Retningslinjene er utarbeidet med hjemmel i arkivloven. I lovens § 14 heter det:

Riksarkivaren gjev nærare retningsliner for arbeidet med privatarkiv i Arkivverket. Riksarkivaren kan fastsetja at desse retningslinene og heilt eller delvis skal gjelda for

a. andre offentlege organ som arbeider med å ta vare på privatarkiv. b. private institusjonar som arbeider for å ta vare på privatarkiv, og som mottek offentleg tilskot til dette arbeidet.

Riksarkivaren har valgt å utforme retningslinjene slik at de kan være felles for Arkivverket, andre offentlige organer og private institusjoner som mottar offentlig tilskudd til arbeid med privatarkiver.

Kapittel 1. Formål og virkeområde

Formål

Arkivloven legger til rette for en mer systematisk samordning mellom de viktigste aktørene som arbeider med bevaring av privatarkiver. Men verken arkivloven eller forskriftene har bestemmelser om hvordan privatarkivarbeidet skal drives. Det er derfor vi trenger retningslinjer for de viktigste aktørene slik §14 i arkivloven gir hjemmel for, og slik Regjeringen gjennom St.meld. nr. 22 (1999-2000) "Kjelder til kunnskap og oppleving" har uttrykt ønske om (side 33).

Hovedintensjonen med retningslinjene er at de gjennom planmessighet og systematikk i arbeidet vil bidra til at flere privatarkiver blir tatt vare på, samt at kvaliteten på de arkivene som bevares blir bedre.

Virkeområde

Retningslinjene skal gjelde arbeidet med privatarkiver i hele "Arkiv-Norge", det vil si Arkivverket, for andre offentlige organer som arbeider med å bevare privatarkiver samt for private institusjoner som arbeider for å ta vare privatarkiver, og som mottar offentlig tilskudd til dette arbeidet.

Det er i utgangspunktet en frivillig sak for slike virksomheter å arbeide med privatarkiver og erklære seg som depotinstitusjon for privatarkiver. De institusjonene som selv velger å gjøre det, vil ikke få noe annet formelt forhold til Riksarkivaren enn hva de samme institusjonene har i dag, bortsett fra de forpliktelser de påtar seg ved at de frivillig blir depotinstitusjoner for privatarkiver. De forplikter seg da til å arbeide i henhold til retningslinjene, sende rapporter om bevaringsarbeidet og sende informasjon til Samkatalogen. Riksarkivaren har ikke betydelige ressurser å bruke på en rolle som overkontrollør i forhold til disse institusjonene. Vår filosofi er at de institusjonene som vil påta seg en slik depotrolle, vil ha så stor interesse av at dette arbeidet gjøres skikkelig, at det ikke gir mening å skulle bruke store ressurser på kontrollfunksjoner.

Riksarkivarens retningslinjer er generelle og skisserer minimumskrav med hensyn til målsetting i arbeidet med privatarkiver. I arbeidet med retningslinjene har Riksarkivaren lagt vekt på at disse skal være oppnåelige og tilpasset så godt som alle institusjoner som arbeider med bevaring av privatarkiver innen ABM-området.

Kapittel 2. Nasjonalt system for bevaring av privatarkiver

Hensikten med kapitlet er å skape et rammeverk for depotinstitusjonene som skal fremme større grad av systematikk og kostnadseffektivitet i arbeidet med å bevare privatarkiver. Kort sagt omfatter systemet prosessen med å bestemme hvilket arkivmateriale som skal bevares og i hvilken institusjon det skal bevares. Redskapene vil blant annet være utarbeidelse av bevaringspolitikk og bevaringsplaner, bevaringsvurderinger samt arbeidsdeling.

