Skriv ut
Hva er sosiale medier?
Sosiale medier er fellesbetegnelsen på alle nettsteder der brukerne selv skaper innholdet eller er veldig delaktig i kommenteringen av innholdet. Blant de mest kjente sosiale medier er blogger, Facebook, Twitter og videodelingsnettstedet YouTube. Men også leksikonet Wikipedia, bildedelingstjenester som Flickr, diskusjonsfora som VG Debatt og Diskusjon.no i tillegg til samarbeidstjenester som Google Documents er sosiale medier.
Mange kommuner og statlige virksomheter har opprettet profiler på sosiale medier (nettsteder), i tillegg til sine ordinære offisielle nettsteder. På Twitter legger man ut korte meldinger som hvem som helst kan følge med på. På Facebook er det plass til bilder, videoer, arrangementer, diskusjoner og statusmeldinger. De som melder seg inn i en Facebook-gruppe eller blir tilhengere av en slik, har mulighet til å kommentere og sende egne meldinger. Denne kommunikasjonen mellom innbyggere og offentlige virksomheter, skal alltid vurderes med hensyn til arkivering og journalføring.
Hva skal journalføres?
Arkivforskriften pålegger alle forvaltningsorgan å journalføre inngående og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven må regnes som saksdokument for organet, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder også meldinger eller tilbakemeldinger gitt i et sosialt medium som for eksempel Facebook; også de anonyme meldingene. Journalføring og arkivering vil i stor grad måtte skje manuelt, og kan være tidkrevende. Tekstsider kan hentes ut i form av en skjermdump eller skrives til en fil og lagres lokalt på PC-en før de journalføres og arkiveres. All import må kvalitetssikres slik at det er sikret at rett informasjon har blitt lastet ned.
Kjekt å vite
Meldinger på sosiale medier skal behandles som all annen inn- og utgående post hos virksomheten. Det er innholdet som bestemmer om kommunikasjonen skal journalføres og arkiveres, ikke mediets utforming, format eller tekniske spesifikasjoner.
Rene henvisninger til egne nettsider eller lovverk trenger ikke journalføres.