Innleiing

Begynn med ei avgrensing. Kva omfattar bevarings- og kassasjonsplanen (bk-planen)? Behandlar bk-planen eit organ, ein etat eller ein sektor? Tek den for seg heile historia til organet, etaten eller sektoren eller berre nokre utvalde periodar? Gjeld bk-planen alle sakstypar eller berre nokre bestemte sakstypar? Omfattar bk-planen både elektronisk materiale og papirmateriale, berre papirmateriale eller berre elektronisk materiale?

Først kan ein gjerne omtale organet si rolle i samfunnet eller gi eit samandrag av forslaget til nye bk-reglar.

Omtale av organet

Gi ein kort presentasjon av organet (organa) som bk-planen omhandlar. Grei ut om gjeldande ansvarsområde, oppgåver og organisering (ta gjerne utgangspunkt i årsrapportane). Plasser organet eller etaten i det administrative hierarkiet.

Ta også med ein kort historikk. Omtal kort opprettinga av organet. Når og kvifor blei organet (organa) oppretta? Nemn eventuelle forløparar. Oppgi alle namn dersom organet har endra namn. Gi ein kort omtale av organisasjonsendringar og endringar i oppgåver og ansvarsområde over tid.

Historikken må stå i forhold til omfanget av bk-planen. Omhandlar bk-planen berre perioden 1984 – 2001, er det ikkje nødvendig å bruke mang sider på å omtale opprettinga til organet på 1800-talet. Ta med det som er relevant for arkivdanninga! Dersom eit kontor eller ei avdeling har skapt eit arkiv, bør kontoret eller avdelinga omtalast. Tilsvarande bør ei omorganisering omtalast dersom den har medført eit periodeskilje eller store endringar i ansvarsområde og oppgåver. Innføring av nye ansvarsområde i perioden bk-planen dekkjer, bør også omtalast.

Omtale av materialet og tilhøyrande saksområde

Karakteriser materialet som er gjenstand for bevarings- og kassasjonsvurderinga. Når det gjeld papirarkiva er det naturleg å bruke mest tid og plass på å omtale dei store seriane. Det kan både vere seriar som er knytt til bestemte oppgåver eller saksbehandlingsprosessar, eller seriar som tilsvarer ein kode i arkivnøkkelen. Dersom ein vel å knyte bevarings- og kassasjonsføresegner til kodane i arkivnøkkelen, må arkivnøkkelen vere egna til formålet dvs. at den er enkel å forstå og gir eit godt bilete av materialet. Dersom bk-planen omfattar eit svært langt tidsrom, kan det i enkelte tilfelle vere aktuelt å la arkivperiodane danne einingane som det blir gjort greie for i bk-planen og som det blir knytt bevarings- og kassasjonsføresegner til. Så langt det er mogeleg bør ein likevel prøve å identifisere seriar innan ein arkivperiode og la seriane vere dei einingane som ein omtalar og bevarings- og kassasjonsvurderer.

Når det gjeld elektroniske arkiv, bør sjølve systema omtalast og utgreiast.

 Bevarings- og kassasjonsforslag

Drøft materialet sin bevaringsverdi. Bruk helst den same strukturen som blei brukt då materialet blei omtalt. Det er viktig at drøftinga av bevaringsverdien blir kopla til omtalen av ordningane, funksjonane, saksprosessane og arkivseriane eller fagsystema.

Det er ikkje nødvendig å kopiere regelverket om bevaring og kassasjon. Det er tilstrekkeleg å referere til regelverket når det er relevant.

Forslag om bevaring og kassasjon skal alltid grunngis! Å setje b. eller k. etter kodane i arkivnøkkelen held ikkje som grunngiving. Det er heller ikkje tilstrekkeleg å seie at arkivet etter NN eller ein bestemt serie er bevaringsverdig eller ikkje bevaringsverdig i samsvar med bevaringsformål 1, 2 eller 3 i Bevarings- og kassasjonsutvalet sin rapport eller Riksarkivaren sitt hovudprinsipp. Ver så konkret som mogeleg!

Det må tydeleg framgå av bk-planen kva slags materiale som skal bevarast og kva som skal kasserast. Bevarings- og kassasjonsreglane blir knytte til kode i arkivnøkkelen, til arkivseriar eller til fagsystem.

For organet sin eigen del bør det setjast kassasjonsfristar på materiale som ein har planar om å kassere. Kassasjonsfristane skal ta omsyn til organet sine dokumentasjonsbehov og oppbevaringspåbod i lover og forskrifter som gjeld det aktuelle fagområdet.