Godkjenning av Noark-løsninger
Løsninger for elektronisk arkivering og journalføring i offentlig forvaltning skal tilfredsstille kravene i Noark-standarden. Riksarkivaren har en godkjenningsordning for leverandørenes løsninger, men godkjenningen er ikke en garanti for at minimumskravene for offentlig forvaltning er dekket i den enkelte løsningen.
På denne siden finner du en beskrivelse av Arkivverkets godkjenningsordning for Noark-løsninger - herunder prosessen man må gjennom for å få godkjent en slik løsning.
Oversikt over godkjente løsninger finnes under de enkelte versjonene.
Her finner du oversikt over godkjente løsninger basert på siste versjon (Noark 5).
NB!
Riksarkivarens godkjenningsordning innebærer en overordnet godkjenning av leverandørenes løsninger, men godkjenningen er ikke en garanti for at minimumskravene for offentlig forvaltning er dekket i den enkelte løsningen. Dette må den enkelte virksomhet selv kontrollere i anskaffelsesprosessen.
Hvordan gå fram for å få godkjent en Noark 5-løsning?
Noark 5 er gjeldende versjon og den standarden norsk forvaltning må forholde seg til ved nyutvikling av systemer eller løsninger for elektronisk journalføring og arkivering av journalføringspliktige dokumenter.
Leverandører som utvikler nye systemer må oppfylle de obligatoriske kravene i den til enhver tid gjeldende Noark 5-standard. Det finnes en del myter om at dagens arkivregelverk og Noark-standard begrenser innovasjon og nytenking rundt løsninger for arkiv i forvaltningen. Her forklarer vi handlingsrommet i Noark.
Et regime for test og godkjenning av Noark 5-systemer er utviklet. Se nedenfor.
Vi oppfordrer alle som skal utvikle en Noark 5-løsning om å ta kontakt med Arkivverket tidlig i prosessen for å få avklart eventuelle uklarheter.
Hva betyr det at en løsning er Noark 5-godkjent?
I følge arkivforskriften skal løsninger for elektronisk journalføring og arkivering av saksdokumenter i offentlig forvaltning tilfredsstille kravene i Noark-standarden. Dette gjelder enten forvaltningsorganet benytter et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring og arkivering inngår i et fagsystem, spesialisert saksbehandlingssystem, beslutningsstøttesystem eller lignende.
Før løsningen tas i bruk, skal den være godkjent av Riksarkivaren. Løsninger som ikke er publisert på Arkivverkets nettsider, er ikke godkjent som Noark 5-løsninger.
Riksarkivarens godkjenningsordning innebærer en overordnet godkjenning av leverandørenes løsninger, men godkjenningen er ikke en garanti for at minimumskravene for offentlig forvaltning er dekket i den enkelte løsningen. Dette må den enkelte virksomhet selv kontrollere i anskaffelsesprosessen.
Når Riksarkivaren har godkjent en løsning i henhold til Noark 5-standarden, betyr det at:
- Den som søker om godkjenning (leverandøren eller det organet som har utviklet løsningen), har fylt ut et egenerklæringsskjema og dermed bekreftet at løsningen tilfredsstiller relevante krav i standarden. Arkivverket gjennomfører ingen tester av den faktiske tilfredsstillelsen av kravene. Dette må den som kjøper løsningen selv gjøre.
- Arkivverket har derimot testet at det er mulig å produsere dokumenter, konvertere dokumentene til godkjent arkivformat og foreta deponerings- og avleveringsuttrekk fra løsningen. Deponerings- og avleveringsuttrekkene er ved godkjenning testet og godkjent av Arkivverket. Den som tar i bruk en godkjent løsning bør uansett forsikre seg om at funksjonaliteten for produksjon av arkivuttrekk fungerer i henhold til kravene i standarden. Vi oppfordrer til at man ved anskaffelse av en Noark 5-løsning kontraktfester at leverandøren av løsningen står ansvarlig for at uttrekksfunksjonaliteten til enhver tid oppfyller kravene i standarden.
- Løsningens brukervennlighet, brukergrensesnitt eller evne til å oppfylle særskilte krav som organet har stilt i sin egen kravspesifikasjon, er ikke vurdert. Og det er heller ikke en del av kriteriene i godkjenningsprosedyren. Dette må den som kjøper løsningen selv gjøre.
