Seks tips for arbeidet med innebygd arkivering
Det finnes en rekke typiske fallgruver i et innovasjonsarbeid som innebygd arkivering. Her har vi samlet seks tips for hvordan unngå disse.
- Vær kjent med virksomhetens faktiske behov. Noen virksomheter er mest opptatt av å anskaffe et Noark-godkjent system, fordi det er en enkel måte å oppfylle arkivlovens forskrifter på. Dersom man skal anskaffe et system som gir mest verdi for den enkelte virksomhet, er det viktig å analysere virksomhetens reelle behov og krav knyttet til løsningen før man vurderer aktuelle løsninger.
- Involver de riktige ressursene tidlig i i utviklingen eller anskaffelse av IT-systemer. Eksempler på viktige ressurser er de som eier arbeidsprosesser, de som forstår krav til dokumentasjonsforvaltning, jurister og IT-arkitekter.
- Sørg for at alle relevante aktører får mulighet til å foreslå løsninger. Før en diskvalifiserer en eller flere leverandører i anskaffelsen av IT-systemer, bør en forstå konsekvensen av dette. Etterspør man en spesiell versjon av Noark, eller krever at en leverandør skal ha hatt løsningen i drift, så kan man hindre at nye Noark-godkjente aktører, får mulighet til å foreslå løsninger for din virksomhet.
- Leverandører som ikke har Noark-godkjente løsninger kan også være aktuelle. Det kan finnes løsninger som fullt ut dekker dine forretningsbehov og som sikrer etterlevelse etter arkivloven uten at de er godkjent av Arkivverket ennå. Gå i dialog med leverandøren og Arkivverket for å finne ut om løsningen kan godkjennes.
- Få inspirasjon fra andre virksomheter – men ikke kopier. Det kan være til stor hjelp i starten å la seg inspirere av hvordan andre virksomheter har løst sine behov gjennom innebygd arkivering. Gå i dialog med virksomheter eller se andres konkurransegrunnlag og behovsbeskrivelser. Men hver virksomhet har ulike behov som sine IT-systemer skal dekke. Bruk derfor informasjonen fra andre kritisk og unngå å kopiere.
- Ikke hast med å få noe på plass. Er systemet på vei til å fases ut er det mange som er mest opptatt av å raskt få erstattet systemet med noe nytt. Mange tar seg ikke tid til å vurdere «hva har vi egentlig behov for»?