Noark 5-standarden

Det er kommet ett tilleggskapittel, kapittel 6.5.9 Publisering av offentlig journal på Internett.

Under følger en mer detaljert oversikt over endringer:

Metadataelementet 504skjermingsvarighet har fått betingelse: Obligatorisk hvis det er kjent hvor lenge skjermingen skal vare og
505skjermingOpphørerDato er endret fra O til B med denne betingelse: Obligatorisk hvis det er kjent hvor lenge skjermingen skal vare

5.4.3 Endret fra O til B for sakarkiv

5.4.4 Utgår

5.4.13 Endring avmerknad

5.4.18 Endring av merknad

Følgende tekst er tatt ut fra side 79 i standarden: Struktur- og innholdsspesifikasjon (XML-schema) for generell dokument­fangst kommer i en senere versjon av Noark 5. 

5.10.19 Utgår

5.11.7 Omgjort til Obligatorisk krav

5.12.14. Merknad lagt til: Kravet gjelder særlig ved migrering.

5.12.15 har fått utvidet innhold, tekst hentet fra brødteksten over.

M609 er i metadata for løpende journal rettet fra antallRegistreringerEksportert til antallJournalposter

5.12.31 gjort om fra V til B

5.12.42 endret fra B til O

6.1.2 referanseArkivdel er fjernet fra oversikten over metadata som det ikke er tillatt å endre på

6.1.10 Kravet utgår

6.1.34 Kravteksten er endret noe. Det er ikke lenger snakk om endring av status, bare at det skal være mulig å endre tittel på en journalpost etter at status er satt til ekspedert, journalført eller arkivert.

6.1.38 endret fra ”versjon” til ”variant”

6.1.39 Utgår

6.1.40 Endring i kravet fra skal- til bør-formulering

6.1.43 Utgår

6.1.45 er gjort om fra O til V

6.2.22 Gjøre om fra B til V

6.2.33 Tilførsel i kravet …selv om klassen som presedensen tilhøres skal kasseres

Side 141: Lovnaden om å lage utvekslingsformat for elektronisk meldingsutveksling er trukket tilbake og teksten slettet fra dokumentet.

Side 149: Lovnaden om å lage Struktur- og innholdsspesifikasjon (XML-schema) for migreringsuttrekket er fjernet fra standarden.

Kap 6.3.32: Her er det kommet tillegg i teksten etter innspill fra Herbjørn Andressen.

6.3.8 Utgår

6.3.33 er omgjort fra O til V

Kap. 6.5.9 er et nytt kapittel.

8.5.3 Endret bra B til V

9.2.2 Teksten i kravet er omformulert for at intensjonen skal komme tydligere fram

Kapittel 12.1: Her er det gjort enkelte små justeringer i enkelte formuleringer

12.2.7 Oppdatering av innholdet. Minside.no er ikke lenger operativ.

12.2.9 Utgår

12.2.12 Føyd til krav om passordskiftets hyppighet

12.2.18. Presisering i kravet om gjenbruk av ID

Side 237: Siste setning første avsnitt har fått følgende tilførsel. ”Eventuelle sammenhenger som skal gjelde mellom ulike roller må forankres i arkivskapers egen sikkerhetspolicy.”

Side 237 har videre fått følgende tekstlige tilførsel: ”Prosessrelaterte rettigheter er et verktøy for å angi ulike betingelser for autorisasjon til å utføre en bestemt handling. Et eksempel kan være at virksomhetens sikkerhetspolicy krever at man har en bestemt rolle (for eksempel ”leder”) for å endre status på en registrering eller en mappe til ”avsluttet”. (Denne kravtabellen er en generalisering av de konkret angitte prosessrelaterte rettighetene i Noark‑4 kapittel 8.2.2.2).”