Om godkjente løsninger
Riksarkivarens godkjenning gjelder for den konkrete versjonen av løsningen som har vært vurdert i godkjenningsprosessen. Det er ikke nødvendig å søke godkjenning av hver enkelt implementering av en løsning hos kunde.
- Ved versjonering av en Noark 5-løsning plikter leverandøren å sikre at den nye versjonen tilfredsstiller minst alle krav som angis oppfylt i den publiserte egenerklæringen som ligger til grunn for godkjenningen. Hvis det avdekkes alvorlige avvik fra de krav som forventes oppfylt i henhold til egenerklæringen, kan løsningen fjernes fra oversikten over godkjente løsninger.
- Hvis det avdekkes alvorlige avvik fra obligatoriske krav som angis oppfylt i egenerklæringen, kan løsningen fjernes fra oversikten over godkjente løsninger.
- Før innsending av et uttrekk til Arkivverket, plikter den som produserer uttrekket selv å validere uttrekket/arkivstruktur.xml mot skjema. Hvis det forekommer valideringsfeil i uttrekket som ikke er til hinder for godkjenning, må den som lager uttrekket dokumentere alle valideringsfeil og angi hjemmel/begrunnelse for at uttrekket kan godkjennes.
Ved nye versjoner av Noark-standarden, kan Riksarkivaren i særlige tilfeller kreve fornyet godkjenning av allerede godkjente løsninger.
I de tidligste godkjenningsbrevene ble det tatt inn en formulering om at endelig godkjenning bare er gyldig i tre år, og at det innen to år og ni måneder skulle sendes inn en søknad om fornyet godkjenning. Det ble anført at dersom en slik søknad ikke ble mottatt, ville løsningen bli fjernet fra oversikten over godkjente løsninger. Vi gjør oppmerksom på at dette ikke lenger er et aktuelt krav. Løsninger som har en slik formulering i sitt godkjenningsbrev, skal fremdeles anses som godkjent.
Trinn 1: Egenerklæringsskjema er levert til Arkivverket av den som søker om godkjenning.
Trinn 2: Den som søker om godkjenning har demonstrert for Arkivverket at det faktisk er mulig å produsere dokumenter, konvertere dokumentene til godkjent arkivformat og produsere uttrekk fra systemet, jf også punkt 4 nedenfor.
Trinn 3: Test og godkjenning av produsert uttrekk er utført av Arkivverket.
Resultat av trinnene 1 til 3 publiseres på Arkivverkets nettsider som et vedtak om midlertidig godkjenning. Vedtaket inneholder begrunnelse for hvorfor løsningen er gitt status midlertidig godkjent. For løsninger som ikke oppfyller alle obligatoriske krav, oppgis det også hvilke vurderinger som ligger til grunn for at løsningen likevel er gitt midlertidig godkjenning.
Trinn 4: Før endelig godkjenning av løsningen kan finne sted, er test og godkjenning av uttrekk fra et reelt produksjonsmiljø utført av Arkivverket. Uttrekket produseres av leverandør eller arkivskaper selv, mens Arkivverkets personale er til stede.
Endelig godkjenning baseres på den til enhver tid gjeldende standard. Det vil si at løsninger som er midlertidig godkjent i henhold til tidligere versjoner, må oppgraderes til siste versjon for å få endelig godkjenning.
Den som har fått innvilget midlertidig godkjenning av en Noark 5-løsning skal melde fra til Arkivverket om dato for produksjonsetting av løsningen hos første kunde. Søknad om endelig godkjenning bør være Arkivverket i hende innen 9 måneder etter produksjonsetting, og må senest være mottatt innen 12 måneder.
Ved endelig godkjenning publiseres eventuell revidert egenerklæring og resultatet av testen av uttrekket på Arkivverkets nettsider, sammen med opplysninger om at løsningen er endelig godkjent.
Når det nærmer seg tidspunkt for innsending av formell godkjenningssøknad, anbefaler vi at egenerklæringsskjema med vedlegg fylles ut og sendes til Arkivverket som grunnlagsdokumentasjon i den kommende godkjenningsprosessen.
Egenerklæring med vedlegg for Noark 5 versjon 5.0
Hvordan fylle ut egenerklæringsskjemaet?
