Strategi for privatarkivfeltet i Norge

Arkivloven slår i formålsparagrafen fast at formålet med loven er å «tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida». For å tjene dette formålet etablerer loven et system der offentlige organ blir pålagt arkivplikt og riksarkivaren blir gitt bestemte fullmakter som skal sikre at disse arkivene blir bevart. Formålsparagrafen omtaler arkiv generelt, uavhengig av om de er skapt av offentlige eller private aktører. Den skiller ikke mellom verdien av offentlige arkiv og privatarkiv. Men lovens bestemmelser retter seg likevel i all hovedsak mot å sikre og tilgjengeliggjøre offentlige arkiv. På privatarkivfeltet er det ikke tilsvarende bestemmelser som kan virke til å følge opp lovens formål.

Alle politiske styringsdokumenter siden 1987 som omtaler arkiv og sist St. meld. 7 (2012 – 2013) Arkiv understreker at målet for arkivpolitikken er en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Arkiv fra statlig, kommunal og privat sektor utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder. Statlige, kommunale og private arkiv er integrerte deler av samfunnets hukommelse. Disse arkivene utfyller og belyser hverandre – både som grunnlag for forskning, historieforståelse og enkeltmenneskers rettigheter. Private og offentlige arkiv må ofte brukes i sammenheng når vi skal finne relevant dokumentasjon. I et slikt perspektiv er arkiv som er skapt av og dokumenterer privat samfunnssektor klart underrepresentert i det samlede arkivmaterialet som er bevart og tilgjengelig. Dette har vært et hovedtema ved alle høve der arkivpolitikken har vært behandlet i Stortinget.

Utredningen ”En helhetlig samfunnshukommelse”, levert Riksarkivaren fra strategigruppe privatarkiv i Samdok, konkretiserer hvordan vi kan komme nærmere målet om mer helhetlig og balansert dokumentasjon av kultur og samfunn. I strategigruppa har Riksarkivaren, Kulturrådet, Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP), Norsk arkivråd (NA), Kommunenes sentralforbund (KS), IKA Møre og Romsdal og Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek (Arbark) vært representert. Gruppa peker på fire hovedutfordringer i arbeidet for å bevare privatarkiv i Norge:

  • Etterslepet på bevaring av papirarkiv (særlig bedriftsarkiv)  
  • Mangel på magasinplass for privatarkivmateriale  
  • Manglende bevaring av elektronisk skapte privatarkiv
  • Bredt samarbeid om å få utarbeidet regionale og nasjonale bevaringsplaner

Riksarkivarens nye strategi for privatarkivfeltet


Målet for strategien er å få en mer helhetlig samfunnsdokumentasjon på sikt der arkivmateriale vurderes for bevaring ut fra samfunnsfunksjoner (som arkivmaterialet gjenspeiler og dokumenterer) og ikke etter forvaltningstilhørighet. Siden arkivmateriale etter privat virksomhet er klart underrepresentert må det rettes mer innsats mot dette feltet. Det er to hovedgrep som må tas:

  • Tydelig arbeidsdeling i sektoren og mellom forvaltningsnivåene, bedre samordning og effektiv systematisering
  • Tilførsel av flere ressurser til privatarkivfeltet samlet sett fra stat, fylker, kommuner og større innsats av midler fra privat næringsliv og organisasjoner

For å oppnå dette vil Riksarkivaren arbeide for:

 

Oppgave Tiltak
1) Revisjon av arkivlov og forskrift slik at arkivlovens bestemmelser om privatarkiv styrkes som virkemiddel. Det bør være et siktemål i lovarbeidet at det tilrettelegges for en god ansvarsdeling og samordning mellom forvaltningsnivåene (stat, fylke, kommune), jf eksempelvis hvordan dette er gjort på kulturminnefeltet.

1a) Spesialkompetanse på privatarkiv blir representert i Riksarkivarens gruppe som jobber med revisjon av arkivloven opp mot KUD.

- Det samme gjelder Riksarkivarens gruppe for revisjon av arkivloven

 

1b) Ta opp med KUD at Riksarkivarens retningslinjer for privatarkivarbeid bør revideres med mål å få status som forskrift.

- Utarbeide forslag til omarbeiding av retningslinjer

- Legge fram forslag i Riksarkivarens arkivlovgruppe

2) Hensiktsmessig ansvars- og oppgavefordeling på privatarkivfeltet. Fylkeskoordinerende ledd gis mer avklarte oppgaver for planarbeid på privatarkivfeltet i tråd med fylkeskommunenes generelle rolle som planmyndighet.

2a) Dialog med KUD om ansvar og oppgavefordeling på privatarkivfeltet.

- Brev til KUD

- Tas opp med KUD.

- Be KUD om møte mellom KUD, Kulturrådet, Nasjonalbiblioteket og Arkivverket.

- Felles ABM-strategi for bevaring av privatarkiv i Norge

- Evaluering av fylkeskoordinerende ledd fra Riksarkivet og Kulturrådet

 

2b) Riksarkivaren vil foreslå forsøksvirksomhet der både stat og fylker bidrar med ressurser til koordineringsoppgaver.

- Tas opp med KUD

- Utforme et konkret forslag til igangsetting og gjennomføring  

3) Riksarkivaren tar et initiativ overfor NHO og bransjeorganisasjoner for å etablere en sentral avtale som kan stimulere til samarbeidsprosjekter, tilskudd av privat kapital og avtaler mellom private arkivskapere og ulike arkivinstitusjoner.

