Fra venstre Liv Heidi Siljebråten, Hanne Cathrine Strøm (begge fra Politidirektoratet), Ane Kamilla Hovdan, Lars Jynge Alvik og Stein Utstumo fra Arkivverket.
Politipiloten – Innovasjon i praksis
Arkivverket går nye veier når det gjelder overføring av elektronisk skapte arkiv. En ny metode er prøvd ut i samarbeid med Politidirektoratet og Politiets IKT-tjenester. Tradisjonelt har det vært både kostbart og ressurskrevende å vedlikeholde gamle systemer, trekke ut data og overføre dataene til Arkivverket. Den nye metoden er både enklere å forholde seg til for arkivskaper og ikke minst veldig mye billigere.
Alle statlige virksomheter plikter å avlevere sine arkiver til Arkivverket. Samfunnet har over flere tiår jobbet digitalt, men avlevering av elektronisk skapte arkiv har gått sakte. Årsakene til dette kan være mange, som f.eks.: detaljerte krav og omfattende godkjenningsprosess, som både krever spisskompetanse og er ressurskrevende for virksomhetene. Dette har medført et stort etterslep på avleveringer.
Det var nødvendig at Arkivverket tok grep for å endre denne situasjonen og en egen «innsatsgruppe» er opprettet for å skape endringer. Innsatsgruppen skal i en overgangsperiode høste erfaringer av å arbeide tettere mot arkivskaperne og gjøre en større del av jobben ved overføring enn tidligere. Resultatene er lovende.
Metoden som brukes kalles Produksjonslinjen og er utviklet sammen med KDRS (Kommunearkivinstitusjonenes Digitale RessursSenter SA) og kommunal sektor.
- At to statlige virksomheter, som begge tradisjonelt har hatt en litt konservativ stil når det gjelder utvikling, gikk sammen om et nybrottsarbeid er en fantastisk historie, sier fag- og prosesseier Liv Heidi Siljebråten i Politidirektoratet. Både politi- og lensmannsetaten og Arkivverket har gjennomgått store endringer de siste årene. - Ved å tenke nytt, videreutvikle og ta i bruk enklere metoder kan det kalles innovasjon, legger hun til. Siljebråten har jobbet tett på Arkivverket gjennom mange år og ser tydelige endringer i prosessene. - Forrige gang politiet deponerte fra det samme systemet, tok det nesten 10 år fra politiet gjorde første uttrekk til Arkivverket hadde godkjent deponeringenfra alle distrikter og særorgan. Uttrekkene måtte gjennomføres av innleid konsulent med spisskompetanse på systemet. Konsulentkostnaden for uttrekk fra hver av de 36 databasene var den gang om lag 80.000, - kroner, dette i tillegg til tiden som arkivledere og Politiets IKT-tjenester måtte bruke på kontroller og arkivbeskrivelser. Det var vanskelig å forsvare en slik bruk av penger når forventningene til etaten er mer synlig politi og raskere saksbehandling, sier Siljebråten
Med den nye Produksjonslinjen er den tidligere situasjonen snudd på hodet. Arkivverket inviterte Politidirektoratet til å delta i en pilot. Politiets systemer passet godt inn i det Arkivverket ønsket å teste. Politiets IKT-tjenester og Politidirektoratet opplevde et positivt samarbeidsklima. Det samme var tilbakemeldingen fra arkivansvarlig Maria Årnes Bodilsen fra Sør-Øst-politidistrikt som var først ut med å overføre avsluttede arkiver fra nedlagte distrikter. Siljebråten sier politiet har opplevd et helt nytt Arkivverket, som hadde mot til å snu om på eksiterende sedvaner og prinsipper, og som istedenfor var opptatt av å forenkle prosessene gjennom deling og samarbeid.
Piloten gikk ut på å overføre uttrekk fra 27 separate avsluttede Noark 4 sakarkivdatabaser (Noark 4) etter politireformen, samtidig som politiet skulle gå over til et felles Noark 5 system. Etter en kort innføring fra KDRS-miljøet, tok det Hanne Cathrine Strøm hos Politiets IKT-tjenester kun 30 minutter effektiv arbeidstid per uttrekk. Ved overføring fulgte i tillegg til en arkivbeskrivelse som arkivlederne hentet fra sitt distrikts arkivplan og systemdokumentasjonenen til systemet. Alle 27 uttrekkene ble gjennomført i løpet av en kalendermåned. Overføringen til Arkivverket ble gjort digitalt, i motsetning til tidligere da minnepinner ble sendt med bud til Arkivverket.
