Kontakt med Arkivverket

Når ein skal lage ein bevarings- og kassasjonsplan, er første skritt å ta kontakt med Arkivverket. Forvaltningsorganet eller organa som skal lage ein bk-plan, vil då få ein kontaktperson i Seksjon for bevaring og kassasjon i Riksarkivet eller i eit statsarkiv. Kontaktpersonen vil gi råd undervegs.

I nokre tilfelle vil også Arkivverket kunne delta aktivt i arbeidet med ein bk-plan. Dette er særleg aktuelt dersom det skal utarbeidast bk-planar for ein heil samfunnssektor, for store komplekse landsdekkjande organ eller for eit stort fagområde uavhengig av organ.

Kor omfattande skal bk-planen vere?

Dei fleste bk-planar tek for seg eit organ, for eksempel Forsvarsdepartementet, NVE eller Kulturrådet, men bk-planar kan også ta for seg heile etatar, som NAV, Skattetaten eller Kriminalomsorga, eller heile sektorar som Helsesektoren eller Forsvaret. I enkelte tilfelle kan det vere aktuelt å utarbeide bk-planar for eit fagområde, for eksempel felles reglar for bevaring av eksamenssvar ved Noreg sine universitet og høgskular.

Som regel tek bk-planar for seg både elektroniske arkiv og papirarkiv, men dersom organet er stort eller ein lagar bk-plan for ein heil etat eller ein heil sektor, kan det vere formålstenleg å avgrense omfanget til berre å gjelde papirmateriale eller berre elektronisk materiale.

Fortidsretta eller framtidsretta bevarings- og kassasjonsforslag?

Bk-planar kan ha fortudsretta eller framtidsretta bevarings- og kassasjonsforslag. At eit bk-forslag er fortidsretta vil seie at det berre omfattar materiale som allereie er skapt. Som regel omfattar bk-planen alt materiale som organet har skapt, og som ikkje allereie er kassert eller avlevert til eit arkivdepot. I nokre tilfelle kan det vere aktuelt å avgrense bk-planen i tid, slik at den berre omhandlar materiale frå ein bestemt arkivperiode (tidsperiode). Eit framtidsretta bk-forslag inneheld også kassasjonsreglar for materiale som enno ikkje er skapt.

Organisering av arbeidet

Arbeidet med ein bevarings- og kassasjonsplan kan løysast både som ei linjeoppgåve, ved etablering av eit internt prosjekt eller ved bruk av eksterne konsulentar. Organet må sjølv vurdere kva som er formålstenleg arbeidsform i det aktuelle tilfellet.

Ressursbruk

Uavhengig av korleis ein vel å organisere arbeidet med bk-planen, er det viktig at arbeidet blir forankra hos leiinga, slik at det blir sett av tilstrekkeleg med ressursar og oppgåva blir prioritert.

Frå erfaring veit vi at det ofte er vanskeleg å få sett av tid til å arbeide med ein bk-plan. Sjansen for å lukkast er størst dersom det blir reservert heile dagar, gjerne fleire i strekk, til bk-arbeidet. For å få dette til i praksis, vil det ofte vere nødvendig å fristille medarbeidaren(e) som skal utarbeide bk-planen frå nokre av dei ordinære arbeidsoppgåvene.