Veiledning for innebygd arkivering

Arkivverkets visjon for innebygd arkivering er at offentlig ansatte ikke bruker tid på arkivering i fremtiden. Innebygd arkivering er en tilnærming som handler om å ta hensyn til organisasjonens behov for dokumentasjon allerede i planleggingsfasen og utviklingen av prosesser, løsninger og systemer.  

Målet er at ansatte i organisasjonen skal slippe å sørge for dokumentasjon som en manuell prosess i tillegg til sine kjerneoppgaver.  Slik slipper ansatte i organisasjonen å arbeide med dokumentasjonskrav som en manuell prosess i tillegg til sine kjerneoppgaver. 

Innebygd arkivering er en aktuell tilnærming for beslutningstakere for IT-anskaffelser, løsningsarkitekter, dokumentasjonsforvaltere, systemutviklere, virksomhetsarkitekter og/eller tjenestedesignere og fagansvarlige/prosesseiere.

For å nå visjonen om innebygget arkivering må det tenkes nytt, proaktivt og strategisk. Arkivhensyn i arbeidsprosesser, aktiviteter og utvikling av systemer og tjenester, må ivaretas i samspill med organisasjonens egne overordnede mål og oppgaver. I implementering av endringsprosesser er det viktig at de som er involverte er åpne og fleksible.

Innebygd arkivering er en proaktiv tilnærming, hvor en ser på dokumentasjonsbehovene samtidig med at man etablerer nye eller endrer eksisterende prosesser. Det vil si at når organisasjonen endres og utvikles, passer man samtidig på dokumentasjonsbehovene. Det er grunnleggende at organisasjonen forstår egne behov for å lykkes. Start med arbeidsprosessene (eksisterende eller slik de skal bli), hvilken dokumentasjon som blir skapt i disse, og hvilke særlover som gjelder for å dokumentere din organisasjons aktivitet.  

Et godt eksempel på kartlegging av en prosess er å dokumentere beslutningstaking. Hvilken informasjon har vært med på å påvirke et vedtak, en avtale eller en beslutning? Slik informasjon kommer ofte i form av korrespondanse, og er viktig å ta vare på dersom det i fremtiden skal gjøres en gjennomgang av hvordan en spesifikk avgjørelse ble tatt. Å skulle kartlegge og sikre dokumenter i et slikt tilfelle kan være krevende. Vi korresponderer på mange forskjellige måter, fra papirpost til chat og lydmeldinger, via formelle e-posterkanaler og plattformer levert av sosiale medier. Desto viktigere er det å finne frem til løsninger som er spesielt tilpasset din organisasjons behov og utfordringer. Slike løsninger kan blant annet ta form av kjøp av nye integrasjoner til eksisterende systemer, utarbeidelse og vedlikehold av rutiner knyttet til dokumentfangst og arkivering, eller arkivhensyn bygget direkte inn i fag- og saksbehandlingssystem.

Før man kan bestemme seg må organisasjonenes utfordringer og behov være tydelig definert. Arkivverket har laget en veileder som kan være til hjelp i arbeidet med kartlegging av eksisterende arbeidsprosesser, les mer om dette i Metode for identifisering og sikring av dokumentasjon. Merk at det kan være behov for å tenke mer utenfor boksen ved endringsprosesser hvor dokumentasjonen enda ikke er satt.  

Skal dere endre arbeidsprosessene i en organisasjon, enten endringen er liten eller stor, vil det påvirke de ansatte og deres arbeidshverdag. Tidlig forankring bidrar til større forståelse for endringen.

Det er viktig at ledelsen er trygge på hvilke behov som ligger til grunn for en endring, og hvilke gevinster en endring kan gi. En god endringsprosess er tydelig forankret på alle nivå. De ulike delene av organisasjonen bør involveres i tilstrekkelig grad, slik at ønsker og behov blir tatt med i vurderingen. 

Det er lurt å informere ulike deler av organisasjonen om mulighetene som ligger i innebygd arkivering. Benytt den kompetansen dere har for å jobbe tverrfaglig med å forstå og sette ord på organisasjonens eget behov. Slik kan dere best finne de løsningene som passer best for dere.

Oversikt over hvilken dokumentasjon en virksomhet skaper er vesentlig for flere andre områder tilknyttet informasjonsbehandling i en virksomhet.  Dette gjelder særlig arbeidet med personvern, hvor virksomheten behøver oversikt over behandling av personopplysninger. Videre gjelder det arbeidet med informasjonssikkerhet, hvor virksomheten behøver oversikt over all informasjonsbehandling. Det kan være effektivt om virksomheten ser slike overlappende prosesser i sammenheng og drar nytte av hverandre. Det kan være at det allerede foreligger analyser over informasjonsbehandlingen i virksomheten som gjør det enkelt å komme i gang med innebygd arkivering. Digitaliseringsdirektoratet har laget en veileder for orden i eget hus, som blant annet har konkret veiledningsmateriell for hvordan skaffe oversikt informasjonsbehandlingen i virksomheten (delkapittel «informasjonssikkerhet og personvern»). 

