konkret i kvart enkelt tilfelle kor detaljert kartlegginga bør vere. Dess større omfanget er og dess meir samansett arkivmaterialet er, desto meir krevjande vil arbeidet med å samle inn tilstrekkeleg informasjon for å bk-vurdere materialet vere.

Informasjonskjelder

Ein viktig del av kartlegginga er å samle informasjon. Kvar finn ein den informasjonen ein treng?

Vi har laga oversikter over informasjonskjelder som kan brukast i kartlegginga av organet sine funksjonar og ansvarsområde, og det papirbaserte og elektroniske materialet organet har skapt.

Listene er rettleiande. Det kan vere andre gode informasjonskjelder i det aktuelle organet som ikkje er nemnde i oversikta, og det er ikkje sikkert at alle informasjonskjeldene vi har nemnt er tilgjengelege og nyttige i det aktuelle tilfellet.