De private arkivene er en vesentlig del av nasjonens hukommelse. Gjennom historien har samfunnsutviklingen foregått i samspill mellom offentlige myndigheter og private aktører. Uten privatarkiver er kildene til vår historie ufullstendige. Viktige privatarkiver må bevares slik at de kan brukes av forskere i vår tid og i fremtiden.

I arbeidet med å bevare privatarkiver er det nødvendig å gjøre et utvalg. Et godt utvalg er avhengig av kjennskap til hvordan samfunnet har utviklet seg på ulike sektorer, og hvilke trender og krefter som har vært virksomme. Visse personer, organisasjoner og bedrifter har til en hver tid raget opp i sin samtid med en særlig påvirkning på samfunnet. Arkivinstitusjonenes viktigste oppgave er å bevare arkivene etter slike premissleverandører. Dernest blir det en oppgave å formidle kunnskap om arkivene til dem som skal bruke dem.

For å bruke privatarkiver er det nødvendig å orientere seg i katalogene over det bevarte materialet. Riksarkivarens privatarkiver er godt registrert på arkivnivå, det vil si at det er mulig å finne ut hvilke arkiver som er bevart. Svært mye av bestanden er også registrert ned til mappenivå slik at arkivkatalogene i praksis er tilgjengelig på nettet via Arkivportalen (foreløpig: Felleskatalogen). Arkiver bevart i institusjoner utenfor Arkivverket er registrert i den utstrekning institusjonene har sendt inn sine data.