Når et nytt system skal kjøpes inn er det viktig at arkivhensyn, som funksjonalitet og/eller integreringer opp mot organisasjonens øvrige systemer, er en del av behovet. Det anbefales å bygge inn hensynene til god dokumentasjonsforvaltning allerede fra start, slik at det blir en del av kjernefunksjonaliteten. Arbeidet med dette starter allerede i designfasen. Dersom en tar hensyn til arkiv tidlig i utviklingen, kan dokumentasjonstap og problemer med gjenfinning reduseres, og organisasjonen unngår kostbar avlevering.

En offentlig organisasjon skal ta hensyn til, og tilrettelegge for, tilgang til dokumentasjon i et langtidsperspektiv. Arkiv bør være med i beregningen gjennom hele systemets levetid, fra anskaffelse til utfasing. Det er ett sett med hensyn for dokumentasjonsprosesser og ivaretagelse av arkivfaglige hensyn skal være ivaretatt (NOU 2019:9 - Fra kalveskinn til datasjø): 

Så lenge et system/løsning ivaretar de fem hensynene og det går an å dokumentere dette, kan enhver system/løsning i praksis brukes som «arkivsystem». I tillegg må løsningen tilfredsstille grunnleggende krav, som offentlighet, personvern og informasjonssikkerhet.

Hver dag gjør saksbehandlere i stat og kommune til sammen tusenvis av vedtak og beslutninger som skal bevares for ettertiden. Digitalisering av offentlig sektor har gitt helt nye måter å jobbe på. Dagens løsninger for å arkivere kan oppleves som tidkrevende og tungvinte. Konsekvensen er at det skjer feil, mye blir ikke arkivert og viktig dokumentasjon går dermed tapt. Før nye systemer skal utvikles eller kjøpes inn anbefaler derfor Arkivverket å vurdere innebygd arkivering som en tilnærming. Tilnærmingen er egnet til å gi organisasjonen brukervennlige løsninger som både er kostnads- og arbeidsbesparende og som kan ivareta å ta vare på dokumentasjon og offentlighet på nye måter.

Tilnærmingen i innebygd arkivering er myntet på for eksempel endringer i organisasjonen og ved anskaffelsesprosesser. Å ivareta arkivhensyn i eksisterende systemer, er mer komplisert, ettersom mye av systemet allerede vil være satt. Kostnadene ved å rette feil og mangler i etterkant kan bli høye, og det er derfor viktig å tenke innebygd arkivering så tidlig i arbeidet som mulig. I enkelte eksisterende systemer kan det være at innebygd arkivering av ulike årsaker ikke er realistisk å få til, i slike tilfeller bør en vurdere integrasjon eller arkivkjerne. Kartleggingen av arbeidsprosesser og hvilken dokumentasjon virksomheten skaper, er et godt grunnlag for videre arbeid med anskaffelser. Hvilken verdi informasjonen har må vurderes opp mot videre veivalg og ressursbruk. 

Vurder hvorfor dere ikke er tilfreds med dagens prosesser og system, og hvorfor dere trenger en ny. I anskaffelsesprosessen har dere gode muligheter til å sørge for at behovene akkurat deres virksomhet har blir ivaretatt. Beskriv hvilke kvaliteter dere ønsker at systemet skal ha og still dere spørsmålet om hvilke typer funksjoner som trengs for å kunne utføre oppgaver på en god og effektiv måte.  

Et sted å begynne er å definere hvilke minimumskrav organisasjonen har til nytt system, og deretter utforme strategier for behandling av dokumenter i systemet. Noark-standarden kan også være til hjelp med å definere arkivkrav. 

På sikt ser vi for oss at det blir mer fleksibilitet rundt å bygge inn krav til arkiv i ulike løsninger, slik at dette blir et enklere og mer tilgjengelig alternativ for flere.  

Av erfaring vet vi at det er flere organisasjoner som er opptatt av å anskaffe allerede etablerte systemer for å innfri krav i loven. Det er ikke sikkert at en hyllevare passer de behovene dere i realiteten har. Tenk at nye teknologiske løsninger kan være med på å gjøre brukeropplevelsen mer positiv. 

Det finnes løsninger under utvikling som sikrer at kravene til arkiv blir ivaretatt. Forsøk derfor å ikke diskvalifisere leverandører allerede i anbudsprosessen. Dersom dere kopierer tidligere anbud eller setter krav som gjør at nye løsninger på markedet ikke slipper til, får ikke innovative aktører muligheten til å etablere seg.   

La dere inspirere av andres behovsbeskrivelser og konkurransegrunnlag, men husk at deres organisasjon er unik og ikke vil ha alle de samme behovene som andre.  

Satsingen innebygget arkivering har som mål at ansatte i det offentlig i fremtiden ikke lenger skal trenge å bruke tid på arkivering. Innebygd arkivering er en proaktiv til nærming til å jobbe med dokumentasjon på, slik at arkivhensyn blir ivaretatt når endringer skjer i virksomheten. Det er viktig at de løsningene organisasjonen ender opp med basert på de behovene og utfordringene den enkelte organisasjonen møter i sin hverdag. Oversikt over slike behov bør kartlegges før organisasjonen prosesser går i gang. For å få mest mulig ut av arbeidet, lønner det seg å involvere bredt i organisasjonen, både oppover i ledelsen og utover i andre fagområder. Start i dag, ikke vent!