Kva er ein journal?

Journal betyr ”dagleg”, og blir til vanleg brukt om ei bok eller ein protokoll der ein for kvar dag fører inn notatar av ymse slag. I arkivsamanheng er journal namnet på eit register over saksdokument i eit organ. I elektronisk arkiv er journal eller postliste nytta om periodiske, kronologiske rapportar over inngåande og utgåande skriv. Journalføring står for den systematiske og fortløpande registeringa av opplysningar i ein journal. 

Journalføringsplikta

Offentlege organ har ei klar plikt til å føre journal. Dette går fram av arkivforskrifta § 2-6. Det finst også ein del verksemder som ifølgje offentleglova har plikt til å føre journal etter arkivlova med forskrifter, sjølv om dei andre føresegnene i arkivlova ikkje gjeld for dei.

Kvifor føre journal?

Vel så viktig som journalføringsplikta, er det at verksemda ut frå eigne behov har interesse i å føre journal. Det er viktig å ha kontroll med eiga saksbehandling. Det handlar om å vere ryddig når det gjeld handtering, oppbevaring og attfinning av dokument. Journalen er eit verktøy til å kontrollere korleis saker blir følgde opp, behandla og arkiverte.

Frå papirbasert til elektronisk journal?

Noark-standarden kom i 1984, og fram til 1990 tok fleire og fleire offentlege og private organ i bruk elektronisk journalføring. Tidlegare blei journalar førte på papir. Kvart dokument som kom inn til eit organ blei registrert kronologisk med eit eige løpenummer. Det blei registrert kva brev som blei svarte på og svarbrevet fekk same journalnummer som det innkomne brevet. Med elektronisk journal kom det eit nytt system der den einskilde saka fekk eit kronologisk løpenummer. Saksdokumenta blei nummererte fortløpande innanfor saka. Samtidig gjorde søking i metadata det enklare å finne fram i arkivet.

Kjekt å vite

I eit elektronisk arkiv inneheld journalsystemet også sjølve arkivdokumenta. Dersom systemet er kopla til eit saksbehandlingssystem, er det informasjon om dokumentproduksjon og arbeidsflyt.

I eit arkiv med få saker kan det førast journal på papir, eller i eit elektronisk rekneark som kan skrivast ut. Offentlege organ skal bruke eit Noark-godkjent system.

Lovheimel

Arkivforskrifta kapittel IIB har føresegner om journal og elektroniske journalsystem.