Arkivverket brukte piloten til å videreutvikle og effektivisere metoden i løpet av et ½ år, men på de 27 uttrekkene har Arkivverket kun brukt et effektivt månedsverk på mottakskontroll, testing og annen nødvendig bearbeiding for lagring i et langtidsperspektiv. Dette er langt mindre enn Arkivverket og en eventuell uttrekksleverandør ville ha brukt til bearbeiding og testing med tradisjonell metode.
- I ressursinnsats og kroner utgjør dette flere millioner for politiet og Arkivverket bare for disse 27 uttrekkene. Terskelen for å ta uttrekk med denne metoden har blitt betydelig lavere og dermed mye enklere å sikre digitalt skapte arkiver for fremtiden. Dessuten er et betydelig potensial for innsparinger for hele arkivsektoren ved å bruke denne metoden, sier Stein Utstumo som var prosjektleder for MAVOD utredningen, som anbefalte denne metoden.
Ane Kamilla Hovdan og Lars Jynge Alvik er de fra Arkivverket som har arbeidet mest med piloten, de har høstet mange verdifulle erfaringer. Begge understreker at det har vært en god dialog med alle involverte i politiet. Når usikkerhetsmomenter har dukket opp har dette blitt avklart på et tidlig stadium. Utviklingen av metoden for det første av de 27 uttrekkene var tidkrevende. For de resterende gikk dette mye raskere, siden malen blir gjenbrukt i de resterende.
Sakarkivene fra politi- og lensmannsetaten er svært viktige å bevare, foruten dokumentasjon av ledelses og styringsprosessene fra politiets organer inneholder de også arkiver fra de fleste av forvaltningsoppgavene til politidistriktene. Det kan være avgjørende informasjon for å belyse saker og bekrefte rettigheter til enkeltmennesker eller grupper. Tilgjengelighet har derfor vært et viktig emne i piloten når det gjelder å bevare de elektroniske arkivene. Arkivverket har tatt ett uttrekk og konvertert det til Noark 5 format og lastet det inn i en innsynsløsning som fungerer tilfredsstillende. Dermed vet vi hvordan vi kan gjøre dette med de resterende uttrekkene.
Det finnes imidlertid flere aktuelle innsynsløsninger for tilgjengeliggjøring. Kommunal sektor prøver ut automatiserte innsynsløsninger i tilknytning til produksjonslinjemetoden.
I Arkivverkets satsing på Digitalarkivet jobbes det derfor parallelt med å vurdere ulike tilgjengeliggjøringsløsninger, målet er å få til en automatisering av tilgjengeliggjøring av digitalt overført materiale. Dette må selvsagt være i tråd med materialets sensitivitet og klausulering. Dette vil lette arbeidet til saksbehandlere både i Arkivverket og andre arkivskapere i statlig sektor.
Veien videre
Arkivverket planlegger å ta inn 150 uttrekk i løpet av 2020. Dette utgjør en dobling sammenlignet med året før. Avtaler lik den Arkivverket har med Politidirektoratet er allerede inngått med Statens Vegvesen, Fylkesmennene og Forsvaret. De erfaringene Arkivet har høstet fra piloten med politiet tas med inn i disse samarbeidene.
Arkivsystem: Elektronisk system som benyttes for å registrere, administrere, oppbevare og gjenfinne dokumentene som inngår i et arkiv.
Doculive: Sak- og arkivsystemet som ble brukt av politiet. Utviklet av Software Innovation.
KDRS Produksjonslinje: KDRS produksjonslinje for bevaring og formidling av elektroniske arkiv fra kommunal sektor (omtalt som KDRS produksjonslinje) ble utarbeidet med hovedmål å finne en brukervennlig produksjonslinje som produserer kvalitativt gode arkivversjoner av virksomhetenes datasystem. Sammenlignet med den tradisjonelle metoder krever Produksjonslinjen mye mindre ressurser for arkivskaper, som tidligere oftest har benyttet en tredjepart for å lage uttrekk.
MAVOD: (Modernisering av ArkivVedlikehold og Overføring til Depot) Internt prosjekt i Arkivverket som resulterte i en utredning for å finne gode løsninger på utfordringene knyttet til vedlikehold, deponering og overføring av digitalt skapt arkivmateriale til arkivdepot.
Noark 4 & 5: Ulike varianter av norsk standard for elektroniske arkivsystem. Gjeldende versjon er Noark 5.5.
Uttrekk: Et uttrekk er datainnholdet som hentes ut av et system. Dette blir hoveddelen i en arkivversjon.