Veileder for overføring av arkiv fra private virksomheter

Med private virksomheter mener vi her en organisasjon (forening eller lag), bedrift (firma, foretak, konsern, selskap), stiftelse eller institusjon.

Enhver privat virksomhet skaper arkiv. Det kan f.eks. være styresaker, korrespondanse, personalmapper, regnskap, foto og film. Dette kan være lagret på papir eller digitalt på harddisker, i fagsystemer og i skytjenester.

De fleste arkivbevarende institusjoner ønsker å motta arkiver fra private virksomheter. De kan være svært gode kilder til forståelsen av samfunnet vårt og vår felles historie.

Denne veilederen er for deg som har ansvar for arkiv i en privat organisasjon, bedrift, stiftelse eller institusjon. Den er skrevet for dere som vurderer å bevare og overføre arkivet til en bevaringsinstitusjon.

Har du et arkiv fra en nedlagt privat virksomhet? Gå hit. 

Har du et arkiv etter deg selv eller andre personer? Gå hit. 

Private virksomheter er og har i lang tid vært en vesentlig del av det norske samfunnslivet. Arkivene deres inneholder dokumentasjon som kan bidra til å forstå utviklingen av det norske samfunnet.

Det kan være flere argumenter for å overføre arkivet til en bevaringsinstitusjon.

Dette er de viktigste: 

• Formidle historie og identitet 
  Mange private virksomheter har en lang historie og ofte forløpere bakover i tid. Selv om disse nå har opphørt, vil arkivmateriale etter dem utgjøre en viktig del av den nåværende virksomhetens historie. Arkivmateriale kan brukes til å formidle denne historien, skape stolthet, tilhørighet og identitet, både internt og eksternt. 
• Merkevare og markedsføring
  Historisk dokumentasjon etter virksomheten kan ha stor verdi til markedsføring i dag. Vi har mange eksempler på at bedrifter gjenbruker gamle logoer, reklamer, foto og dokumenter i sin markedsføring. Dette kan være med på å bygge merkevare og profilere virksomheten. 
• Spare plass og penger 
  Ved å overføre et arkiv til en arkivinstitusjon sparer man både lagringsplass og lagringskostnader. 
• Trygg og sikker lagring 
  Ved å overføre elektronisk materiale til en bevaringsinstitusjon sikres materialet bedre. Dette gjelder enten arkivet er på papir, elektronisk, eller begge deler. Du får en sikker håndtering av personopplysninger og trygge oppbevaringsforhold med sikkerhet mot brann, tyveri og skadeverk. Samtidig blir nødvendige datamigreringer ivaretatt. 
• Økt tilgjengelighet  
  Ved å overføre et arkiv til en bevaringsinstitusjon blir arkivmaterialet gjort tilgjengelig for de mange som kan ha nytte av materialet. Bevaringsinstitusjoner gjør materialet tilgjengelig og søkbart gjennom Arkivportalen og Digitalarkivet. 
• Bidra til helhetlig samfunnsdokumentasjon
  Ved å bevare arkiver fra private virksomheter, bidrar dere til en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Arkiver fra offentlige virksomheter gir oss ikke denne helheten alene.
• Bidra til vår kollektive historie
  Alle private virksomheter spiller en rolle i det norske samfunnet, uansett på hvilket nivå det er: lokalt, regionalt, nasjonalt eller globalt. Ethvert arkiv som bevares fra en privat virksomhet blir en del av vår felles hukommelse. 
• Arkivene blir brukt 
  Historiske arkiver etter private virksomheter blir mye brukt av forskere og masterstudenter. Dette gjelder særlig innenfor historie og samfunnsvitenskap, men vi ser stadig at nye fagdisipliner tar arkivene i bruk. I tillegg er tidligere, nåværende og fremtidige ansatte eller medlemmer i virksomheten svært viktige brukere av eget arkiv. 
• Rettighetsdokumentasjon 
  Privatarkiver kan inneholde viktig rettighetsdokumentasjon som bør bevares. Bevaringsinstitusjonene kan forvalte retten til innsyn i dette. 

Det finnes flere arkivinstitusjoner, bibliotek og museer som tar vare på arkiv fra private virksomheter. Arkivverket og andre bevaringsinstitusjoner over hele landet samarbeider om bevaring av privatarkiv. Så hvem skal du levere arkivet til? Tenk gjennom følgende spørsmål: 

• Har materialet størst tilhørighet lokalt, regionalt eller nasjonalt? 
• Hvilket samfunnsområde eller næring hører virksomheten til? 

Dette kan mye å si for hvem arkivet kan overføres til. 

Dersom din virksomhet stort sett har et lokalt eller regionalt nedslagsfelt, kan du kontakte institusjonen som har ansvaret for å koordinere privatarkivarbeidet i regionen. 

For organisasjoner vil det gjelde for fylkes- og lokallag som er underlagt en landsomfattende organisasjon. For bedrifter vil det for eksempel gjelde der kundegrunnlaget ikke er nasjonalt og tilsvarende for institusjoner der klientbasen ikke er nasjonal. 

