Alle arkivsystem skal Noark-godkjennes

Alle journal- og arkivsystem som brukes i forvaltningen, skal som en hovedregel tilfredsstille kravene i Noark og være godkjent av Riksarkivaren. Alle Noark 5-baserte løsninger skal derfor godkjennes av Riksarkivaren før de kan tas i bruk. Dette innbefatter i tillegg til ordinære hyllevareløsninger også:

  • Journal- og arkivfunksjonalitet i fagsystem, hvor organet selv utvikler løsningen
  • Journal- og arkivfunksjonalitet for fagsystem, hvor journal- og arkivfunksjonaliteten er utviklet som ”hyllevare”
  • Journal- og arkivfunksjonalitet som defineres som felleskomponent for ett eller flere organ eller ett eller flere system

En viktig hensikt med Noark 5 er at det skal være lettere å integrere Noark 5 med andre systemer. Noark 5 er derfor bygget opp i tre nivåer med en indre og ytre kjerne og en komplett Noark 5.

Indre kjerne

Indre kjerne inneholder krav til grunnleggende funksjonalitet for journalføring og arkivering. Hovedfunksjonene ligger innen arkivstruktur, metadata og krav til system som finnes i regelverk for arkiv. I tillegg ligger det krav til de moduler som må inngå i kjernen, det vil si datafangst, søking, fremhenting og vising, administrasjon av kjernen, bevaring og kassasjon samt avlevering.

Kravene til indre kjerne må være oppfylt for at systemet skal kunne godkjennes som en Noark 5-løsning.

Ytre kjerne

Ytre kjerne definerer kjernens krav til eksterne, valgfrie moduler/systemer. For at kjernen skal fungere i et helhetlig arkivsystemmiljø, må kjernen stille noen krav til de aktuelle ”valgfrie” systemer som benyttes i miljøet. Mellom Noark 5 kjerne og omkringliggende system ligger det en ”gråsone”, som er Noark 5 sine krav til eksterne moduler/systemer.

Kravene til ytre kjerne er en del av Noark 5 kjerne, og må være oppfylt for at systemet skal kunne godkjennes som en Noark 5-løsning.

Komplett Noark 5

Komplett Noark 5 spesifiserer krav og anbefalinger til noen av de valgfrie fag- og administrasjonssystemer som vil inngå i en ”komplett” Noark 5-løsning, det vil si en løsning som ligger nært opp til dagens Noark-4-system. Dette er spesifikasjoner som berører noen gitte fagsystem, som inngår som del av en komplett Noark 5-løsning. Dette utgjør det ytterste laget av funksjonalitet i Noark 5. Kravene til de ytre fagsystemene er ikke en del av de obligatoriske kravene til Noark 5 kjerne.

Et fagsystem trenger altså ikke å oppfylle alle kravene til et fullverdig sakarkiv, men må tilfredsstille de obligatoriske kravene til basis arkivering og journalføring. Oppfyllelse av disse kravene vil dessuten føre til at arkivdokumenter med metadata kan avleveres på en standardisert måte til Arkivverket.