Personvern og meldeplikt

Første ledd i det praktisk forberedende arbeidet var å avklare viktige personvernspørsmål. Alle prosjekter som samler inn eller behandler personopplysninger har plikt til å sende meldeskjema til personvernombudet for forskning, og må forholde seg til personvernforskriftens bestemmelser om håndtering og arkivering. Det stilles krav både til prosjektets gjennomføring og til arkiveringen av de innsamlete opplysningene. I meldeskjemaet er prosjektets planlagte aktivitet blitt presentert, med vekt på utvalgskriterier, rutiner for førstegangskontakt, opplysninger om intervjuobjektenes rettigheter og planene for hvordan datainnsamling og arkivering skulle finne sted.

Kontakt med respondentene

Gjennom hele prosjektet har vi hatt et godt samarbeid med respondentene. Det ble utformet et standardbrev til bruk ved førstegangshenvendelser til de som skulle intervjues. Her ble det lagt vekt på at en viktig del av FoSams oppgave er å identifisere og analysere endringer i norsk politisk kultur de siste 30 årene, og at målet er å utvikle en samling av muntlige kilder som kan belyse ulike aspekter ved denne endringsprosessen. En samtykkeerklæring til undertegning var vedlagt forespørselen. Det ble understreket at deltakelse var frivillig, samtidig som det ble påpekt at det ville være mulig å trekke seg fra videre deltakelse på et hvilket som helst tidspunkt. Selve opplegget for intervjuprosjektet, dvs. hvilke forberedelser som ville bli gjort, hvordan intervjuet skulle  gjennomføres og hva som ville skje etter intervjuene ble også presentert. Etter at kontakt var etablert, ble den videre gjennomføringen av prosjektets ulike faser gjort i dialog med intervjuobjektene.

En utfordring som viste seg større enn antatt, gjaldt tidsplanlegging av intervjuene. Erfaringene fra intervjuprosjektet ved Miller Center of Public Affairs hadde forberedt oss på at dette kunne by på problemer, men vi ble allikevel overrasket hvor mye arbeid det krevde, til tross for at kontakt med intervjuobjektene ble opprettet om lag to måneder før ønsket intervjudato.

Faglige forberedelser: Dokumentasjonsmapper

I planleggingen av et prosjekt som tar sikte på å fremskaffe muntlige kilder står man overfor en lang rekke utfordringer, ikke minst når man ønsker å gjennomføre intervjuer om prosesser og begivenheter som fant sted for mer enn 20 år siden. En problemstilling er knyttet til de enkelte intervjuobjektenes hukommelse, en annen deres tanker om hvordan de ønsker å formidle sin egen virksomhet, en tredje at flere av de aktuelle intervjuobjektene tidligere har gitt en framstilling av sin egen aktivitet i skriftlig form, for eksempel i memoarer. For å sikre kvaliteten på et intervju av 5-6 timers varighet, og for å unngå at intervjuet i all hovedsak inneholder opplysninger som er tilgjengelige i skriftlige kilder, er omfattende forberedelser en nødvendighet.

Slike forberedelser kan gjøres på flere måter: Gjennom samtaler mellom de prosjektansvarlige og intervjuobjektet i forkant av intervjuet, gjennom faglige foredrag som innledning til intervjuet, ved utarbeidelse av papers eller utvalg av relevante artikler som legges til grunn, eller ved å samle ulik skriftlig dokumentasjon i såkalte "briefing books", eller dokumentasjonsmapper, som FoSam har valgt å kalle dem. En dokumentasjonsmappe er en samling av ulike tekster som legges til grunn for den muntlige samtalen. Mappene inneholder stoff av svært ulik karakter, både biografisk materiale og tekster angående enkeltsaker eller prosesser. I hver mappe finnes det kronologiske oversikter – tidslinjer – over så vel intervjuobjektets individuelle karriere som over miljøer og institusjoner som intervjuobjektet hadde vært en del av. Kortfattede biografiske framstillinger, for eksempel artikler fra Norsk biografisk leksikon er også inkludert. I tillegg er det utarbeidet og samlet inn stoff om eller av respondenten og vedkommendes virksomhet.

Utvalget av stoff varierer fra person til person, men illustrerende eksempler er: (Utdrag av) taler, innlegg, artikler eller bøker skrevet av respondenten, sammendrag/utdrag av stortingsforhandlinger, proposisjoner, offentlige utredninger og lignende der respondenten hadde deltatt, utdrag/sammendrag av partiprogrammer eller andre politiske dokumenter, avis- og tidskriftartikler (i sin helhet eller sammendrag/utdrag), utdrag eller sammendrag av vitenskapelige arbeider om respondenten selv, vedkommendes miljø, politiske spørsmål der vedkommende spilte en rolle, eller om den aktuelle tidsperioden. I tillegg inneholder dokumentasjonsmappene forslag til emner for intervjuet. Disse er forsøkt utformet som temaer for samtale mer enn som avgrensete spørsmål. Dokumentasjonsmappene inkludert emneforslagene ble sendt til intervjuerne og til respondentene i god tid før selve intervjuet.

Dokumentasjonsmappene er ment å ha flere funksjoner: De skulle være grunnlagsmateriale i intervjuernes forberedelser til intervjuet, de skulle fungere som en støtte til intervjuobjektets hukommelse, de skulle vise hvilke opplysninger som allerede eksisterer i form av skriftlige kilder, og de skulle synliggjøre hvilke problemstillinger man fra intervjuprosjektets side ønsket å fokusere på.

Dokumentasjonsmappenes form har, som forventet og ønsket, stor betydning for intervjuenes form: Detaljopplysninger, for eksempel om konkrete begivenheter, ble i liten grad gjentatt – i stedet ble de i flere tilfeller supplert med ny kontekst. Kombinasjonen av de foreslåtte emnene og de muntlige spørsmålene som ble stilt, medvirket også til at intervjuobjektene reflekterte rundt sin egen rolle – og den politiske utvikling i deres periode som statsråder. Dokumentasjonsmappene kom også til å spille en viktig rolle for å etablere tillitt mellom intervjuprosjektet og respondentene, og høstet ros fra intervjuobjektene. Mappene ble utarbeidet av grupper sammensatt av nyutdannede historikere og historiestudenter på masternivå under veiledning av en eller flere seniorforskere.