Om klassifikasjon og klassering

Klassifikasjonssystemet er "nøkkelen" til ordning av et arkiv, og skal omfatte alle virksomhetens sakområder.

Arkivnøkkelen kan vere basert på eitt eller fleire ordningsprinsipp. Oftast byggjer den på ei inndeling etter emne, men den kan også vere funksjons- eller objektbasert.

Eksempel på objektordna seriar er personalsaker ordna etter namn eller fødselsdato og bygningssaker ordna etter gards- og bruksnummer. 

I eit papirarkiv blir det brukt rekkjeordningssystem som fastset korleis sakene skal stillast opp. Det kan vere kronologisk etter dato eller løpenummer, alfabetisk eller etter eit kodesystem frå ein arkivnøkkel. 

Arkivnøkkelen viser inndelingsprinsipp og rekkjeordningssystem for arkivet og gir ei systematisk oversikt over dei arkivkodane eller verdiane som blir nytta i rekkjeordninga. Å bestemme ein arkivkode eller ein verdi for ei sak, og merke dei tilhøyrande dokumenta med denne koden eller verdien, blir kalla å klassere.

I enkelte miljø blir det hevda at overgangen frå papirarkiv til elektronisk arkiv med indeksering, metadata og gode søkeverktøy har gjort arkivnøklar overflødige. Men klassifikasjon er ein obligatorisk og sentral del av både vår eigen Noark-standard og internasjonale standardar som Moreq2010 og ISO 15489. Dei to sistnemnde standardane har funksjonsbaserte klassifikasjonssystem.

Eit velfungerande klassifikasjonssystem er ein føresetnad for effektiv iverksetting av bevarings- og kassasjonsplanar. Funksjonsbasert klassifikasjon kan gje dokumenta ein vidare kontekst fordi dokumenta blir knytte til den prosessen som skapte dei. Saker og dokument som blir til som resultat av same arbeidsprosess kan haldast samla. Dette vil lette framfinning i både aktive og avslutta arkiv. Eit godt klassifikasjonssystem vil vere til stor nytte, ikkje minst for arkiv som skal oppbevarast for all ettertid.

I arkivlova står det at Riksarkivaren kan krevja at arkivnøklar skal godkjennast, men det er lenge sidan det har vore praksis. Det er heller ikkje krav om at arkivnøklar skal registrerast lenger, slik det stod i forskrifta fram til 2018. Arkivverket kan gje råd og rettleiing om klassifikasjon, men det er berre i samband med godkjenning av kassasjonsreglar vi vurderer klassifikasjonssystemet.

Klassifikasjon gjer at bevaring og kassasjon kan bli gjennomført i samsvar med kassasjonsreglane. Det betyr at klassane i klassifikasjonssystema i størst mogleg grad bør eigne seg til å skilje mellom bevaringsverdig og ikkje bevaringsverdig dokumentasjon.

For å sikre at klassifikasjon blir utforma på en hensiktsmessig måte vil det vere ein fordel at verksemda som utarbeider nye klassifikasjonssystem kontaktar Riksarkivet på eit tidleg tidspunkt i arbeidsprosessen for råd og rettleiing.