Foto: Berre
Generelt om avlevering og deponering
Når arkiver er gått ut av bruk skal de overføres til depot for bevaring og langtidslagring – enten som en avlevering eller som en deponering. Avslutning og overføring omfatter flere oppgaver og operasjoner som er beskrevet her.
Avleveringsplikt
Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter organ som er lagde ned eller har avslutta verksemda si, skal avleverast til arkivdepot.
Kostnadane med avlevering skal dekkjast av det organet som avleverer arkivet.
Avleveringsplikta gjeld uavhengig av lovpålagde føresegner om teieplikt.
Avlevering eller deponering?
Avlevering betyr at et avsluttet arkiv – eller avsluttet arkivdel – blir overført til eit arkivdepot som overtar både råderett over og oppgaven med forvaltning av materialet. For statlige arkiv er det Arkivverket som overtar ansvaret.
For kommunalt arkivmateriale foregår overleveringen til depot som en deponering, Til forskjell fra en avlevering, så overtar depotinstitusjonen ved en deponering oppgaven med forvaltning av materialet, mens ansvaret og råderetten fortsatt ligger hos kommunen.
NB! I omtalen av overlevering på disse nettsidene brukes ofte betegnelsen avlevering – også der hvor det er snakk om en deponering. Dette vil bli korrigert etter hvert.
Tidspunkt for overføring
Arkivmateriale skal normalt avleverast når det er om lag 25- 30 år gammalt, men det kan søkjast om å få avlevere både før og etter denne fristen. Dersom eit organ blir nedlagt i ei omorganisering men funksjonen lever vidare i eit anna organ skal arkivet overførast dit.
Organ som tek sikte på å levere arkivmateriale, skal varsle vedkomande arkivdepot i god tid før arbeidet med avleveringa tek til. Arkivdepotet skal gi råd og rettleiing under arbeidet og sjå til at dei krava som er fastsette, blir oppfylte.
Avtale om overføring til depot
En statlig virksomhet som vet at en arkivperiode skal avsluttes, skal varsle Arkivverket.
Det skal utformes en avtaletekst i fellesskap mellom arkivskaper og Arkivverket. Avtalen skal spesifisere hva som skal overføres, hvem som har ansvaret og når overføringen skal skje. Avtalebrevet skal underskrives av begge parter.
Hvorfor skal overføring til depot avtales?
Et arkivdepot har behov for å planlegge mottak og testing, og overføring til depot kan derfor ikke sendes Arkivverket uten forvarsel. En formell avtale binder dessuten partene til å oppfylle ansvaret sitt.
Lovhjemmel
Arkivlova § 10 omhandlar avlevering.
Arkivforskrifta §§ 18-22 omhandlar eldre og avslutta arkiv.
Arkivforskrifta § 18 sier at offentlege organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Riksarkivaren gir forskrift om når avlevering skal skje.
For elektronisk arkivmateriale og arkivmateriale på andre optiske og magnetiske lagringsmedium som film, lydband, video m.m. kan Riksarkivaren gi forskrift om eller fastsetje i særskilde vedtak at det skal deponerast kopiar i arkivdepot på eit tidlegare tidspunkt.
Riksarkivaren si forskrift kapittel 5 har føresegner om elektronisk arkivmateriale som blir avlevert eller overført som depositum til Arkivverket.
Riksarkivarens forskrift § 5-5 sier at Arkivverket bestemmer tidspunkt og tidsintervall for avlevering eller deponering av arkivversjoner fra det enkelte system.
Riksarkivaren si forskrift kapittel 6 har føresegner om avlevering og overføring av ikkje-elektronisk arkivmateriale i statsforvaltninga.