Arkivering på tvers av flere etater med Norsk helsenett
Norsk helsenett utforsker innebygd arkivering og vurderer å bruke fagsystemet Pega som arkivsystem, uten å ta utgangspunkt i Noark. De ønsker på sikt at Pega kan brukes til å saksbehandle og arkivere på tvers av ulike virksomheter, og å få til en måte å gi innsyn i saksbehandlingen på.
Last ned erfaringsrapporten med Norsk helsenett (pdf)
Hva er problemet?
Målet med prosjektet er å utforske hvordan Pega kan ivareta arkivfaglige hensyn og offentlighet på nye måter:
- Kartlegge ivaretagelse av arkivfaglige hensyn, herunder avlevering og uttrekk
- Utforske juridisk handlingsrom for felles løsninger
- Utforske måter for innsyn og levering til eInnsyn
Hvordan ble dette løst?
Arkivforskriften krever at dokumentasjon skal skje i en løsning som er godkjent og følger Noark-standarden. Vurderingen av Pega i sandkassen viser hvordan intensjonen i regelverket og arkivfaglige hensyn kan ivaretas uten å følge Noark.
Forskriften krever at hver virksomhet skal ha sitt eget arkiv som ikke er blandet med andres. Tidligere praksis har derfor advart mot bruk av felles løsninger, fordi opphavet (proveniens) blir uklart. Den juridiske gjennomgangen av Pega i sandkassen viser at dokumentasjonen best ivaretas når den holdes samlet i løsningen. Konklusjonen er i tråd med en pågående endring i den faglige forståelsen av begrepet, hvor opphav også kan knyttes til løsninger og virksomhetsprosesser.
Hva var resultatet?
Løsningen Pega er et eksempel på hvordan morgendagens løsninger for dokumentasjon kan se ut. I sandkassen har Arkivverket oppfordret Norsk helsenett til å søke om dispensasjon fra arkivforskriften § 11. Det er samtidig signalisert noen forutsetninger som vi oppfordrer Norsk helsenett til å jobbe videre med. Gjennomgangen viser at det er mulig å finne alternativer til Noark-standarden, hvis en tar utgangspunkt i arkivfaglige hensyn. Som en del av arbeidet er det utviklet en prototype for å kartlegge arkivfaglige hensyn. Prototypen er noe andre står fritt til å teste ut til eget bruk.
Arkivverket har parallelt med arbeidet i sandkassen utarbeidet ny veiledning om bruken av delte løsninger. At opphav fremover også kan knyttes til løsninger og virksomhetsprosesser, kan gi et vesentlig utvidet handlingsrom for virksomheter som har denne typen prosesser. Praksisjusteringen vil gjøre arkivregelverket mer fleksibelt og digitaliseringsvennlig ved at flere kan samhandle mer effektivt på tvers.
Mye ligger også til rette for at Pega kan levere til eInnsyn. Det ble identifisert noen gjenstående tekniske forhold, som Digitaliseringsdirektoratet og Norsk helsenett vil arbeide videre med etter at prosjektet er avsluttet.
I perioden mars 2021 til august 2021 har Norsk helsenett deltatt i regulatorisk sandkasse for arkiv og offentlighet. Sandkassen er et samarbeid med Digitaliseringsdirektoratet.
Løsningen Pega er en del av Helseanalyseplattformen i Helsedataprogrammet. Det er Norsk helsenett er ansvarlig for å levere Pega, mens etaten som anvender løsningen heter Helsedataservice.
Formålet med Pega er å behandle henvendelser og søknader om tilgang til helsedata fra ulike kilder for forskning eller andre helserelaterte prosjekter. Løsningen understøtter prosesser og samhandling mellom Helsedataservice og flere andre virksomheter.
Les hva avdelingsdirektør Vilde Ronge fra Norsk helsenett synes om arbeidet
Det har vært en positiv opplevelse å få presentere den felles saksbehandlingsløsningen Pega for Helseanalyseplattformen, og hvordan vi så for oss at Pega kunne fungere som arkivsystem. Norsk helsenett (NHN) og Helseanalyseplattformen (HAP) sitter igjen med en konklusjon fra sandkassen om at Pega kan brukes som arkivsystem, noe som har vært et svært gledelig resultat. Dessuten har deltakelsen i prosjektet bidratt til å styrke vår kompetanse knyttet til det nye regulatoriske rammeverket. På grunn av tidsrammen prosjektet jobber innenfor vil det være behov for mellomløsninger for å ivareta arkivfunksjoner knyttet til saksbehandlingsløsningen, men det endelige målet med å gjøre dette mer felles og innebygd er uendret. I tillegg har det vært givende å være en del av et prosjekt hvor dialog mellom sentrale parter som Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratet har vært i fokus, og at vi alle hadde en felles motivasjon for at prosjektet skulle lykkes.
Vi ser et betydelig gevinstpotensiale. Det gjelder både for oss som tjenesteleverandør av dokumentasjonsforvaltning til alle etatene i helseforvaltningen, og for den konkrete saken vi utforsket i sandkassen, nemlig saksbehandlingsløsningen Pega som skal benyttes av virksomhetene tilknyttet Helseanalyseplattformen. For å ta det siste først. Det er potensielle økonomiske gevinster, ved at HAP kan ta i bruk en felles saksbehandlingsløsning med innebygget arkiv og funksjonalitet for å ivareta offentleglovas krav, fremfor integrasjoner som må utvikles og vedlikeholdes for hver enkelt aktør. I tillegg til en betydelig automatisering av hele verdikjeden fra en søknad om tilgang til helsedata kommer inn til HAP for saksbehandling og til metadata blir publisert på eInnsyn.
Når det gjelder gevinstene for oss som tjenesteleverandør, er dette en prosess og en beslutning som vi tenker kan skape mange flere muligheter for kundene våre. NHN har et resultat og et grunnarbeid som vi kan ta med oss videre til andre prosjekter internt og til alle våre kunder. Mange av virksomhetene i helseforvaltningen er i en prosess med å vurdere helt nye konsepter for saksbehandling og dokumentasjon, og sandkassedeltakelsen vil gi verdifull input til disse prosessene. Vi ser også gevinster i et forsterket fagmiljø, som er interessert i å forbedre og utvikle løsninger som vil skape bedre samhandlings- og saksbehandlingsløsninger.