Selv med gode kataloger er det ikke alltid enkelt å finne frem til relevant arkivmateriale. Hvis du leter etter opplysninger etter en person, kan det synes naturlig å undersøke om det finnes et arkiv etter vedkommende. Men her kan du ikke regne med å finne f.eks. brev fra personen. De kan derimot finnes i arkivet etter brevmottakeren. Derfor er det nyttig å være klar over hvem som tilhørte personens vennekrets eller familie, og hvem vedkommende altså kan tenkes å ha skrevet brev til.

På samme måte må du tenke hvis du er opptatt av å følge utviklingen i en bestemt sak: Hvilke enkeltpersoner eller organisasjoner var interessert i saken, hvor finnes arkiver etter disse? Fordi privatarkiver – og særlig personarkiver – ofte er dannet uavhengig normale arkivdanningsrutiner, gjelder det å ta fantasi en til hjelp i søkearbeidet. Viktige hjelpemidler er de bransje- og organisasjonskategorier som er registrert i tilknytning til arkivene. Søk i fritekst kan i mange tilfeller også gi resultater.