Avtaler om arbeidsdeling

For å få mest mulig ut av de relativt knappe ressursene som er avsatt til privatarkivarbeidet, er det normalt både ønskelig og nødvendig for institusjonene å inngå avtaler om arbeidsdeling med andre institusjoner. I avtalene fordeles arbeidet mellom depotinstitusjonene, og de enkelte institusjoners arbeidsområder defineres og beskrives. Avtalene bør klargjøre hvilke arkivskapere og arkiver institusjonene skal arbeide i forhold til. De definerte arbeidsområdene bør ikke stå i motsetning til hverandre, slik at de skaper konkurranse og konflikter mellom institusjoner. For noen institusjoner vil dette kanskje føre til at arbeidet blir innsnevret eller utvidet i forhold til tidligere, men det vil i så fall være fordi partene er enige om det.

Bevaringspolitikk

Bevaringspolitikken er retningsgivende for hvilke arkivskapere og arkiver som skal kartlegges og vurderes, og dermed hvilke arkiver som skal velges ut for bevaring.

I definisjonen av bevaringspolitikk (pkt. 2.2.1) henspiller formuleringen "og forhold som påvirker tilegnelsen av slikt materiale" på depotinstitusjoners rammer for virksomheten, som for eksempel overordnet målsetting, ressurser, tilgang til relevant arkivmateriale, andre institusjoners bevaringspolitikk samt egen arkivbestand. Disse rammene har vesentlig betydning for utviklingen av bevaringspolitikken og for hvordan den vil fungere. Formuleringen inkluderer også de betingelser institusjonen stiller for å ta imot arkiver, som for eksempel proveniens, oppbevaringsforhold, ønsket og uønsket materiale, eiendomsrett, omkostninger m.m. (se Lange, Mangset og Ødegaard: Privatarkiver – Bevaring og tilgjengeliggjøring, Kommuneforlaget 2001, ss. 70-75).

Bevaringsplaner

Formålet med bevaringsplaner er å holde oversikt over hvilke privatarkiver institusjonen skal ta sikte på å få avlevert eller deponert. Den skal sikre at institusjonen bare tar imot arkivmateriale innenfor sitt avgrensede arbeidsområde og i samsvar med egen bevaringspolitikk. Unntaksvis kan andre arkiver mottas, for eksempel som rene nødløsninger for å redde et arkiv som ellers ville gå tapt. Det kan også forekomme at en arkiveier bare vil avlevere til en bestemt institusjon til tross for at arkivet ikke er innenfor definert arbeidsområde.

En oversiktlig bevaringsplan kan innebære mange fordeler for en depotinstitusjon. Det vil blant annet være lettere å beregne fremtidig magasinbehov og hvor store ressurser det er nødvendig å bruke på avlevering og deponering, ordning, katalogisering og eventuelle andre oppgaver. Bevaringsplaner vil sannsynligvis også være retningsgivende for bevilgende myndigheter i den forstand at de vil prioritere støtte til bevaring av arkiver på en bevaringsplan fremfor andre arkiver.

Bevaringsplaner kan være et eget enkeltstående register eller en integrert del av et større informasjonssystem for arkiv. De kan være et viktig utgangspunkt for bevaringsstrategier både innenfor bestemte sektorer og i et nasjonalt, regionalt og lokalt perspektiv.

Særskilt verneverdige privatarkiver

Arkivlovens bestemmelser i § 13 andre ledd gir Riksarkivaren anledning til å registrere visse privatarkiver som særskilt verneverdige. Slike arkiver kan ikke deles opp, føres ut av landet, skades eller ødelegges uten tillatelse fra Riksarkivaren. Eieren av arkivet plikter å gi melding til Riksarkivaren når det skifter eier. Det samme gjelder om det planlegges ført ut av landet eller står i fare for å gå tapt. Riksarkivaren kan da for egen regning kreve å få kopiert arkivet. Det er forutsatt at bestemmelsen om særskilt verneverdige privatarkiver sjelden skal brukes og bare i forhold til arkiver som må karakteriseres som forskningsmessig uerstattelige eller som en nasjonal kulturskatt. Jf. Ot.prp. nr. 77 (1991-92) side 19-21 og side 25-26.