12.2.38 Det er føyd til ordet ”sakstyper” i kravet.

12.2.58 Mindre justering av teksten

13.3.2 Gjort presisering i denne teksten: ”Terminalidentitet, alternativt MAC-adresse (fysisk kontrolladresse for utstyrsenheters nettverkstilgang) eller IP‑adresse, som kan indikere hvor vedkommende har logget seg på fra”

Metadatalementene M504 skjermingsvarighet og M505 skjermingOpphoererDato er gjort om fra obligatorisk til betinget obligatoriske metadata.

Det er gjort enkelte endringer i Schema:

Endringer i XML-skjemaene og malen for arkivuttrekk.xml for Noark 5.

- Alle skjemaer har fått endret version-attributtet i xs:schema fra '3.0' til '3.1'.

- I skjemaet metadatakatalog.xsd er elementet M620 - tilknyttetDato rettet opp til å være av datatypen dateTime, slik at dette elementet stemmer overens med Vedlegg 2 Metadatakatalog objektsortert.

- I skjemaet arkivstruktur.xsd er elementene M504 - skjermingsvarighet og M505 - skjermingOpphoererDato endret fra obligatoriske til valgfrie.

- Noark 5-versjonsangivelsen i malen for arkivuttrekk.xml er endret fra '3.0' til '3.1'.

- I malen for arkivuttrekk.xml for Noark 5, er det i opplysningene om løpende journal (loependeJournal) og offentlig journal (offentligJournal) under egenskapen info, endret fra 'registrering' til 'journalregistrering'.

- I malen for arkivuttrekk.xml for Noark 5, er tittelen på det første dataobjektet endret fra 'Noark 5 arkivuttrekk' til 'Noark 5-arkivuttrekk'.

- Navnet på malfilen for arkivuttrekk.xml er endret til 'arkivuttrekk_Noark_5_v_3_1_mal.xml'.

Det ble etter publisering av versjon 3.1 den 15.3.2013 avdekket at det var behov for å justere noe på tre krav i kapittel 6.5.9. Disse kravene er som følger:

1. Det er skrevet et nytt kapittel om tjenestegrensesnitt, dvs. tjenester for utveksling (lagring og gjenfinning) av data mellom fagsystem og arkivkjerne. Utgangspunktet er de samme tjenestene som ble definert i Noark-4 Web Services.
- GeoInteragrasjonsprosjektets dokument “Grensesnitt mot arkiv” blir tatt inn som eget vedlegg.
- Det blir laget et eget vedlegg over Noark 5 metadata som finnes i tjenestegrensenittet, men som ikke er definert i metadatakatalogen. Dette er altså metadata som ikke skal avleveres, men som kan utveksles i tjenestegrensesnittet.

2. Det er foretatt en rekke endringer i metadata, noe som har ført til revisjon av XML-skjemaene og i vedleggene som beskriver metadataene. Disse endringene ligger i et eget dokument (se høyrefeltet).

De viktigste endringene er:

- Alle metadataelementer som inneholdt bokstavene æ, ø og å har fått ny skrivemåte etter følgende mønster: æ > ae, ø > oe og å > aa. Grunnen til dette er at en bør unngå norske bokstaver i navn på XML-elementer.
- Følgende overordnede XML-elementer har skiftet navn: basismappe > mappe, forenkletRegistrering > registrering.
- Elementene mappetype og registreringstype fjernes fra metadatakatalogen. I skjemaet er dette attributter til mappe og registrering (angir hvilken spesialisering av mappe og registrering det dreier seg om).
- Referanser til foreldre og barn utgår: referanseForelder, referanseBarn, referanseKlassifikasjonssystem, referanseMappe, referanseRegistrering og referanseDokumentbeskrivelse. Disse er fjernet fordi dette er unødvendig informasjon, tilhørighet til overordnede og underordnede arkivenheter fremgår av den hierarkiske strukturen som metadataene inngår i.
- Avskrivning og kryssreferanse inneholder nå bare referanse til en annen arkivenhet, referansen tilbake til enheten det ble referert fra er fjernet. - Det er nå et krav at identifikasjonen av arkivenheter (systemID) skal være unik innenfor det arkivskapende organet, og ikke bare for det enkelte arkivuttrekk. Det skal altså være mulig å referere til en arkivenhet som forekommer i et annet arkivuttrekk (f.eks. en senere deponering/avlevering).
- Arkivenheten dokumentobjekt skal ikke ha systemID, fordi denne ikke vil være entydig i et arkivuttrekk. Dersom en dokumentfil er knyttet til mer enn en registrering, vil innholdet i dokumentobjektet kopieres for hver tilknytning.
- Innholdet i dokumentlink er slått sammen med dokumentbeskrivelse fordi den forekommer bare en gang i hver dokumentbeskrivelse.
- Elementene saksbehandler og tilhørende administrativEnhet er flyttet fra saksmappe til korrespondansepart.
- Det er fremdeles mappeID og registreringsID som er den logiske identifikasjonen av mappe og registrering. Men for saksmappe og journalpost er også saksaar, sakssekvensnummer, journalaar og journalsekvensnummer innført i tillegg.

