Dei private arkiva er ein vesentleg del av minnet til nasjonen. Gjennom historia har samfunnsutviklinga føregått i samspel mellom offentlege myndigheiter og private aktørar. Utan privatarkiv er kildene til vår historie ufullstendige. Viktige privatarkiv må bevarast slik at dei kan brukast av forskere i vår tid og i framtida.

I arbeidet med å bevare privatarkiv er det nødvendig å gjere eit utval. Eit godt utval er avhengig av kjennskap til korleis samfunnet har utvikla seg i ulike sektorar, og hvilke trender og krefter som har vært verksame. Visse personar, organisasjonar og bedrifter har til ein kvar tid raga i si samtid med ein særlig påvirkning på samfunnet. Arkivinstitusjonanes viktigste oppgåve er å bevare arkiva etter slike premissleverandørar. Dernest blir det ei oppgåve å formidle kunnskap om arkiva til dei som skal bruke dei.

For å bruke privatarkiv er det nødvendig å orientere seg i katalogane over det bevarte materialet. Riksarkivarens privatarkiv er godt registrert på arkivnivå, det vil seie at det er mogeleg å finne ut hvilke arkiv som er bevart. Svært mykje av bestanden er også registrert ned til mappenivå slik at arkivkatalogane i praksis er tilgjengeleg på nettet via Arkivportalen. Arkiv bevart i institusjonar utanfor Arkivverket er registrert i den utstrekning institusjonane har sendt inn sine data.