Noark-fritak for enkelte fagsystemer

Dispensasjon fra Noark-plikten

Riksarkivaren har gitt generell dispensasjon fra Noark-plikten i arkivforskriften § 11 for elektroniske arkivsystemer med journalpliktig dokumentasjon, hvor dokumentasjonen kun skal bevares i inntil 10 år. Da er det ikke behov for å lage arkivuttrekk for langtidsbevaring, og journalføringsplikten kan oppfylles uten Noark-godkjenning.

Dette betyr at slike fagsystemer ikke lenger må være Noark-godkjent eller integrert med en Noark-løsning. Dispensasjonen gjelder både nye og eksisterende systemer. 

Arkivregelverkets grunnleggende krav ved bruk av elektroniske arkivsystemer gjelder fortsatt, og sikrer at dokumentasjonen blir forsvarlig forvaltet fram til den skal kasseres. Ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systemteknisk informasjon skal være dokumentert i virksomhetens arkivplan.

Dispensasjonen er gitt under disse forutsetningene:

1. Oppbevaringstid på 10 år eller mindre

For at et fagsystem skal være fritatt fra Noark-plikten, må dokumentasjonen som systemet forvalter ha en oppbevaringstid på maksimalt 10 år. Dette skal være bestemt i enkeltvedtak eller forskrift, og beskrevet i virksomhetens arkivplan.

Bevaring eller kassasjon
Statlige virksomheter skal følge reglene i riksarkivarens forskrift kapittel 7 del II for egenforvaltningssaker. For fagsaker utarbeider virksomhetene egne kassasjonsregler som godkjennes av Riksarkivaren i form av et kassasjonsvedtak. 

Kommunale og fylkeskommunale virksomheter lager sine egne kassasjonsbestemmelser i tråd med riksarkivarens forskrift kapittel 7 del III.

Oppbevaringstid
Hvor lenge dokumentasjonen skal oppbevares før kassasjon, bestemmes av fagspesifikk lovgivning, personvernbestemmelser eller virksomhetens eget behov. Virksomhetens vurdering av oppbevaringstiden skal være skriftlig. Dette følger av riksarkivarens forskrift § 7-3.

2. Produksjon av journal og offentlig journal

Fagsystemet må kunne produsere både journal og offentlig journal. Arkivforskriften §§ 9 og 10 stiller krav om journalføring og hvilke opplysninger journalen skal inneholde. Les mer om journalføring.

Statlige virksomheter med hele landet som virkeområde skal produsere offentlig journal i et format som støttes av eInnsyn. Les mer om publisering av journal på eInnsyn på Digitaliseringsdirektoratets nettsider.

Kommuner skal produsere offentlig journal i et menneskelesbart format, eller et format som støttes av kommunens løsning for publisering av offentlig journal. 

3. Bevaring av journal og offentlig journal

Arkivforskriften § 15 c. gir bevaringspåbud for journaler. Journal og offentlig journal fra fagsystemet skal avleveres/deponeres for langtidsbevaring i arkivdepot. Godkjente filformater går fram av riksarkivarens forskrift § 5-17, for eksempel XML eller PDF/A.

Sammen med avleveringen/deponeringen skal det også følge med:

• teknisk dokumentasjon som beskriver metadatafeltene i journalen, jf. riksarkivarens forskrift § 5-24 (1) b
• administrative opplysninger jf. riksarkivarens forskrift §§ 5-27 (1) og 5-28

4. Krav til arkivfunksjonalitet

Dokumentasjonen skal være pålitelig, sikret og anvendelig frem til den skal kasseres. Det krever at fagsystemet er et fullgodt arkivsystem som oppfyller bestemte minimumskrav til funksjonalitet. Ansvarsforhold, arbeidsrutiner og systemteknisk informasjon skal også være dokumentert.

Den følgende sjekklisten er en støtte for vurdering av om fagsystemet har funksjonalitet som oppfyller de grunnleggende kravene i arkivregelverket. Virksomheten må selv formulere en nøyaktig kravspesifikasjon til systemleverandøren ut fra egen behovskartlegging og risikovurdering.

Sjekkliste for funksjonelle krav

Dokumentfangst
Fagsystemet skal ha funksjonalitet for å 

• arkivere all dokumentasjon uavhengig av filformat, teknisk koding, kilder eller andre tekniske egenskaper
• fange og vedlikeholde metadata definert av arkivforskriften § 10 og virksomhetens egne behov
• fryse dokumentasjonens informasjonsinnhold 
   

Metadata og logger
Fagsystemet skal ha funksjonalitet for å knytte enkeltdokumenter til

• en unik og varig identifikator
• sammenhengen de ble skapt i og arbeidsoppgavene de er ment å dokumentere
• en hendelseslogg som dokumenterer bruken av dokumentasjonen 
   

Sikkerhet og tilgangsstyring
Fagsystemet skal ha funksjonalitet for å 

• sikre at kun autoriserte brukere får tilgang til dokumentasjon i henhold til virksomhetens regler for tilgangsstyring
• beskytte dokumentasjon og metadata mot uautorisert tilgang, endring og sletting
• loggføre all autentisering og andre handlinger og hendelser knyttet til dokumentasjonens sikkerhet
   

Tilgjengelighet og anvendbarhet
Fagsystemet skal ha funksjonalitet for å 

• sikre at dokumentasjon og metadata er lagret på en varig og sikker måte, slik at den forblir tilgjengelig i hele bevaringstiden
• søke etter dokumentasjon og metadata
• hente frem, gjengi og tilgjengeliggjøre dokumentasjon og metadata i en anvendelig form 
   

Kassasjon
Fagsystemet skal ha funksjonalitet for å 

• kassere dokumenter og metadata som er omfattet av kassasjonsbestemmelser, slik at de ikke er mulig å rekonstruere
• bevare journalmetadata for kassert dokumentasjon