Elektroniske medier har erstattet papiret på arkivenes kjerneområder, som sakarkiver, protokoller og registre. Elektronisk lagring benyttes dessuten på alle typer informasjon i form av tekst, lyd, bilder og film.

Det kan være en stor utfordring å få tatt vare på elektronisk arkivmateriale som ikke er basert på godkjente standarder. Private arkivskapere benytter seg svært ofte av individuelle elektroniske løsninger, som for eksempel når

  • virksomheten lagrer elektronisk informasjon i form av frittstående elektroniske dokumenter eller filer i en vanlig katalog- og filstruktur . Denne typen filer vil veldig ofte være bevaringsverdig.
  • saker blir behandlet i sin helhet på e-post uten at handlingene blir dokumentert i et arkiv. E-postsystemer kan dermed inneholde informasjon og dokumentasjon som ikke finnes andre steder, og kan i realiteten ofte være det viktigste arkivsystemet.
  • mange private arkivskapere lagrer informasjon i databaser , som kan være alt fra enkle registre til fagsystemer med avansert forretningslogikk. Et fagsystem kan være et spesialsystem som er laget for å løse en bestemt arbeidsoperasjon hos én arkivskaper, eller et standardsystem som brukes av mange arkivskapere, som for eksempel regnskaps- eller lønnssystemer.

Private aktører benytter i stor utstrekning sak- og arkivsystemer som ikke følger Noark-standarden . I møte med arkivskapere har vi anbefalt løsninger for arkivdanning som gjør avlevering og bevaring mulig. Riksarkivet vil i tiden som kommer samarbeide med andre bevaringsmiljøer og arkivskapere om løsninger for digital arkivdanning i privat sektor.