Det regionale bevaringsarbeidet skjer gjennom de fylkeskoordinerende institusjonene. Institusjonene samordner det lokale og regionale arbeidet med bevaring av privatarkiv. 

Ta kontakt med den koordinerende institusjonen i ditt område for bevaring av eller spørsmål om privatarkiv med lokal betydning. 

Du kan klikke på plusstegnet under for å få kontaktinformasjon. 

Arkivverket deler ansvaret for å bevare arkiver av nasjonal betydning med noen andre institusjoner, som har spesielt nasjonalt ansvar for private arkiver. Arkivverket bevarer arkiver fra de fleste samfunnsområder og næringer, mens våre samarbeidende institusjoner bevarer arkiver etter noen særskilte samfunnsområder og næringer. Arbeidsfordelingen avklares mellom institusjonene på grunnlag av bevaringsplaner, ansvarsområder og arkiv som institusjonen tidligere har mottatt. 

Arkivet kan ha nasjonal betydning hvis ett eller flere av punktene nedenfor er oppfylt: 

• Virksomheten er landsdekkende 
• Virksomheten har betydning for utviklingen av Norge og det norske samfunnet som helhet 
• Arkivet dokumenterer hendelser eller perioder av særskilt betydning for Norges historie 

Bevaringsinstitusjoner med nasjonalt ansvar: 

Hvis arkivet eller virksomheten ikke er knyttet til noen av samfunnsområdene over, er det sannsynlig at Arkivverket er den mest aktuelle bevaringsinstitusjonen. Les da videre i veilederen. Her vil vi gå gjennom hva Arkivverket trenger å vite, samt hvordan arkivet skal settes i stand for en eventuell overføring til oss. 

Hvis du er usikker på hvilken institusjon du skal kontakte, eller mener at arkivet bør bevares hos Arkivverket, kan du rette en henvendelse til oss via "Henvendelsesskjema for overføring av privatarkiv til Arkivverket", på slutten av veilederen. Vi vil da hjelpe deg videre. 

Arkivverket trenger et grunnlag for å vurdere om arkivet bør bevares. For å kunne gjøre dette trenger vi informasjon om arkivet og virksomheten. Vi forventer ikke at du skal kunne svare nøyaktig på spørsmålene nedenfor. Det er likevel en fordel å ha tenkt gjennom dem. 

Denne informasjonen kan være nyttig:

• Navn på virksomheten
• Kortfattet historisk beskrivelse av virksomheten
  Oppstartstidspunkt, virksomhetens tidligere og nåværende oppgaver, omorganiseringer, evt. navneskifte med mer. Ofte kan evt. jubileumsskrifter og virksomhetens årsmeldinger gi informasjon om dette.
• Hvilken tidsperiode dekker materialet?
  Årstall fra eldste til nyeste dokument
• Hvor i landet er arkivet oppbevart?
• Er arkivet på papir og/eller digitalt?
• Er arkivet komplett?
  Har arkiv fra virksomheten tidligere blitt overført til Arkivverket eller andre bevaringsinstitusjoner?  Er deler av arkivet gått tapt gjennom f.eks. brann, ulykker eller kasting?
• Hvordan oppbevares arkivet?
  Er det lagret i ett eller flere fysiske lokaler? Er det på harddisker, PCer og/eller skytjenester? Lagres informasjon fra sosiale medier eller egne nettsider?
• Hvor stort er arkivet?
  Hvor mange reoler eller hyller, eventuelt hvor mange paller, esker, permer o.l.? Hvor mange filer, systemer, gigabyte data?
• Hva finnes i arkivet?
  Inneholder det protokoller, fotografier, lydkassetter eller video? Reklamemateriell som plakater og brosjyrer? Inneholder det styresaker, brev og korrespondanse, regnskap eller dokumentasjon fra virksomhetens driftsoppgaver? Finnes det noe annet dere mener er interessant å bevare?
• Gjenfinningsmidler
  Finnes det registre eller andre typer hjelpemidler som kan brukes til å finne fram til relevant informasjon i arkivet?
• Hvordan er den fysiske tilstanden på arkivet?
  Er det støv, fukt, mugg eller skadedyr i materialet? Hvordan er lagringsforholdene?
• Inneholder arkivet sensitive opplysninger?
  Informasjon om personlige forhold, politisk ståsted, religion, helse, seksualitet, adopsjon etc. Informasjon om forretningshemmeligheter. Andre opplysninger virksomheten ønsker å skjerme.
• Annen informasjon som kan være verdifull for å vurdere om arkivet kan overføres til Arkivverket.

Du finner også denne huskelisten under filnavnet "Huskeliste over informasjon vi trenger å vite" nederst på siden om du vil laste den ned og fylle den ut. 

Før arkivet blir overført til Arkivverket må det være bevaringsvurdert, ordnet og registrert. Det krever ressurser i form av tid, penger og arbeidskraft. Arbeidet må i utgangspunktet utføres av virksomheten, eller av et privat firma på oppdrag fra virksomheten. Arkivverket kan bidra med råd og veiledning i arbeidsprosessen. 

