I denne standarden defineres arkivdanning (Records Management) og arkiver (Records) med utgangspunkt i:
- hvilke krav som må settes til IT-systemer som håndterer arkiver
- hvordan en skal planlegge arkivdanningen
- hvordan en identifiserer hva som skal arkiveres (dvs. hva som er arkivverdig)
- hvor lenge forskjellig arkivmateriale skal bevares
- hva metadata er, og hvilken funksjon de representerer i arkivdanningen
- hvordan og hvorfor arkivmateriale skal klassifiseres
- forhold rundt sikkerhet og tilgangsstyring.
Records Management omfatter hele arkivets levetid – dvs. fra arkivmateriale skapes til det kasseres eller avleveres til langtidsbevaring. De viktigste trinnene i prosessen er:
- skape
- fange
- klassifisere
- tilgangsstyre
- lagre
- bruke og gjenbruke
- migrere
- konvertere
- avhende - dvs. enten kassere eller avlevere til depot
Definisjoner i ISO 15489
ISO 15489 Information and documentation – Records management er en internasjonal standard for arkivdanning.
Standarden definerer Records Management som:
"The field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including the processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records".
Standarden definerer videre Records som
"Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business".