Arkivplan og internkontroll

Hva er en arkivplan

Arkivplanen er et planleggings- og styringsredskap for arkiv og dokumentasjonsforvaltning i offentlige organer.

En arkivplan dokumenterer hvordan et offentlig organ organiserer arkivfunksjonen og ivaretar arkivansvaret sitt. Den gir en samlet oversikt over arkivmaterialet, og hvilke regler og planer som gjelder for arkivarbeidet. Dette er nødvendig for å kunne forvalte arkivet i samsvar med arkivloven og forskriftene. 

Arkivforskriften § 4 sier at alle offentlige organer skal ha en arkivplan som er oppdatert og dekkende for arkivholdet slik det utføres i det enkelte organet. Arkivplanen skal innrettes slik at den kan brukes som et redskap i internkontroll med arkivarbeidet.

Arkivplanen er først og fremst et redskap for organet selv. En god arkivplan gjør det enklere å planlegge periodiske oppgaver og beregne det framtidige ressursbehovet. Den vil også være et uvurderlig redskap for dem som skal finne fram i arkivmaterialet senere. 

Riksarkivaren godkjenner ikke arkivplaner, men kan kreve at de blir lagt fram.

Et verktøy for internkontroll 

Den øverste ledelsen har ansvar for at arkivarbeidet er en del av organets internkontroll. Arkivplanen er et sentralt virkemiddel for å sikre god kvalitet i dokumentasjonsforvaltningen og arkivene. Brukt riktig kan den være et viktig styringsverktøy, som dokumenterer risikovurderinger og tiltak for å møte risiko.

Internkontrollen skal sikre at organet utfører arkivoppgavene i samsvar med regelverket, og at problemer blir oppdaget og tatt hånd om i tide.

Det innebærer at organet har:

• oversikt over lover, forskrifter og dokumentasjonskrav som har betydning for arkivdanningen
   
• oversikt over organisasjonen og hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arkivarbeidet er fordelt
   
• kartlagt farer og problemer, vurdert risiko og utarbeidet planer og tiltak for å redusere risikoforholdene
   
• fastsatt mål for dokumentasjonsforvaltningen
   
• tilrettelagt for at de ansatte har tilstrekkelige kunnskaper, ferdigheter og verktøy for å fange og sikre arkivinformasjon 

Hva skal arkivplanen inneholde?

Arkivplanen skal beskrive organiseringen og ansvarsfordelingen for arkivfunksjonen, arbeidsprosesser og rutiner og innholdet i arkivet. Selve arkivplanen bør gi en beskrivelse på overordnet nivå, mens de mer detaljerte rutinebeskrivelsene bør plasseres som vedlegg.

Arkivleder, IT-tjenesten, arkivdepot, systemleverandører og ledere er naturlige deltakere i prosessen med å utarbeide og vedlikeholde arkivplanen.

Hvordan skal arkivplanen bevares?

Arkivplanen og eventuelle vedlegg skal bevares. Ved vesentlige endringer skal organet arkivere tidligere versjoner. Arkivplanen bør  som regel «fryses» og arkiveres i organets sakarkiv minst en gang i året.

Hvis arkivplanen lages i et elektronisk system eller en webløsning, må det være mulig å eksportere den i et arkivbestandig format.