Arbeidet med klargjøring av arkiver kan være kostbart. Det finnes noen ordninger private virksomheter kan søke støtte hos. Det kan være klokt å ta kontakt med aktuell bevaringsinstitusjon for veiledning. 

Etter at det er avklart at arkivet skal overføres til Arkivverket inngår vi en avtale. Der fastsetter vi en del premisser for eiendomsretten, fremtidig bruk og andre rettigheter og plikter i forbindelse med overføringen. Innholdet i avtalen utformes i samarbeid mellom arkiveier og Arkivverket 

Overføringsavtalen inneholder følgende: 

• Eiendomsrett 
  I avtalen skal det stå om arkivet blir avlevert eller deponert. Arkivverket ser helst at arkivet avleveres. Ved avlevering gis arkivet i gave og eiendomsretten overføres til Arkivverket. Ved deponering beholder virksomheten eierskapet, og kan i utgangspunktet hente arkivet tilbake fra Arkivverket. Denne ordningen er grunnen til at Arkivverket bruker egne ressurser på tilgjengeliggjøring av avleverte arkiver, mens vi ikke gjør det for deponerte arkiver. 
   
• Åndsverk og opphavsrett
  Mange arkiver inneholder dokumenter som betraktes som åndsverk eller som av andre grunner er underlagt opphavsrett. Avtalen regulerer hvordan Arkivverket skal behandle disse dokumentene i fremtiden. 
   
• Tilgjengelighet for bruk 
  Avtalen skal avklare om arkivet skal være fritt tilgjengelig for bruk eller om det skal være klausuler som begrenser publikums adgang til arkivet. Det er flere typer klausuler med hjemler i ulike lover som kan være aktuelle. Dette avtaler vi i dialog med dere. Les mer om dette under utdypende informasjon i forbindelse med lovverk. 
   
• Ordning og katalogisering 
  Sammen avklarer vi hvem som har ansvar for klargjøring, ordning og listeføring av arkivet. Dette er i de aller fleste tilfeller den som overfører arkivet, mens Arkivverket ferdigstiller katalogen etter at arkivet er overført. 
   
• Formidling og publisering
  Avtalen avklarer Arkivverkets rettighet til å formidle og publisere arkivets innhold. Dersom det er i tråd med virksomhetens ønsker, bør det være en generell fullmakt til Arkivverket om dette. Opphavsrettslige og sensitive opplysninger omtales spesielt, slik at begge parter er enige om hvordan vi skal behandle slike spørsmål i fremtiden. 
   
• Annet
  Avtalen kan avklare andre forhold som:
  • Arkivverkets rett til å kaste eller tilbakeføre materiale som ikke er bevaringsverdig
  • Tilbakelån av arkivet
  • Andre relevante forhold

Du kan klikke på plusstegnene under for å få mer informasjon om taushetsplikt, tilgang til arkivet, sensitive personopplysninger og typiske klausulformuleringer. 

I tillegg er det utdypende informasjon om bevaringsvurdering av innholdet i et privatarkiv.  

Før arkivet kan overføres til Arkivverket må det klargjøres. Dette innebærer sortering, pakking, listeføring og beskrivelse slik at arkivet blir ordnet og anvendbart for fremtidige brukere. 

Dersom du ikke har kapasitet til å klargjøre arkivet for overføring, finnes det virksomheter som påtar seg slike ordningsoppdrag mot betaling. 

I dag benytter de fleste bedrifter, organisasjoner, foreninger o.l. digitale verktøy i sin virksomhet. Arkiver fra de siste tiårene inneholder derfor i stor grad materiale på digitale medier. 

Arkivverket har ulike standarder for hvordan digitalt skapt materiale kan tas vare på og langtidsbevares. Enkelte systemer har innebygde funksjoner som automatisk kopierer informasjon. Det finnes også verktøy vi kan bruke på systemer som ikke allerede har denne funksjonen. 

I noen tilfeller kan vi kopiere hele innholdet fra de digitale lagringsmediene. 

Valg av metode avhenger av hvilke systemer og programvare virksomheten har brukt.  Arkivverket vil i samarbeid med dere bistå i valg av metode. 

Arkivverket oppfordrer til at flere papirarkiver blir mediekonvertert («digitalisert»), det vil si at arkivet blir konvertert fra papir versjon til digital versjon. Vi avklarer om det er papir versjonen og/eller digital versjon som ønskes overført til Arkivverket. Dette blir vi enige om i forbindelse med avtaleinngåelsen. Målet er at materialet blir anvendelig for fremtidige brukerne. 

Her følger er en kortfattet oppskrift på hvordan du går fram for å ordne arkivet hvis det er papirversjonen som skal overføres. 

Som inspirasjon kan du bruke denne veilederen for klargjøring, ordning og listeføring av offentlige arkiver.

Arkivverket ønsker å komme i kontakt med alle som har interessante arkiver. Vi vil hjelpe deg videre på veien. 

Henvendelsesskjemaet må fylles ut i en operasjon, og kan ikke mellomlagres.