3. Endringer i avleveringskapitlet.
- Hele kapitlet er skrevet om, og kravene er omformulert. En detaljert oversikt over endringer i ordlyden på kravene ligger i et eget dokument (se høyrefeltet).
- Innholdet i loependeJournal og offentligJournal er beskrevet, og det er laget XML-skjemaer for disse.
- Det er laget et eget vedlegg med en detaljert oversikt over hva endringsloggen skal inneholde, dvs. hvilke endringer av hvilke metadataverdier som skal avleveres. - Det er beskrevet mer detaljert hvordan virksomhetsspesifikke metadata skal avleveres. Et eget vedlegg viser et konkret eksempel på dette.
- Filen som inneholder metadata om uttrekket har skiftet navn: avlevering.xml > arkivuttrekk.xml. Innholdet i denne filen er ikke lenger definert som metadataelementer. Dette er en fil som skal følge med alle deponeringer/avleveringer til arkivverket (også fra fagsystemer). Filen følger Riksarkivarens ADDML-standard, og XML-elementene har engelske navn (fordi ADDML er en standard som også brukes internasjonalt). Filen inneholder bl.a. antall poster i XML-filene og sjekksummer både for XML-filer og XML-skjemaer i tillegg til en del annen overordnet informasjon om arkivuttrekket..

4. Alle klassediagrammer (“datamodeller”) er tegnet på nytt og kvalitetssikret mot XML-skjemaene og metadatavedleggene. De har en litt annen syntaks enn de forrige, og inneholder mer informasjon. Bl.a. representerer stiplede linjer referanser (metadataelementer som inneholder systemID til andre) og heltrukne linjer med en firkant i den ene enden representerer gruppering av elementer i arkivuttrekket (elementer i enden uten firkant grupperes inn i elementet i enden med firkant). Det er videre lagt inn beskrankninger av typen enten/eller (eksklusiv eller) som sier at et overordnet element bare kan eller må inneholde elementer av én av de underordnede typene som inngår i beskrankningen. Dette er også beskrevet i vedlegg 2 ”Metadata gruppert på objekter”. Kardinalitet er angitt begge veier for alle relasjoner både i klassediagrammene og i vedlegg 2.

Endringer i kapittelstrukturen

En av de umiddelbart mest synlige endringene i Noark 5 versjon 2.0, er endringene i kapittelstrukturen. På et overordnet nivå er standarden nå delt inn i tre hoveddeler: del 1, en generell del, del 2 om kjernen, og del 3 om valgfrie moduler som kan integreres mot kjernen.

Del 1 består av de tre første kapitlene, som ikke i vesentlig grad er endret fra versjon 1.2.