Egenerklæringsskjemaet skal fylles ut av den som søker Riksarkivaren om godkjenning av en Noark 5- løsning.
Det skal søkes om godkjenning for alle typer løsninger som har funksjoner for elektronisk journalføring eller arkivering av saksdokumenter.
Noark 5-standarden skiller mellom tre ulike typer krav:
- Obligatoriske (O-krav),
- Betinget obligatoriske (B-krav) og
- Valgfrie (V-krav).
Det skal angis i skjemaet om kravene oppfylles eller ikke.
- Normalt skal alle O-krav oppfylles. Hvis et O-krav ikke blir oppfylt, skal dette begrunnes i et eget vedlegg.
- Når det gjelder B-kravene, er det i fotnoter til skjemaet angitt når kravene er obligatoriske.
I selve egenerklæringsskjemaet er det mer detaljerte opplysninger om utfylling.
Den som søker om midlertidig godkjenning skal produsere et prøveuttrekk med Arkivverkets personale til stede, og dette skal inngå som en del av demonstrasjonen av systemet. Det skal gjøres rede for hvordan uttrekksfunksjonen er implementert i løsningen, f.eks. ved å dokumentere hvilke databasespørringer som brukes for å identifisere de mappene som uttrekket omfatter.
Prøveuttrekket skal produseres i ett eksemplar til en portabel harddisk, en minnepinne, en DVD- eller en CD-plate. Mediet skal den som søker om godkjenning, selv skal ha med ved demonstrasjonen.
Uttrekket skal følge kravene til avleveringspakke i den versjonen av Noark 5 det søkes godkjenning etter, med følgende presiseringer:
Fila arkivstruktur.xml skal inneholde alle typer arkivenheter som er representert i løsningen. Prøveuttrekket skal bestå av minst én forekomst av arkiv, arkivdel og klassifikasjonssystem, 10 forekomster av klasse (inkludert eventuelt hierarki), 50 forekomster av mappe, og minst 100 forekomster av registrering, dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt. En eller flere av arkivenhetene klassifikasjonssystem, klasse, mappe og dokumentbeskrivelse kan eventuelt utgå i avleveringspakker fra bestemte fagsystemer. Dersom avleveringspakken inneholder dokumentfiler, skal antallet slike være minst 100.
Filene offentligJournal.xml og loependeJournal.xml skal omfatte alle registreringer/journalposter som er opprettet i løpet av en gitt tidsperiode. Prøveuttrekket skal inneholde minst 100 slike registreringer i hver av de to journalutskriftene.
Fila endringslogg.xml skal inneholde logging av minst 10 endringer.
Fila arkivstruktur.xml skal inneholde like mange forekomster av dokumentobjekter som det finnes dokumentfiler i avleveringspakken.
Uttrekk for endelig godkjenning skal foretas fra en løsning som har vært i produksjon i minimum 6 måneder som midlertidig godkjent Noark 5-løsning. Ved endelig godkjenning skal det som del av demonstrasjonen produseres uttrekk fra reelle data i et reelt produksjonssystem. Uttrekket skal produseres i ett eksemplar til en portabel harddisk, en minnepinne, en DVD- eller en CD-plate. Mediet skal den som søker om godkjenning selv skal ha med ved demonstrasjonen. Det er et krav at uttrekket produseres til et fysisk medium.
Ettersom dette er en endelig godkjenning av en løsning i produksjon, skal uttrekket produseres i tråd med kravene i avleveringskapittelet i standarden, samt avleveringsbestemmelsene for elektronisk materiale i riksarkivarens forskrift.
Uttrekket bør produseres med utgangspunkt i en eller flere avsluttede arkivdeler. Det kan oppnås ved at data speiles eller kopieres fra produksjonsbasen til en testbase hos arkivskaper der arkivdelen eller arkivdelene kan avsluttes.
Hvis uttrekket skal produseres etter alminnelig periodisering, kan dette enten gjøres ved skarp periodeskille, der man automatisk avslutter alle saker som ikke har status avsluttet, eller det kan gjøres ved mykt periodeskille, der alle ikke avsluttede saker overføres til en arvtaker og ikke kommer med i uttrekket. Hvorvidt mykt periodeskille er en god løsning avhenger av hvor mange saker som vil utelukkes fra uttrekket.
Uttrekket skal minst omfatte et halvt års produksjon.
