Veileder for kirkelige fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost
Veilederen er tenkt som et hjelpemiddel ved avlevering av papirarkiver etter kirkelige fellesråd, menighetsråd, sokneprest, prost samt det nedlagte prestegårdstilsynet.
Avleveringsløpet
Arkivverket og Den norske kirke har innledet et samarbeid om et helhetlig avleveringsløp for arkiver skapt i Den norske kirkes enheter. En viktig målsetting er å utarbeide en nasjonal avleveringsplan. Etter avtale mellom Arkivverket og Den norske kirke, gjelder planen både arkivmateriale før 2017 (den statlige perioden) og materialet som er skapt etter 2017, da Den norske kirke ble et privat rettssubjekt.
Avleveringsplanen skal styre når og hvilket format det bevaringsverdige arkivmaterialet skal avleveres.
Etter avtale med Arkivverket gjennomføres et koordinert avleveringsløp av Kirkerådet v/ seksjon for arkiv, som også er hovedkontaktpunkt mellom Arkivverket og Den norske kirke.
Faser i avleveringsløpet
Avleveringsløpet består av fem faser (se bilde, figur). Fase 1 ble gjennomført høsten 2023. Da ble oppdatert bevarings- og kassasjonsplanen vedtatt.
Lenke til godkjent plan: Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for Kirkelig fellesråd, menighetsråd, sokneprest og prost (2023, nr.1369)
Avleveringsløpet er nå i fase 2.
Fase 2: Kartlegging
Kartleggingen gir en god oversikt over hvor mye arkivmateriale som finnes hos fellesråd, menighetsråd, sokneprester og proster i hele trossamfunnet. Når dere har funnet ut hvor arkivmaterialet er plassert og hvor stor mengde det er snakk om, skal dere fylle opplysningene inn i et kartleggingsskjema - ett skjema per arkiv. Veileder og kartleggingsskjema laster dere ned fra Ressursbanken hos Den norske kirke, under fanen for «Prosjekt – Nasjonal avleveringsplan». Utfylt kartleggingsskjema sendes til avlevering@kirken.no
Denne kartleggingen er en forutsetning for å planlegge fase 3 i avleveringsløpet - nasjonal avleveringsplan.
Mer informasjon om fase 3 kommer når den nasjonale avleveringsplanen er utarbeidet.
Arkivmateriale som kan avleveres
Arkivverket har i dag mottaksstopp for kirkelige arkiver - på papir. Unntaket er kirkebøker som kan avleveres 80 år etter siste innførsel. I tillegg kan klokkerbøker, dagsregistre, fødselsregistre, lysningsbøker, kommunikantprotokoller og kallsbøker avleveres når de er utskrevne.
Ønsker dere å avlevere dette arkivmateriale sender dere en søknad til Arkivverket på post@arkivverket.no med informasjon om hvilket sokn bøkene/protokoll kommer fra og hvilken periode hver enkelt dekker.