Forvaltningsforum for arkivsektoren
Forvaltningsforum for arkivsektoren er opprettet av Arkivverket som arena for samhandling og kommunikasjon i arkivsektoren. Formålet er å sikre sammenheng mellom produkter (løsninger og standarder), sørge for at produktene forblir relevante over tid og at de har bred forankring blant interessentene.
Kommunale og statlige arkivinstitusjoner er avhengig av oppdaterte standarder og programvare som utfyller hverandre for å utføre sine oppgaver. Eksempler på dette kan være standarder for avleverings- og arkivformater, samt programvare for å kontrollere uttrekk.
Disse standardene og programvaren – heretter omtalt som produkter – må utvikles i takt med endringene i behovene de skal dekke. Arkivverket har derfor tatt initiativ til opprettelse av et forvaltningsforum som arena for samhandling og kommunikasjon i arkivsektoren.
Forumet skal sikre forutsigbar utvikling av produkter som er relevante for uttrekk, overføring, bevaring og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale. Formålet er å sikre sammenheng mellom produktene, samt at de forblir relevante over tid og har bred forankring blant interessentene.
Inndeling i produktkategorier
I etterkant av brukermøtene høst 2019 har vi besluttet å samle produktene i tre kategorier, slik at antall brukermøter blir færre. På den måten håper vi å få samlet diskusjonene innen produktenes overordnede tema og vi tror dette vil gi en smidigere møtegjennomføring. De tre kategoriene har fått navn: Metoder, Standarder og Verktøy.
Møter og møteform
For at terskelen for deltakelse skal være så lav som mulig ønsker vi å gjennomføre nettmøter for alle produktene. Erfaringsmessig flyter møtet bedre når deltakerne bruker egne PCer fremfor å samles flere foran en skjerm.
Dokumentasjon
Det vil bli lagt ut referater og andre relevante dokumenter fra brukermøtene. Se oversikt under de respektive produktområdene.
Kontakt
forvaltningsforum@arkivverket.no
Kontaktinformasjon til produktsjefene finnes under de respektive produktområdene nedenfor.
Bakgrunn og organisering
Etablering av et forvaltningsforum er et av tiltakene som skal gjennomføres som del av oppfølgingen av MAVOD-rapporten.
Et slikt forvaltningsforum er også tidligere anbefalt og beskrevet i sluttrapporten fra samarbeidsprosjektet om digital arkivpakkestruktur (DIAS-prosjektet).
Organisering i produktområder
Forvaltningsforum er orientert rundt produkter. Hvert produktområde ledes av en produktsjef som har ansvar for produktet og for kommunikasjonen med arkivsektoren mellom brukermøtene.
Forumet ledes av en sjefsarkitekt som har ansvar for å sikre sammenheng mellom produktenes utviklings- og prioriteringsplaner, og som i tillegg fungerer som sekretariat for forumet.
Produktsjefene er ansvarlige for å kalle inn til brukermøter én til to ganger i året. På møtene inviteres alle som bruker produktet. Tema for møtene vil typisk være status, utfordringsbilde, utviklingsbehov og prioritering.
Produkter og roller
Sjefarkitekt: Siri Vetvik Faye-Lund
epost: sirlun[at]arkivverket.no
For å komme raskt i gang og å samle erfaring vil man i første omgang kun forvalte et begrenset antall produkter i forvaltningsforumet.
Etter hvert som det opparbeides mer erfaring kan flere produkter og produktsjefer inkluderes. Hovedkriteriet for å inkludere et produkt i forvaltningsforumet er at det brukes av hele eller store deler av arkivsektoren, en såkalt fellesløsning.
