.jpg?quality=50)
Fra Arkivverkets lokaler i Oslo. Foto: Vegard Breie/Arkivverket.
Nye rettssubjekt under arkivloven fra 2026
Når ny arkivlov trer i kraft fra nyttår, vil flere virksomheter enn tidligere bli omfattet av loven. Også virksomheter som fatter enkeltvedtak eller utferdiger forskrift, får nå plikt til å følge arkivloven og tilhørende forskrifter.
Lov om dokumentasjon og arkiv (arkivloven) trer i kraft 01.01.2026 og lovens virkeområde blir utvidet. I tillegg til statlige og kommunale virksomheter, skal nå også andre virksomheter som fatter enkeltvedtak eller utferdiger forskrift følge arkivloven.
Sammen med loven gjelder også forskriftene. Både forslag til ny forskrift om dokumentasjon og arkiv (arkivforskriften) og ny forskrift om hvilken dokumentasjon som skal tas vare på for ettertiden (bevaringsforskriften) er ute på høring.
Hva betyr dette?
Arkivloven § 3 første ledd bokstav b sier at loven gjelder for andre rettssubjekt enn staten, fylkeskommuner og kommuner “i saker der dei gjer enkeltvedtak eller utferdar forskrift.”
Loven vil altså kun gjelde for enkelte oppgaver hos denne type virksomheter, det vil si for dokumentasjon som oppstår når virksomheten fatter enkeltvedtak eller utferdiger forskrift.
Hva slags nye virksomheter gjelder loven for?
Lov eller forskrift regulerer om en virksomhet har myndighet til å fatte enkeltvedtak eller utferdige forskrift. Denne myndigheten kan også være delegert fra et offentlig organ som har rett til å gi slike oppgaver videre til en annen virksomhet.
En virksomhet som skal følge reglene i forvaltningsloven om enkeltvedtak eller forskrift i en sak, vil også ha plikt til å følge arkivloven.
Her er eksempler på typer virksomheter som vil bli underlagt arkivloven:
-
Nettselskap som fatter enkeltvedtak i forbindelse med eltilsyn.
-
Private høgskoler som utferdiger forskrift.
Hvis en virksomhet er usikker på om dette gjelder dem, bør spørsmålet tas opp med overordnet departement.
Dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv
Virksomheter som skal følge arkivloven og forskrifter må vurdere hva slags dokumentasjon de skal forvalte som arkiv. Se forslag til ny arkivforskrift § 2.
Enkeltvedtak
Kravene til enkeltvedtak finnes i forvaltningsloven. Hovedregelen er at et enkeltvedtak skal være skriftlig og begrunnet. Dokumentasjon som forvaltes som arkiv for en virksomhet som fatter enkeltvedtak er, blant annet:
-
selve vedtaket
-
ut- og inngående korrespondanse som er del av saksbehandlingen
-
habilitetsvurderinger
-
interne notater
-
annet materiale som ligger til grunn for vedtak og saksbehandling
Det samme vil gjelde for dokumentasjon i klagesaker og omgjøring av enkeltvedtak.
Forskrift
Dokumentasjon som forvaltes som arkiv for en virksomhet som utferdiger forskrift er, blant annet:
-
selve forskriften
-
saksforberedelser
-
ut- og inngående korrespondanse om forskriftsarbeidet
-
interne notater
-
høringsbrev, høringsnotat, høringsinnspill
Særregler for avlevering
Arkivloven og forskriftene vil gjelde på samme måte for virksomheter som fatter enkeltvedtak eller utferdiger forskrift som for offentlige organer. Det vil likevel være visse unntak og særregler når det gjelder avlevering av arkiv fra denne type virksomhet.
-
Nasjonalarkivet (Arkivverkets nye navn fra nyttår) skal bestemme hvor arkivene skal avleveres. Se arkivloven § 14 fjerde ledd bokstav b.
-
Virksomheten skal avtale med den bevaringsinstitusjonen som Nasjonalarkivet har bestemt, når og hvordan arkivene skal avleveres. Se forslag til ny arkivforskrift § 5 tredje ledd.