Tradisjonelt har privatarkivene blitt bevart på enkeltpersoners initiativ, men arbeidet er blitt vesentlig styrket de siste åra med klarere arbeidsdeling mellom institusjoner som definerer sin bevaringspolitikk og samarbeider om planer.

Arkiver fra statlig, (fylkes)kommunal og privat sektor utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder - både som grunnlag for forskning, historieforståelse, identitet og enkeltmenneskers rettigheter. Privatarkiv og offentlige arkiv må ofte brukes i sammenheng når vi skal finne relevant dokumentasjon.

Et eksempel er alle innsyns- og erstatningssakene etter opphold på barnehjem. For å dokumentere slike opphold er det behov for å se på statlige arkiv, arkiv etter det kommunale barnevernet og private barnevernsinstitusjoner.  Utfordringen er at arkiv etter de private barnehjemmene i stor utstrekning ikke er bevart.

Privatarkiver kan ha stor betydning som eneste kilde, de kan gi et mer nyansert bilde av prosesser og samfunn og ha betydning for identitetsbygging. Privatarkiv brukes mye, gjerne mer enn offentlig materiale, bl.a. pga. informasjonstettheten, variasjonen i dokumentasjonen, fotoene. De kan også bringe deg tett på enkeltmenneskers eller gruppers tanker og følelser eller virksomheters miljøer og forutsetninger. Privatarkiv er ressurskrevende å bevare: Det må inngås enkeltavtaler, planlegges innsamling Ofte må forbindelser pleies over tid. Materiale skal gjennomgås for ordning og registrering. Bruk og tilgjengeliggjøring må avtales.

Privat sektor er klart underrepresentert i norske bevaringsinstitusjoner i forhold til statlig og kommunal. I 2015 utgjorde arkiver fra privat sektor 110 500 hyllemeter eller 22 % av alt arkivmaterialet som er bevart i norske bevaringsinstitusjoner. Privatarkiv bevares i til sammen 131 bevaringsinstitusjoner - 46 arkivinstitusjoner, 58 museer, 5 fagbibliotek og 22 folkebibliotek. Mengden i institusjonene varierer fra 1 hyllemeter til Riksarkivets 15 901 hyllemeter. Det er relativt få institusjoner av en viss størrelse som bevarer privatarkiv: De 20 største bevarer 75 % av materialet.