Samkatalogen for privatarkiver

Riksarkivaren er i arkivloven § 13 b pålagt å føre et register over privatarkiver som er bevart i offentlige og private depotinstitusjoner. Dette registeret er gitt benevnelsen Samkatalogen. Ansvaret for innsamling av informasjon fra deltakende institusjoner er lagt til Riksarkivet, der et ajourført og tilgjengelig register skal inneholde opplysninger om flest mulige bevarte privatarkiver i Norge. Samkatalogen gjøres tilgjengelig på Riksarkivarens web-sider.

Samkatalogen blir bygd opp og holdt ajour på basis av informasjon som hver enkelt institusjon har fremskaffet om egne privatarkiver. Oppbygging og ajourhold forutsetter derfor et godt samarbeid mellom Riksarkivaren og depotinstitusjoner utenfor Arkivverket. Alle depotinstitusjoner som har privatarkiver, kan være representert i registeret. Som et minimum bør alle depotinstitusjoner som følger "Retningslinjer for arbeidet med privatarkiver" sende inn opplysninger om sine privatarkiver til Samkatalogen.

Kapittel 3. Arkivfaglige prinsipper og rutiner

Arkivfaglige prinsipper og rutiner skal legges til grunn for all behandling av privatarkiver. Disse skiller seg på mange områder fra prinsipper og rutiner for behandling av gjenstander og bøker. Ordnings- og registreringsfunksjoner for arkivdokumenter, gjenstander og bøker tilhører tre ulike tradisjoner og fagdisipliner og bør som regel ikke blandes. Det er derimot et sterkt behov for å utvikle felles ordnings- og registreringsstandarder for kart, tegninger, lyd, fotografier og film innen ABM-sektoren.

Bevaringsprinsipper

Alle enkeltarkiver skapt av en arkivskaper skal holdes for seg og ikke blandes sammen med andre arkiver. Dette delprinsippet kalles gjerne ytre proveniens. Innenfor det enkelte arkiv skal en i størst mulig grad bevare den opprinnelige ordning. Det innebærer at dokumentene skal oppbevares i den orden de fikk ved arkivlegging. Dette delprinsippet kalles gjerne indre proveniens.

Proveniensprinsippet er ikke til hinder for at arkivets bestanddeler oppbevares fysisk spredt. Arkivkatalogens funksjon er blant annet å redegjøre for proveniensmessige sammenhenger i arkivet, uavhengig av hvor materialet er oppbevart.

En samling karakteriseres ved at den er oppstått på andre måter enn gjennom en egentlig arkivdanningsprosess, og at den inneholder dokumenter av blandet ytre proveniens. Normalt anbefales det ikke at eksisterende samlinger i institusjonens bestand brytes opp og ordnes etter proveniens. Det skal derimot tungtveiende argumenter til for å opprette nye samlinger.

Arkivets indre proveniens får en noe annen utforming i elektroniske arkiver enn i tradisjonelle papirarkiver. Men den har samme funksjon og formål, og den er like viktig som før. Egentlig er det enda viktigere å etablere og opprettholde en indre orden i et elektronisk arkiv enn i et tradisjonelt, det vil si å knytte de elektroniske dokumentene opp mot et arkivsystem. Tilknytningen til arkivsystemet er den sikreste indikasjon man kan ha på at dokumentene er hva de gir seg ut for å være, og opplysningene i arkivsystemet gir den nødvendige kontekstinformasjon for dokumentene. Det er altså arkivsystemet som representerer den indre orden i et elektronisk arkiv, og systemet er som regel en forutsetning for at elektroniske dokumenter skal fungere som dokumentasjon.

Kontekstinformasjon utgjør hovedelementet i det som i moderne arkivteori kalles metadata. Metadata betyr data om data. Begrepet har tidligere først og fremst vært benyttet om den rent tekniske beskrivelsen av elektronisk materiale, det vil si fysiske og logiske strukturer, kodesystemer og så videre. Men i dagens terminologi omfatter det vanligvis alle typer informasjon om et arkivmateriale, både administrativ kontekst, sammenhengen mellom dokumenter, teknisk beskrivelse og så videre.

