Når skal journalføring skje?

For at innsynsretten etter offentleglova skal kunne varetakast må offentleg journal alltid vere ajour. Journalføring må derfor skje kontinuerleg - det vil seie dagleg.

I stortingsmelding nr. 32 (1997-98) Om offentlegprinsippet i forvaltninga, har Justis- og politidepartementet gått inn på gjeldande rett om journalføring etter offentleglova. I punkt 5.3.2.4 står det om tidspunktet for journalføring - sjå sitat i neste avsnitt.

"Arkivinstruksen har ikkje føresegner som uttrykkjeleg regulerer tidspunktet for når journalføring skal finne stad. I og med at journalen er hovudreiskapen forvaltninga har til å halde orden i og kontroll med sakene og saksavviklinga si, må det likevel antas at journalføringa skal skje kontinuerleg. Også omsynet til offentlegprinsippet tilseier dette. I ei fråsegn som er teken med i Sivilombodsmannen si årsmelding 1995 s. 84 (sak 94-2149) heiter det:

”Sett ut frå de hensyn offentlighetsloven skal ivareta, er det åpenbart at normalkravet må være at journalføringen skjer fortløpende. Det er knyttet en vesentlig offentlig interesse til det å følge behandlingen av sakene, mens de behandles.. Bare dersom offentligheten fortløpende blir orientert om forvaltningens arbeid - selvsagt med de begrensninger som følger av offentlighetsloven selv - vil offentligheten ha muligheter for å føre en debatt om og ha innflytelse på forvaltningens arbeid.”

”Uttalelsen gjelder forvaltningsorganets eksterne korrespondanse, og kan ikke legges til grunn i forhold til organinterne dokumenter."