Høring: Revisjon av bevarings- og kassasjonsregler (2012)

Statsforvaltningen - høring BK-regler

Forslag til nye felles bevarings- og kassasjonsregler for statsforvaltningen ble sendt ut på høring 22. juni 2012. Høringsfristen ble først satt til august samme år, men ble senere forlenget til 31. desember etter ønske fra flere høringsinstanser. 

Til sammen 139 høringsinstansar ble invitert til å uttale seg, og 65 avga svar. 
47 av disse leverte svar med tilleggskommentarer, mens 18 leverte svar uten tilleggskommentarer.

Videre arbeid med bevarings- og kassasjonsregler for statsforvaltningen

Høringsinstansene var delt i synet på forslaget til nye regler. Flertallet var i hovedsak positive, mens en del stilte seg kritisk til hele eller deler av forslaget. Innvendingene gjaldt først og fremst at det i praksis vil være vanskelig og ressurskrevende å gjennomføre endringene.

I høringsbrevet ba Riksarkivaren om høringsinstansenes vurdering av flere spesifikke spørsmål om bevaring og kassasjon (se nedenfor). Innspillene viser at det er sprikende syn på flere sentrale områder.

Høringen viste imidlertid bred enighet om behovet for et nytt klassifikasjonssystem for arkivene i statsforvaltningen. Som et første steg i oppfølgingen ble det i Riksarkivet, fra mai 2013, satt i gang arbeid med å prøve ut en funksjons- og prosessbasert tilnærming til klassifikasjon for å samle erfaringer og praktisk kunnskap. Dette arbeidet pågår og Riksarkivaren vil komme tilbake til spørsmålet om revisjon av Felles arkivnøkkel for statsforvaltninga.

Planer for det videre arbeidet med fellesreglene:

• BK-reglene skal være ferdige i løpet av 2014 og settes i verk rundt årsskiftet 2014/2015. Arbeidet innebærer blant annet en gjennomgang av kommentarer, supplerende kartlegging, innarbeiding av relevante innspill. Til slutt skal forslaget legges frem for Kulturdepartementet.
• Så snart BK-reglene er ferdige, skal Riksarkivet sette i gang med å lage en ny veiledning. Veiledningen skal være ferdig før utgangen av 1. halvår 2015.

Kommuner og fylkeskommuner - høring BK-regler

Riksarkivaren har vedtatt en ny forskrift om bevaring og kassasjon av fylkeskommunalt og kommunalt arkivmateriale.

Nedenfor finner du oppsummering av innspillene fra høringen om forslag til nye bestemmelser for kommuner og fylkeskommuner (BKOFFSEK-kommune).

Det kom inn 64 eksterne høringssvar.

Mange kommuner har avgitt høringssvar i felleskap med andre kommuner eller sammen med en kommunal depotinstitusjon, slik at det totale antallet høringsinstanser som har avgitt høringssvar er nesten det dobbelte.

Generelt om høringssvarene

Høringsdokumentene ble sendt til

• Samtlige kommuner og fylkeskommuner, IKA’er, fylkesarkiv og byarkiv
• Departementene, Datatilsynet og Statens sivilrettsforvaltning,
• KS, Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP) og Norsk Arkivråd.

I tillegg var høringen tilgjengelig på Arkivverkets hjemmesider.

Høringssvarene fordeler seg slik:

• Kommuner: 76 + Longyearbyen lokalstyre
• Fylkeskommuner: 10
• Kommunale (fylkeskommunale) depotinstitusjoner: 13
• Statlige organer: 12
• Organisasjoner: 3
• Private organer: 2

Totalt 11 høringsinstanser uttaler at de ikke har merknader til forslaget, mens de øvrige har hatt merknader til høringsforslaget eller har svart på høringsspørsmålene.

Mange av høringsinstansene har levert grundige og gjennomarbeidede høringssvar. Flere høringsinstanser har drøftet problemstillingene med faginstansene i den respektive kommunen eller fylkeskommunen.

Spørsmål i høringsbrevet

I høringsbrevet ba Riksarkivaren om høringsinstansenes syn på fem problemstillinger:

1. De overordnede bevarings- og kassasjonsvurderingenene
2. Bevaring av saker som blir politisk behandlet
3. Bevaring av individinformasjon
4. Kartleggingens dekningsgrad
5. Andre endringer i forslaget

De statlige høringsinstansene ble bedt om å ta stilling til den første problemstillingen, mens øvrige høringsinstanser ble bedt om å ta stilling til samtlige høringsspørsmål. Svært mange høringsinstanser har uttalt seg om disse problemstillingene.

Andre generelle kommentarer

• Det bør utarbeides kommunale klassifikasjonssystemer som er tilpasset det nye regelverket i.e. en funksjonsbasert arkivnøkkel. Riksarkivet bør ta initiativ til dette.
• Det haster med å få utarbeidet et regelverk for pasientjournaler.
• Regelverket bør suppleres med en veiledning utarbeidet av Arkivverket i samarbeid med kommunal sektor eller at høringsnotatet oppdateres og følger regelverket videre.

Ny forskrift om bevaring og kassasjon (2014)

Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommuner og kommunale arkiver skapt etter 1950 gjøres gjeldende fra 1. februar 2014. 

I 2015 ble arbeidet med en ny veiledning til nye kommunale bevarings- og kassasjonsbestemmelser påbegynt som et supplement til regelverket.