Metodene for bevaring og tilgjengeliggjøring av elektronisk arkivmateriale tar utgangspunkt i at man har bestemt hva som skal bevares, og at det bevaringsverdige materialet er tilgjengelig i arkivskaperes systemer. Ved bevaring av elektroniske arkiver eksporteres materialet til såkalte flate filer, det vil si filer som er uavhengige av bestemte programsystemer. Et slikt eksportert materiale kalles et datauttrekk. Det er av største betydning at systemdokumentasjon og annen kontekstinformasjon bevares sammen med datauttrekket. I forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566 om Riksarkivarens arkivbestemmelser, kapittel VIII finnes regler for avlevering av elektronisk materiale i offentlige arkiver. Mye av det som står i dette regelverket vil også være hensiktsmessige regler som kan tilpasses og anvendes ved bevaring av elektroniske privatarkiver.

Institusjoner som tar sikte på å bevare elektroniske arkiver, må sørge for å bygge opp nødvendig kompetanse på området.

Tilegnelse av arkiver og arkivmateriale

Gjennom arbeidsdeling og samarbeidsavtaler kan man unngå at flere institusjoner jakter på de samme arkivene. Retningslinjene tar sikte på å unngå unødig konkurranse ut fra den betraktning at det er mer enn nok av arkiver som trenger bevaring, og fordi konflikt omkring bevaring tar ressurser fra selve bevaringsarbeidet.

Retningslinjene legger ikke opp til at arkiver i en depotinstitusjons bestand skal overføres til en annen depotinstitusjon som følge av samarbeidsavtaler eller ny bevaringspolitikk, men legger heller ikke hindringer i veien for at slike overføringer kan gjennomføres.

Retningslinjene vil også forhindre at en institusjon bare sier seg interessert i å bevare deler av et arkiv, for eksempel fotografier eller kartmateriale. Dette vil for det første kunne føre til at verdifullt materiale blir kassert uten bevaringsvurdering, og dessuten strider en slik oppsplitting av arkiver mot god arkivfaglig praksis. Den som vil ta ansvaret for et arkiv, må ta ansvaret for hele arkivet.

Retningslinjene vil ikke hindre en institusjon i å komplettere sine samlinger gjennom kjøp eller annen form for ervervelse når dette er nødvendig og faglig forsvarlig, så lenge dette ikke skjer i konkurranse med annen depotinstitusjon.

Register over tilvekst og arkivbestand

En aksesjon er det samlede arkivmaterialet som mottas i en og samme leveranse til en depotinstitusjon. Aksesjonen kan inneholde materiale fra en arkivskaper som det tidligere ikke er mottatt materiale fra, eller tilleggsmateriale til et arkiv som tidligere er avlevert. En aksesjon kan inneholde materiale fra mer enn én arkivskaper. En aksesjon kan med andre ord bestå av flere tilvekster.

Hovedhensikten med aksesjonsføring er å få dokumentert hvem en har mottatt materiale fra, når avleveringen fant sted og hvor materialet er plassert. Først under tilvekstføringen er det naturlig å identifisere nøyaktige opplysninger om arkivskaper, arkiv og eventuelle serier i arkivet. Arbeidet med å registrere tilvekstene i aksesjonen starter snarest mulig etter aksesjon og i praksis ofte samtidig.

Tilgjengelighet

Dersom ikke annet er bestemt, vil det oftest være underforstått at depotinstitusjonen påtar seg å gjøre arkivet tilgjengelig for brukere samt å administrere bruk, kopiering og eventuelt tilbakelån av materialet. For at dette skal kunne gjøres rasjonelt, er det nødvendig at arkivet er tilfredsstillende ordnet og katalogisert. Depotinstitusjonen bør derfor ikke forplikte seg til å gjøre et uordnet arkiv tilgjengelig uten å ta forbehold på dette punktet. Det bør avtales at arkivet er utilgjengelig, også for arkivskaper, så lenge et ordningsarbeid pågår.

