Veiledning til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner

Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar for å bidra til utviklingen i arkivsektoren. For å kunne utøve dette ansvaret på best mulig måte er etaten avhengig av god og relevant informasjon om arkivholdet i den offentlige forvaltningen.

"Kommuneundersøkelsen" er Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner (tidligere tittel: Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester), og retter seg mot arkivholdet i kommunal sektor. Undersøkelsen startet opp i 2010, med bakgrunn i Riksrevisjonens rapport om tilstanden for arkiv i kommunene, og er etter dette blitt sendt ut årlig til alle landets kommuner og fylkeskommuner. Undersøkelsen har siden 2010 inneholdt spørsmål knyttet til arkivdanningen i kommunene (arkivorganisering, rutiner og oppfølging av regelverk m.m.).

Undersøkelsen er hjemlet i § 8 i Arkivlova: «På førespurnad frå Riksarkivaren pliktar offentlege organ å gje opplysningar om tilhøve som gjeld arkiva, og som kan ha verknad for oppfyllinga av føremåla med lova. Riksarkivaren kan be om regelmessige rapportar».

Fra 2018 kom undersøkelsen i en ny form, hvor hensikten var å koble undersøkelsen enda tettere opp mot de konkrete arbeidsoppgavene som etaten gjennomfører overfor forvaltningen. Undersøkelsen er et ledd i arbeidet med å sikre gode grunnlagsdata.

Undersøkelsen skal ikke være en altomfattende tilstandsrapport av alt arkivarbeidet som gjøres i kommunene. Spørsmålene som stilles faller innenfor utvalgte fokus- og risikoområder. Skjemaet er av praktiske årsaker delt inn i to deler.

Del 1 av undersøkelsen:

Etter omorganiseringen av Arkivverket vinteren 2016/2017 satt Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning (seksjonen med ansvar for tilsyn og veiledning overfor offentlig forvaltning) i gang et prosjekt med navn «Brukerorienterte arkivtilsyn». Målet med prosjektet var å finne fram til en bedre måte å jobbe med tilsyn på, der brukeren i langt større grad enn tidligere settes i sentrum.

Prosjektet kom med flere anbefalinger til tiltak for å nå målet om enda bedre tilsyn. En av anbefalingene var å knytte den årlige kommuneundersøkelsen nærmere opp mot den praktiske tilsynsvirksomheten enn tidligere. Tilsynsmedarbeiderne har behov for mer informasjon fra forvaltningen for å kunne:

1. Velge ut tilsynsobjekter på en enkel og hensiktsmessig måte.
2. Måle effekten av tilsynene («sørge for at det vi gjør på tilsynene bidrar til å oppnå det vi ønsker å oppnå – gode arkiver»)

Dette for å kunne gjennomføre tilsynene enda bedre og mer målrettet.

Og dette er hovedgrunnen til at den årlige undersøkelsen i 2018 gjennomgikk store tilpasninger. Spørsmålene som stilles i del 1 av undersøkelsen er lagt opp på en slik måte at de både bidrar til en mer effektiv utvelgelse av tilsynsobjekter, og muliggjør en måling av effekten av tilsynene.

Det er også meningen at del 1 av undersøkelsen skal være et av flere redskaper for å få oversikt over hva Arkivverket bør fokusere på ved fremtidige tilsyn, og i det videre arbeidet knyttet til veiledning av offentlig forvaltning (inkl. veiledninger på nett).

Denne delen vil være hovedfokus i undersøkelsen, og spørsmålene vil være like fra år til år for å muliggjøre måling over tid.

Del 2 av undersøkelsen:

Som statlig etat med ansvar for arkivutvikling- og veiledning har vi også behov for å få inn annen type informasjon enn bare den informasjonen som knytter seg direkte til tilsynsvirksomheten vår. Undersøkelsen inkluderer derfor også en del 2.

Spørsmålene i denne delen vil fokusere på områder der Arkivverket har et konkret behov for mer informasjon. Informasjonen vil være svært viktig som grunnlagsmateriale i ulike strategiske prosjekter og tiltak.

Spørsmålene i denne delen vil endres fra år til år, i tråd med behovet Arkivverket har for informasjon.

For å svare på undersøkelsen må du først aktivere det elektroniske spørreskjemaet ved å trykke på linken du har fått tilsendt på e-post fra Arkivverket.

Som hovedregel sender vi alle e-poster (varsel, e-post med lenke, påminnelser og purringer) til kommunens postmottak.

Vi anvender systemet Survey Xact fra Rambøll for å hente inn svar. Dette er et system som gjør det mulig for deg som skal svare å gå inn og ut av skjemaet så mange ganger man ønsker før svarfristen går ut. Hver gang du trykker på "neste side" i skjemaet så vil alle svar fram til sidebyttet bli registrert. Du har muligheten til å gå ut av skjemaet uten at svarene dine fra foregående sider forsvinner. Du går inn igjen i skjemaet på samme måte som første gangen; ved å klikke på lenka du har fått tilsendt på e-post fra Arkivverket. Det er også mulig å gå fram og tilbake i skjemaet ved å trykke på "neste" og "tilbake".

Det elektroniske skjemaet finnes på både nynorsk og bokmål. I løsningen vi benytter er det dessverre ikke mulig for oss å kalle målformene noe annet enn det som er internasjonal standard for produktet. Derfor er "Norwegian bokmål" bokmål og "Norwegian Nynorsk" nynorsk. Du endrer målform på skjemaet ved å velge mellom de to målformene nederst på siden.

IKKE svar på e-posten som inneholder lenke til spørreskjema. Du vil da sende e-post til systemet (Survey Xact), ikke til Arkivverket. Hvis du lurer på noe, send heller en e-post til en av kontaktpersonene som står nevnt øverst på denne siden.

Merk at vi med "kommune" mener både kommune og fylkeskommune.

Ofte stilte spørsmål / vanlige problemer:

Jeg finner ikke igjen e-posten med lenke til spørreskjema: E-postene er sendt via systemet som brukes til innhenting, og e-postene vil derfor vises som en variant av denne setningen: "Arkivverket <Arkivverket-176927558987@mail.survey-xact.dk>". Sjekk at du ikke har oversett denne. I noen tilfeller kan e-posten ha havnet i søppelpost, så sjekk der også. Hvis du fortsatt ikke finner e-posten, send en beskjed til oss, så sender vi en ny e-post med lenke til deg.

Jeg har ikke fått kvittering på at jeg har levert: Kvittering vil bli sendt automatisk fra systemet etter at du har svart på siste spørsmål og trykket på "avslutt". Kvittering sendes til postmottak. Det kan ta flere minutter før kvittering kommer. Du vil bare motta kvittering første gang du avslutter undersøkelsen. Hvis du har gått inn igjen for å endre på svar etter at du har trykket "avslutt" vil du ikke få tilsendt ny kvittering. Kvitteringen du opprinnelig fikk er den som hele tiden gjelder, lenkene som ligger i denne vil hele tiden vise til siste oppdaterte svar.

Jeg ønsker å skrive ut svarene mine: Det vil ligge en lenke til en utskriftsvennlig versjon av svarene dine i kvitteringen du får når du avslutter undersøkelsen.

Jeg har levert, men ønsker å endre svarene mine: I kvitteringen du mottar når du avslutter undersøkelsen vil det ligge en lenke som du kan trykke på for å komme inn igjen i skjemaet (denne lenken er lik lenken du opprinnelig fikk i utsendelses e-posten).