Arkivfloken
Prosjektet Arkivfloken er en del av Innebygd arkivering. Arkivfloken har som mål å forstå mer om hvilke utfordringer som har ledet opp til dagens situasjon der forvaltningen sliter med å ta vare på dokumentasjon og arkiv på gode måter.
Målet har vært å sette brukeren i sentrum og tenke nytt rundt dagens systemer og måter å jobbe på. Arkivverket har vært opptatt av at ideene og løsningene krever samarbeid og involvering av ulike aktører for å lykkes. Vi ønsker at prosjektet skal resultere i svar på hva som skal til for å oppnå endring og innovasjon på dette området.
Prosjektet har fått støtte fra Digdir sin Stimulab-ordning, som har som mål å stimulere til innovasjon i offentlig sektor. Arkivfloken startet opp i februar 2020, og følger arbeidsmetoden for Stimulab-prosjekter som kalles «trippel diamant» som er tre prosjektfaser. Du kan lese mer om utfallet og læringen fra de tre fasene under. Prosjektet har nå levert læringspunkter som du kan lese mer om her.
Diagnosefasen som handler om brukerinnsikt og læring om hva de behovene og utfordringene er fra ulike brukergrupper og aktører. Vi gjennomførte dybdeintervjuer med 24 brukere og ansatte i både kommuner og statlige virksomheter som dekker ulike funksjoner fra IT-sjefer, arkivledere, jurister, IT-arkitekter, tilsynsfunksjoner og offentlige premissgivere. Innsikten samler seg rundt noen konkrete temaer og utfordringer. Vi har lært at:
- Ledelse, kultur og rett kompetanse må ses i sammenheng for å skape endring
- Ansatte mangler forståelse for arkiv og hvorfor de skal arkivere
- Løsningene og tilnærmingene er gamle og treffer ikke dagens behov
- Arbeidsmåtene og de digitale verktøyene som offentlige ansatte bruker er i endring, hvordan vi ivaretar arkiv må tilpasse seg dette.
- Standarder trengs for å ivareta krav, men de må være enkle for å ikke hindre innovasjon på området
- Arkivverket må bli tydeligere på sin rolle og ta eierskap sammen med andre premissgivere for utvikling i sektoren
- Handlingsrommet i regelverket bør forstås, kommuniseres og utnyttes bedre
Fullstending innsiktsrapport ligger nederst på siden.
Vi lærte mye om en rekke behov og utfordringer, og måtte rette fokuset vårt mot noen særlige problemstillinger for det videre arbeidet. Vi bestemte oss for å utforske følgende spørsmål:
Hvordan kan Arkivverket få offentlig forvaltning til å eksperimentere og prøve ut nye tilnærminger for effektiv sikring og utnyttelse av dokumentasjon?
Som en del av dette ville vi og se på:
- Hvordan få beslutnigstakere til å forstå verdien?
- Hvordan få leverandørene til å forstå handlingsrommet til å lage bedre løsninger?
- Hvordan øke kompetansen i arkivfunksjonene i sektoren?
Dette var grunnlaget for å skape ideer og jobbe kreativt videre i neste fase.
Fasen handlet om å jobbe kreativt og lage ideer til problemstillingen i prosjketet (se fase 1). Før sommeren 2020, involverte prosjektet statlig og kommunal forvaltning og leverandører i å skape ideer til å løse opp i «arkivfloken». Sammen kom vi frem til en rekke ideer basert på brukerinnsikt og behov. Vi har strukturert ideene og laget en konseptmodell som vist under.
Målet vårt er at offentlig sektor skal tørre å tenke nytt rundt ivaretakelse av arkivhensyn i systemer og løsninger. Konseptmodellen beskriver hvordan vi tror at Arkivverket, eventuelt sammen med andre premissgivere, må bevisstgjøre og støtte forvaltningen i å tenke nytt rundt ivaretakelse av arkivhensyn i systemer og løsninger. Her kan du lese litt mer om de ulike stegene i prosessen:
-
Hjelpe i gang: Vi tror at vi må iverksette tiltak for å hjelpe virksomheter og prosjekter i gang med å finne løsninger på hvordan man ivaretar arkivhensyn på nye måter. Her har vi ideer til f.eks en stimuleringsordning og det å sette tydeligere retning slik at utviklingen driver mot samme mål.
-
Støtte underveis: Vi tror Arkivverket og eventuelt andre aktører må støtte underveis i en slik prosess, f.eks. gjennom å veilede.
-
Hente ut læring: For å sikre at offentlig sektor, leverandører og Arkivverket kan dra nytte av erfaringer, tror vi at man må jobbe strukturert med å hente ut læring fra dem som finner løsninger på innebygd arkivering. Læringen vil også være viktig for å dele gode historier og eksempler, samt å strukturere og muliggjøre for andre.
-
Dele og inspirere: Gjennom å dele erfaringer, eksempler og læring tror vi at vi kan bidra til å hjelpe flere i forvaltningen i gang med å tenke innebygd arkivering i egen virksomhet. Her har vi tro på å skape eksempler som engasjerer, og dele disse på relevante arenaer og møteplasser.
-
Strukturere og muliggjøre: Læringen må også brukes til å strukturere f.eks. maler, verktøy, veiledere eller nye standarder. Hensikten er å dele innsikten slik at andre kan få nytte av den.
Den siste fasen, som vi er inne i nå, videreutvikles, prototypes og simuleres ideene og det valgte konseptet. Prototyping handler blant annet om å prøve ut og lære mer om hva ideene betyr i praksis, om de må videreutvikles og om vi kanskje må suplere konseptet vårt med noe mer.
I høst har prosjektet gjennomført flere prototyper som vi har vært utrolig nyttig for det videre arbeidet.
Vi gjorde blant annet et eksperiment med noe vi kalte «StandardLab» der vi ville se om vi kunne jobbe involverende med standardiseringsarbeid fremover.
En annen prototype vi jobbet med var å prøve å gå ut med nye budskap, tjenester og virkemidler i en digital prototype som skulle se ut som noe som kunne stått på Arkivverkets nettsider. Målet var å se om vi klarte å få ulike brukere til å forstå hva vi prøver å oppnå, hvilke tjenester de trenger fra arkivverket og hva som eventuelt ikke er nyttig.
Samlet sett har vi mye læring som vi nå jobber med å bearbeide. Prosjektet skal legge frem anbefalinger for Arkivverkets ledelse i januar 2021.
Vil du vite mer om prosjektet? Kontakt vår satsingsleder Cathrin Blitzner Møller
Hva er Stimulab?
StimuLab er stimuleringsordningen til Digitaliseringsdirektoratet og DOGA for innovasjon og tjenestedesign som skal støtte og stimulere til brukerorientert eksperimentering og nyskaping i forvaltningen. Arkivverket har gjennom ordningen fått midler til å kjøpe designkompetanse, og prosjektets mål er å utvikle nye og bedre tjenester, prosesser eller systemer. Les mer om alle Stimulab-prosjektene her.