For orden skyld gjør vi oppmerksom på at retningslinjene ikke gjelder de integrerte, vitenskapelige dokumentasjonssamlingene som enkelte institusjoner har bygget opp over lang tid, og som er en forutsetning for dens faglige virksomhet. Hensikten med 3.4.2 er at depotinstitusjonens ansatte ikke skal ha urimelige fortrinn i forhold til andre arkivbrukere (jf. Yrkesetiske retningslinjer for arkivarer, punkt 8, Riksarkivaren 1998). Dette forhindrer ikke at det kan være nødvendig å holde arkiver utilgjengelig for publikum for en kortere periode, for eksempel i forbindelse med konservering, utstilling eller andre formidlingsprosjekter.

Et hovedmål for arbeidet med arkiver er at arkivmaterialet i størst mulig grad skal være tilgjengelig for allmennheten. Likevel må en være forberedt på at den som avleverer et arkiv, kan ha et ønske om å skjerme materialet for innsyn.

Det er samtidig viktig å være klar over at en offentlig institusjon som overtar et arkiv, samtidig overtar ansvaret for at sensitive opplysninger i arkivet ikke blir gjort kjent for uvedkommende. I de tilfeller der arkivskaper eller arkiveier selv ikke uttrykker noe ønske om å klausulere arkivet, påligger det den enkelte depotinstitusjon et ansvar for å ta opp spørsmålet og gi råd om klausulering, eller eventuelt på egen hånd bestemme at arkivet skal klausuleres.

Når et privatarkiv blir avlevert eller deponert til en depotinstitusjon, kan eieren i følge arkivloven bestemme spesielle vilkår for publikums adgang til arkivet for inntil 100 år. Det bør likevel være en generell målsetting for en depotinstitusjon at adgangen til arkivmateriale som den oppbevarer, ikke skal begrenses i større utstrekning eller for lengre tid enn nødvendig. Utgangspunktet for å bestemme klausulens tidsavgrensing må være en vurdering av hvilken skade eller ulempe det kan medføre for personen, organisasjonen eller bedriften at opplysninger fra et arkiv blir kjent.

Taushetsplikt i henhold til forvaltningsloven bortfaller generelt etter 60 år. Denne avgrensningen har dannet mønster også for privatarkiver.

Alle depotinstitusjoner må ha et bevisst forhold til åndsverklovens bestemmelser, og opphavsrettslige spørsmål bør i størst mulig grad avklares med rettighetshaver ved avlevering eller deponering.

Sikring av arkivmateriale

Mange depotinstitusjoner er henvist til å bruke bygninger eller lokaler som ikke er oppført spesielt med tanke på å fungere som arkivdepot. Tiltak for å forbedre arkivlokalene blir ofte avhengig av en prioritering av ressurser, men selv om det i noen tilfeller kan være nødvendig å gjøre kompromisser i forhold til arbeidsforhold rundt arkivmaterialet, må det være et ufravikelig krav at en ikke går på akkord med hensyn til arkivenes sikkerhet. Som et minimum bør alle depotinstitusjoner gjennomgå arkivlokalene sine og vurdere om lokalene oppfyller rimelige sikkerhetskrav og eventuelt utarbeide en plan for hvilke forbedringer som er påkrevet. Arkivverket kan i slike tilfeller gi råd om foreløpige tiltak.

I forskrift til arkivloven av 11. desember 1998 nr. 1193, som gjelder for alle offentlige depotinstitusjoner, finnes nyttige opplysninger om hvilke krav en bør stille til arkivlokaler.

Utfyllende kommentarer

For mer utførlige kommentarer til retningslinjene vises det til boken: "Privatarkiver - Bevaring og tilgjengeliggjøring" av Vilhelm Lange, Dag Mangset og Øyvind Ødegaard. Boken er nr. 11 i Riksarkivarens skriftserie, utgitt på Kommuneforlaget i 2001 - ISBN 82-446-0802-1.