Del 2 består av gamle kapittel 4, og handler utelukkende om Noark 5 kjerne, indre og ytre. Dette er nå delt opp i tre hovedkapittel: kapittel 4, som er en innledning til kjernen, kapittel 5 om den indre kjernen, og kapittel 6 om den ytre kjernen. Dette grepet ble tatt for bedre å legge til rette for ny kravnummerering, se mer om dette under.

Del 3 består av kapitlene 7-14, gamle kapitler 5-13, hvor gammelt kapittel 5 er utgått, og resten er beholdt som de var, men med en forskyvning i nummereringen som følge av oppsplittingen av gammelt kapittel 4.

Noen av kapitlene i gammelt kapittel 4 er flyttet på, men beholdt innenfor del 2. Noen kapittel som var i indre kjerne (gammelt kapittel 4.2) er flyttet til ytre kjerne (nytt kapittel 6), og noen kapittel er flyttet internt innen kapittel 6 (gammelt kapittel 4.3). Det er også opprettet noen nye kapittel, på nivå 2 som samler kapittel som er flyttet, og på nivå 3 med nye krav.

Gammelt kapittel 4.1 er nytt kapittel 4.

Gamle kapittel 4.1.1-4.1.4 er nye kapittel 4.1-4.4

Gammelt kapittel 4.2 er nytt kapittel 5.

Gamle kapittel 4.2.1-4.2.13 er nye kapittel 5.1-5-13.

Noen underkapittel, nivå 4 i kapittel 4.2.8, er flyttet ut av nytt kapittel 5, se mer om dette under.
Nytt underkapittel under 5.13, som er 5.13.1 ”Konvertering til arkivformat”. Består av krav hentet fra kravtabellen ”Krav til administrasjon av kjernen”, flyttet ut og samlet i eget underkapittel for oversiktens skyld.

Gammelt kapittel 4.2.13.1 er nytt kapittel 5.13.2.

Gammelt kapittel 4.3 er nytt kapittel 6.

Gamle kapittel 4.3.1 er flyttet, nytt kapittel 6.7.

Gammelt kapittel 4.3.2 er flyttet, nytt kapittel 6.8

Gammelt kapittel 4.3.2.1 er flyttet, nytt kapittel 6.9.

Gammelt kapittel 4.3.3 ”Saksbehandling” er splittet, nye kapittel 6.1 ”Krav til frysing av metadata og dokument” og 6.2 ”Saksbehandling”. Konkret er det underkapitlene på nivå 4 (4.3.3.1 ”Avskrivning”, 4.3.3.2 ”Sakspart”, 4.3.3.3 ”Presedens”) som er flyttet ut og samlet i et eget kapittel, med nye kapittelnummer hhv. 6.2.4, 6.2.5 og 6.2.6. I tillegg er det kommet inn tre nye kapittel på samme nivå, 6.2.1 ”Generelle krav til saksbehandling”, 6.2.2 ”Saksfordeling” og 6.2.3 ”Oppsplitting og sammenslåing av mapper, flytting av registreringer”.

Det er opprettet et nytt underkapittel 6.3 ”Elektronisk kommunikasjon”. Det består av gammelt kapittel 4.3.4 ”E-post” (nytt 6.3.1), samt følgende kapittel som er flyttet fra indre til ytre kjerne: Deler av 4.2.8.1 ”Generelle krav til dokumentfangst”, de unummererte underkapitlene ”Krav til masseimport” og ”Elektroniske skjema for utfylling over internett” er blitt nye kapittel 6.3.3 ”Masseimport” og 6.3.4 ”Elektroniske skjema for utfylling over internett”. Gamle kapittel 4.2.8.2 ”Elektronisk dokumentutveksling” og 4.2.8.3 ”Migrering mellom Noark-løsninger” er blitt nye kapitler hhv. 6.3.5 og 6.3.6, uendret tittel. I tillegg er kravtabellen ”Metadata for dokumenter som er mottatt eller sendt med elektronisk signatur” fra gammelt kapittel 4.3.7 ” Sikkerhet og tilgangsstyring” flyttet, og blitt eget underkapittel 6.3.2 ”Kryptering og elektronisk signatur”.

