Arkivering uten journalføring
Arkiveringsplikten går lenger enn journalføringsplikten, og i noen tilfeller vil det være behov for å arkivere dokumenter uten å journalføre dem.
Organinterne dokumenter kan være eksempler på dokumenter som skal arkiveres, men som man ikke trenger å journalføre. Disse skal journalføres "så langt organet finn det tenleg", som det heter i arkivforskriften § 9.
Hvordan arkivere uten å journalføre?
I et elektronisk arkiv må et dokument registreres i arkivsystemet for at det skal bli arkivert. En forenklet registrering er en måte å arkivere organinterne dokumenter på, som ikke skal journalføres. Dette skal være en parallell til praksisen fra papirarkiv med å legge et dokument i saksmappen uten å registrere det i journalen.
Gjenfinning skal skje via saken, og brukeren skal identifisere dokumentet ved å se det på skjermen.
Noark-standarden stiller krav til hvordan arkivsystemer skal håndtere denne typen arkivdokumenter. For eksempel skal bare det minimum av metadata registreres som er nødvendig for å knytte dokumentet til saken, og det skal ikke være mulig å søke frem dokumentet.
I Noark 5 versjon 5.0 har dette betegnelsen «arkivnotat», og erstatter det som i tidligere Noark-versjoner er kalt «loggede dokumenter» eller «forenklet registrering».
Korrespondanse-dokumenter som bare enten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling, bør journalføres selv om det ikke er plikt til dette.
Lovhjemmel
Arkivforskriften § 9 omhandler journalføring og annen registrering, og definerer hva som er journalføringspliktig og ikke.