Sjøfartsdirektoratet navigerer mot fremtiden
Sjøfartsdirektoratet utvikler en ny løsning som tar i bruk automatisert saksbehandling og kunstig intelligens. Vi har utforsket dette i lys av arkivfaglige hensyn og offentlighet.
Hva har vi jobbet med?
Sjøfartsdirektoratet står midt i utviklingen av en ny løsning for saksbehandling og samhandling med sine kunder. Løsningen skal bli et system for behandling og oppfølging av saker som gjelder bygging av skip og ivaretakelse av sikkerheten til den norskregistrerte flåten. I denne løsningen dannes grunnlaget for, og prioriteringen av, Sjøfartsdirektoratets risikobaserte tilsynsvirksomhet av aktive fartøy. Deler av de planlagte prosessene/modulene i løsningen skal ta i bruk kunstig intelligens, og saksbehandlingen er tenkt helt eller delvis automatisert.
Utfordringen for Sjøfartsdirektoratet har vært å sørge for at arbeidsprosessen og informasjonen blir dokumentert tilstrekkelig, slik at de i dag og i framtiden kan vise hva som har blitt gjort og hvorfor.
Arkivfaglige hensyn
For best ivaretagelse av arkivfaglige hensyn, anbefaler sandkasseprosjektet at Sjøfartsdirektoratet styrer mot en løsning med innebygd arkiv, som vil være i stand til å skape og forvalte pålitelig og anvendbar dokumentasjon over tid og i sammenheng.
Regelverk
Verken arkivregelverket eller det tilgrensende lovverket inneholder konkrete krav om dokumentasjon av automatisert saksbehandling. Sandkassen har identifisert noen behov for regulering:
-
Det er ønskelig med eksplisitte krav om bevaring av grunnlagsdata for bruk av kunstig intelligens i automatisert saksbehandling
-
Det må stilles krav til stor grad av åpenhet hos virksomhetene
-
Virksomheter bør pålegges å utarbeide egne bevaringskriterier for algoritmer og modeller
-
Virksomheter må arbeide kontinuerlig med krav til dokumentasjon og kvalitetssikring
-
Det er behov for praktisk rettet veiledning omkring bevaring av denne typen løsninger
Offentlighet og innsyn
Når saksbehandling blir automatisert vil det være viktig for offentligheten å fortsatt kunne undersøke på hvilket grunnlag beslutningen er fattet. Det må være mulig å sjekke systemene og algoritmene, sjekke hvilke opplysninger som ligger til grunn og hvilke lovfortolkninger som er anvendt. Rapporten viser at det er flere muligheter til dette i prosjektet med Sjøfartsdirektoratet. For å kunne legge til rette i eInnsyn for offentlighet og innsyn fra automatisert saksbehandling på en effektiv måte, vil det være nødvendig med videreutvikling av datamodeller og kanskje også måten eInnsyn tar imot data på.
Hva har vi lært?
Prosjektet har gitt oss mulighet til å utforske og lære om hvordan arkivfaglige hensyn og offentlighet kan ivaretas på områder som automatisert saksbehandling og kunstig intelligens. Prosjektet har skaffet læring om hvordan riktig dokumentasjon kan bli sikret på en hensiktsmessig måte, og mulighetene for innsyn i større deler av forvaltningens dokumentasjon.
Sjøfartsdirektoratet går i front med å utforske teknologiske muligheter. Erfaringene fra dette arbeidet er relevant for resten av forvaltningen, og for arkivmyndighetene. Arkivverket vil benytte denne innsikten i utarbeidelsen av nytt arkivregelverk og arbeidet med standardisering.
Tips til andre for bruk av kunstig intelligens i saksbehandling og oppgaveløsning
✅ Det bør være mulig å konfigurere hvilke beslutningspunkter, algoritmeendringer og læringsdata som skal bevares. Konfigureringen bør ta utgangspunkt i egne dokumentasjonsplikter.
✅ Fremgangsmåten for å sikre kvaliteten på dokumentasjon av beslutninger som fattes i slike løsninger er stor grad av åpenhet. Åpenhet innebærer at man forsøker å forklare og dokumentere hvordan løsningen kommer frem til resultatene på en forklarbar og forståelig måte.
✅Det må foreligge tilstrekkelig dokumentasjon for å kompensere for at det faktisk ikke er mulig å forstå nøyaktig hvordan løsningen ender opp med sine anbefalinger.
✅ Behovet for å forstå gjelder ikke bare for eier og kunde/part, men også for allmennheten og for ettertiden.
Hva sitter dere igjen med etter endt sandkasseprosjekt?
Sjøfartsdirektoratet har fått et veldig godt innblikk i begrensningene i dagens regelverk og hvor vi må stake egen kurs. Vi har fått økt fokus på tverrfaglighet og ser også nytten av et tett samarbeid mellom virksomhet, Arkivverket og Digitaliseringsdirektoratet i forbindelse med nyskaping på området. Det viktigste er kanskje likevel at vi har fått føringer og anbefalinger om veien videre.
Hvilke fremtidige gevinster ser dere av å delta i sandkassen?
Vi vil nok ha et større fokus internt på arkivering av hel- og halvautomatiserte prosesser i systemutviklingen og en bedre forståelse for arkivtekniske behov i forbindelse med innebygd arkivering enn vi hadde i forkant av sandkasseprosjektet. Vi har fått gode arkivfaglige argumenter å ta hensyn til i nyutviklingsprosesser og fra et IT-arkitekturstandpunkt er det tydeliggjort at arkivering er mer enn bare offloading til et sak-arkivsystem.