Gammelt kapittel 4.3.5 er nytt kapittel 6.4.

Gammelt kapittel 4.3.6 er nytt kapittel 6.5.

Gammelt kapittel 4.3.7 er nytt kapittel 6.6.

Gammelt kapittel 4.3.8 er nytt kapittel 6.10.

Noen metadatatabeller har vært feilplassert i den gamle versjonen, og disse er nå flyttet til de kapitlene de hører hjemme. Det dreier seg om "Metadata for avskrivning" som er flyttet fra gammelt kapittel 4.2.5 til nytt kapittel 6.2.4, "Metadata for elektronisk kommunikasjon" som er flyttet fra gammelt kapittel 4.2.5 til nytt kapittel 6.3.2 og som har fått nytt navn "Metadata for elektronisk signatur", "Metadata for sletting av dokumenter" som er flyttet fra gammelt kapittel 4.2.6 til nytt kapittel 5.13.2 og "Metadata for konvertering" som er flyttet fra gammelt kapittel 4.2.6 til nytt kapittel 15.13.1.

Rapporten "Saksmappe- og dokumentoversikt" er flyttet fra obligatoriske rapporter i gammelt kapittel 4.3.6.4 til anbefalte rapporter i nytt kapittel 10.1.1

Endringer i teksten

Teksten til kapittel 1.4 er endret, og kapitlet har fått ny overskrift: "Kravtyper i Noark 5". Dette kapitlet forklarer de forskjellige kravtypene. Endringer i kravtypene er beskrevet nedenfor.

Teksten til kapittel 4.3, avsnittet "Metadata i Noark 5" er endret. Endringer i Metadatatabellene er beskrevet nedenfor.

Teksten til kapittel 5.5 er endret og beskrivelsen av "Forenklet registrering" er flyttet foran beskrivelsen av "Basisregistrering".

I kapittel 5.12 avsnitt "Metadata for avlevering" kreves de nå at disse metadataene skal avleveres som en separat fil. I gammel versjon var kravet at de skulle grupperes inn i metadata for arkivdel. XML-skjemaene for avlevering (eget vedlegg) er endret i samsvar med dette.

Teksten til kapittel 5.13.1 er ny.

Innledningen til gammelt kapittel 4.3, nytt kapittel 6, er de tre opprinnelige avsnittene slått sammen til ett, og det er kommet et nytt andre avsnitt. I tillegg er det som før var innledningen til 4.3.3 ”Saksbehandling” flyttet, og er nå del av den generelle innledningen til kapittel 6, tredje, fjerde og femte avsnitt i innledningen.

Teksten til kapittel 6.1 er ny.

Innledningen til kapittel 6.2 er ny.

Teksten til kapittel 6.2.3 er ny.

Teksten til kapittel 6.3.2 er ny.

Endringer i kravene

I gammel versjon var det en gjennomgående nummerering av kravene innenfor hvert hovedkapittel, noe som medførte at numrene i gammelt kapittel 4 gikk fra 4.1 til 4.445. Kravnumrene løper nå innenfor hvert underkapittel, slik at de to første leddene i nummeret angir kapittelnummer og det siste leddet er løpenummer. Eksempel: Krav 5.1.4 er krav 4 i kapittel 5.1. Dette har medført at alle kravene har fått nye nummer. Denne endringen er innført for at det skal være lettere å bla seg fram til det kapitlet kravet hører under, og for at det skal være mulig å føye til nye krav under hvert enkelt kapittel dersom det er behov for det i framtidige versjoner.

Kravtypene er redusert fra fire til tre, og forkortelsene er endret: O (obligatorisk), B (betinget obligatorisk, forkortet BO i gammel versjon), og V (valgfritt, forkortet A for anbefalt i gammel versjon). Typen BA (betinget anbefalt) utgår. Obligatoriske og betinget obligatoriske krav er angitt med "skal" i kravteksten. Valgfrie krav er angitt med "bør" i kravteksten. Betinget obligatoriske krav er obligatorisk under bestemte betingelser. Disse betingelsene er nærmere beskrevet i merknadskolonnen i kravtabellene.

