Alder og omfang

Arkiva frå statsforvaltninga blir avlevert til Arkivverket etter 25 år eller når dei er ute av bruk. Nedlegginger og omorganiseringer gjer at det òg blir avlevert arkivsaker som er skapt heilt nyleg. Arkiva etter den statlege administrasjonen varierer veldig i omfang- frå eit lite komitéarkiv som kanskje består av ei mappe, til eit avdelingsarkiv frå eit departement på fleire hundre hyllemeter.

Arkivskapere

I eit departement eller direktorat vil som regel kvar avdeling, kvart kontor og kvart råd og utval utgjere separate arkivskapere. Dei har sitt eige arkiv, med ein eigen katalog. Men her er det mange unntak. Til dømes kan arkivmateriale frå eit mellombels utval inngå som del av eit kontorarkiv. Hos mindre arkivskapere, som til dømes ein lensmann eller ein skule, vil du som regel finne materialet samla i éit arkiv med éin katalog.

Forvaltninga i stadig endring

Ved *nedleggelser og *omorganiseringer i forvaltninga, har saksområde med dei tilhøyrande arkiva vorte overført til andre einingar. Når arkiva til slutt blir avlevert til Arkivverket freistar ein å skilje ut og halde den opphavlege arkivskapars arkiv intakt. Men dette er i mange tilfelle ikkje mogleg. Eit arkiv frå ein arkivskapar kan difor innehalde material frå opptil fleire ”føregjengere” som har hatt ansvaret for saksområdet tidlegare.

Kva finst i forvaltningas arkiv?

Arkiva varierer veldig i innhald, alt etter arta til verksemda. Men nokre sentrale arkivserier går igjen:

• Referatprotokoll : statsrådsføredrag, styreprotokollar, møteprotokollar
• Kopibok : kopi av utgåande korrespondanse
• Journal : register over inngåande og utgåande korrespondanse
• Saksarkiv : brev, konsept, notat etc. samla i saksmapper. Fram til slutten av 1800-talet var det vanleg å ordne sakarkivet etter sakene sine journalnummer. Nyare sakarkiver er emneordna i samsvar med ein arkivnøkkel

Ut over dette kan arkiva innehalde eigne seriar til dømes rekneskapsmateriale, kart, teikningar, fotografi, lydband og referansemateriale. 

Eldre arkiv

I eldre arkiv kan ein støyte på andre arkiveringsprinsipp enn i dagens arkiv. Arkiveringa var òg mindre einsarta. Her møter du andre typar seriar, og ein eigen metodikk for å søkja i arkiva.

Privatarkiv

Både Riksarkivet og statsarkiva oppbevarer arkiv danna av arkivskaparar i privat sektor, til dømes samskipnader, føretak, personar, institusjonar etc. Det er ikkje avleveringsplikt for privatarkiv, så mengda privatarkiv som er teke imot varierer mellom dei ulike statsarkiva og Riksarkivet. Statsarkiva har til oppgåve å ta imot privatarkiv etter aktørar i lokalsamfunnet, medan Riksarkivet tek imot privatarkiv med nasjonal tyding. Privatarkiva er svært viktige for at vi skal kunne dokumentere alle sider ved norsk samfunnsliv. Dette er eit rikt og spennande materiale.