3a) Etablere en sentral samarbeidsavtale

- brev til NHO og be om møte

- møte med mål å etablere en intensjonsavtale for å arbeide med en sentral samarbeidsavtale

- plan for videre samarbeid

 

3b) Arkivverkets tilbud til næringsliv og organisasjoner med sikte på slike avtaler, er:

- magasinplass/langtidsbevaring

- tjenlige verktøy for arkivbevaring

- utvikle fri programvare som ivaretar arkivhensynet

4) Koordinerings- og utviklingsoppgavene for privatarkivfeltet styrkes i Arkivverket. Organisasjonen tilpasses med sikte på at Riksarkivaren bedre kan foreta overordnede bevaringsvurderinger der både statlige,

kommunale, fylkekommunale og private samfunnsaktører vurderes i sammenheng (Jf. AV 2020).

 

4a) Høyere prioritering av bevaring av privatarkiv i Arkivverket – ved for eksempel:           

- koordinering av nasjonale og fylkeskoordinerende institusjoner og styrking av fylkeskoordinerende institusjoner på privatarkivfeltet med sikte på tydelig arbeidsdeling og utvikling av både regionale og nasjonale bevaringsplaner, jf. Riksarkivarens retningslinjer for privatarkivarbeidet 2.3 Bevaringsplaner og pkt. 8 i strategien om felles metodikk.

- utvikling av en nasjonal bevaringsplan for privatarkiv i Arkivverket i samspill med andre nasjonale og regionale aktører på feltet.

- magasiner utnyttes på tvers   

- økt vekt på helhetlige bevaringsvurderinger av samfunnssektorer på flere nivåer – både offentlige og private aktørers arkiv vurderes for bevaring ut fra deres samfunnsrolle

 

 

4b) Riksarkivaren tar initiativ til etablering av faglige kraftsentra ved eksisterende institusjoner for bevaring av enkelte samfunnssektorer og/eller bedriftsarkiv 

- foreslå konkrete institusjoner som kan være faglige tyngdepunkt i en region eller sentralt.

- ta initiativ overfor institusjoner (eks LAB / Bergen byarkiv, fylkesarkiv, Samisk arkiv)

- beslutte å opprette flere faglige kraftsentra med konkrete oppgaver for bevaring av privatarkiv

5) Stimulere regionale samlokaliseringstiltak på tvers av forvaltningstilknytning med mål å stimulere til samhandling og bedre ressursutnyttelse: bidra til sterkere regionale arkivinstitusjoner, som arbeider med statlige, kommunale og private arkiv – og som formidler disse i sammenheng.  (jf. AV 2020)

5a) Delta i og støtte utvikling av organisasjonsmodeller som er basert på spleiselag til drift (avtalebasert finansiering) fra stat, fylke og kommune; og støtte fra næringslivet.

 

 

5b) Arbeide for å få støtte til at institusjoner som bevarer privatarkiv kommer inn under ordningen for støtte til kulturbygg (jf. museer og bibliotek).

- se 2 a) Tas opp med KUD.

6) Samdok-prosjektet utvikler en mer detaljert strategi for bevaring og tilgjengeliggjøring av digitalt skapt privatarkivmateriale i løpet av 2015-2016.

6a)

- Samdok arbeider i to arbeidsgrupper på høsting og langtidslagring og tilrettelegging for bevaring og langtidslagring, inklusive veiledning til private arkivskapere.

- Arkivverket utvikler en produksjonsløype for langtidsbevaring av digitale privatarkiv og vurderer å lage en løsning der arkivskapere på eget initiativ kan laste opp eget arkivmateriale.

  6b) Etablering av en effektiv og hensiktsmessig organisering av digitalt sikringsmagasin for privatarkivsektoren (fellesmagasin).
  6c) Riksarkivaren skal medvirke til at planer for digitalisering og digital tilgjengeliggjøring skal omfatte privatarkiv. Dette skal også i økt grad gjelde Arkivverkets eget arbeid med digitalisering.
7) Riksarkivaren vil arbeide for økte midler på statsbudsjettet til utviklingsarbeid på arkivfeltet som kan bidra til en mer helhetlig samfunnsdokumentasjon. 7a) Prosjektmidler for bevaring og formidling av  privatarkiv bør rettes inn på å styrke innsatsen i hele arkivsektoren i alle deler av landet; og ordningen må styrkes vesentlig. Tas opp med KUD. (Jf. pkt. 2a)
  7b) Utviklingsmidler og midler til forsknings- og utredningsarbeid på arkivfeltet styrkes. Tas opp med KUD.
  7c) Det opprettes et privatarkivutvalg/referansegruppe som drøfter målrettingen av støtte-/utviklingsmidler på arkivfeltet generelt og privatarkivfeltet spesielt (når utviklingsressursene har kommet på et nivå som gjør en slik organisering relevant). Tas opp med KUD.
  7d) Utvikle arkivstatistikken til et godt grunnlag for situasjonsbeskrivelser og analyse; blant annet slik at ressursinnsats fra stat, fylker og kommuner på privatarkivfeltet synliggjøres.
8) Felles metodikk for privatarkivfeltet. Riksarkivaren stimulerer til at bevaringsplaner utarbeides fylkesvis og for enkelte sektorer basert på bestandsanalyse og samfunnsanalyse.

8a) Stimulere til at alle bevaringsinstitusjoner for arkiv bruker Asta og publiserer på Arkivportalen.

Riksarkivet oppretter et ”hotell” for registrering av arkiv og arkivskapere (til serienivå) for mindre bevaringsinstitusjoner som ikke har Asta (Jf. Samkatalogen, arkivloven § 13). Går i dialog med Asta-stiftelsen og samarbeidspartner LLP om dette.

  8b) Etablere et felles nasjonalt driftsmiljø for Asta, Arkivportalen.no, med etablering av et sentralt aktørregister, og knytte Digitalarkivet til Arkivportalen.no. Går i dialog med Asta-stiftelsen og samarbeidspartner LLP om dette.

Privatarkivstrategien 2015-2020 som nedlastbar fil