I gammel versjon var et betinget obligatorisk krav knyttet til et anbefalt krav som ble oppfylt. I ny versjon er disse kravene knyttet til en rekke forskjellige betingelser. Mange obligatoriske krav i gammel versjon er nå endret til betinget obligatorisk. Antallet betinget obligatoriske krav i ny versjon er derfor langt høyere enn i gammel versjon.

Noen krav er også endret fra obligatorisk eller betinget obligatorisk til valgfritt.

Noen gamle krav utgår. En del nye krav har kommet til. Selve teksten i noen krav er dessuten endret.

Det går også fram av tabellen hvilke gamle krav som utgår, og hvilke nye som har kommet til.

Endringer i metadata

Det er gjort endringer i metadatatabellene som forekommer i den løpende teksten.

Kolonnen "Obligatorisk" i gammel versjon er endret til "Type". Her brukes de samme forkortelsene som for kravtype, dvs. O (obligatorisk), B (betinget obligatorisk) og V (valgfritt). Men disse typene har en annen betydning for metadata enn for selve kravene. Obligatoriske metadataelementer må alltid være tilordnet en verdi, betinget obligatoriske elementer må være tilordnet en verdi når visse betingelser er oppfylt, mens valgfrie elementer ikke behøver å være tilordnet noen verdi. Det er altså ikke slik at et obligatorisk metadataelement nødvendigvis er knyttet til et obligatorisk krav.

Forekomstene angis som tidligere med "En" eller "Mange". Antall forekomster er dessuten avhengig av typen, jf. tabellen nedenfor.

Kolonnen "Avlevering" er forkortet til "Avl." og angis med kodene A eller blank. Dermed har det også blitt plass til en kolonne med merknader.

I metadatatabellene i vedlegget "Metadata gruppert på objekter" er oppsettet litt annerledes. Tabellene her har fått en litt mer teknisk utforming. De gamle kolonnene "Obligatorisk" og "Forekomst" er slått sammen til en kolonne "Forek." hvor notasjonen i tabellen ovenfor brukes (dvs. 1, 0-1, 1..M og 0..M).

I disse tabellene er det også innført en ny kolonne "Datatype". Dette er krav til datatyper i et avleveringsuttrekk, ikke til datatypene i aktiv Noark 5-løsning. Det skilles her bare mellom tre forskjellige datatyper: "Tekststreng", "Dato" og "Dato/klokkeslett". Dersom metadataelementet er en referanse til en bestemt ID, vil navnet på denne IDen oppgis i dette feltet, f.eks. "arkiv.systemID". Dette er innført for å gjøre det helt entydig hvilke IDer det refereres til.

I den nye versjon er det definert seks nye metadataelementer:
M010 sakspartID
M089 slettingstype
M630 kassertDato
M631 kassertAv
M708 sjekksumMetadata
M709 sjekksumAvlevering

De nye metadataelementene er nærmere beskrevet i vedlegget "Metadatakatalog". Det er nå tilsammen definert 171 forskjellige metadataelementer i Noark 5.

M705 sjekksum har endret navn til M705 sjekksumDokument. Grunnen til det er at
det reviderte avleveringsformatet nå også krever en egen sjekksum for metadatafila og for hele avleveringen (avleveringspakken).

Følgende metadataelementer var feilskrevet i den gamle metadatakatalogen (det feilskrevne navnet er oppgitt i parantes):
M210 referanseTilMappe (referanseTilSak)
M211 referanseFraMappe (referanseFraSak)
M212 referanseTilRegistrering(referanseTilJournalpost)
M213 referanseFraRegistrering (referanseFraJournalpost)