Gjennomføring av tilsyn

Hva er gangen i tilsynsprosessen?

• Arkivverket varsler tilsynet skriftlig senest fire uker før tilsynsmøtet. Ved tilsyn med kommuner eller fylkeskommuner blir kopi av varselet oversendt statsforvalteren. 
   
• I varselet bes tilsynsobjektet om å oversende dokumentasjon og opplysninger som spesifisert, i god tid før tilsynsmøtet.  
   
• Tilsynsobjektet får agenda for tilsynsmøtet senest én uke før møtet. 
   
• Etter tilsynsmøtet utarbeider Arkivverket en foreløpig rapport med varsel om eventuelle pålegg som oversendes tilsynsobjektet. Den foreløpige tilsynsrapporten er offentlig. 
   
• Arkivverket tar deretter kontakt for å gå gjennom den foreløpige tilsynsrapporten for å avklare eventuelle feil og misforståelser. 
   
• På bakgrunn av tilsynsobjektets tilbakemelding ferdigstiller Arkivverket den endelige rapporten. Arkivverket setter frister for når eventuelle avvik skal utbedres. Kopi av den endelige tilsynsrapporten sendes til statsforvalteren ved tilsyn med kommuner eller fylkeskommuner. 
   
• Arkivverket kan be om en handlingsplan med tidsangivelser som beskriver hvordan tilsynsobjektet planlegger å jobbe når avvikene skal utbedres. 
   
• Innen fristen for de enkelte påleggene må tilsynsobjektet dokumentere overfor Arkivverket at avvikene er utbedret. 

Hvilken dokumentasjon skal sendes inn i forkant av tilsynsmøtet?

I varselet om tilsyn vil tilsynsobjektet få nøyaktig beskrevet hvilke dokumenter og opplysninger som skal framskaffes, og frist for innsendelse. Dokumentasjonen som etterspørres vil variere ut fra hva slags organ det føres tilsyn med, og om tilsynet vil fokusere på enkelte deler av virksomheten eller på etterlevelsen av særskilte bestemmelser i arkivloven med forskrifter. 

Arkivverket ber som regel tilsynsobjektet oversende arkivplan med tilhørende arkivrutiner, instrukser og oversikter over fagsystem, samt opplysninger basert på søk i organets sak-/arkivsystem. 

Hva skjer på tilsynsdagen? 

Undersøkelsene under tilsynsmøtet vil i stor grad ta utgangspunkt i dokumentasjonen som er oversendt på forhånd.  

Et tilsyn gjennomføres normalt på én dag, i noen tilfeller over to dager. Agendaen varierer for hvert tilsyn, men i hovedtrekk foregår dagen slik: 

Dagen begynner med et oppstartsmøte hvor organets øverste ledelse, IKT-leder og arkivleder deltar. Temaer for dette møtet er blant annet arkivorganisering, ansvarsfordeling og delegering, interkommunale samarbeid og IKT-funksjon. 

Deler av dagen benyttes til intervjuer. Arkivleder og eventuelt andre arkivmedarbeidere får spørsmål om arkivplan, rutiner, arkivbestand og kassasjon. Det er arkivene som dannes i elektroniske system, både sak-/arkivsystem og fagsystem, som er i fokus. I denne delen kan det også være aktuelt med kontrollsøk i sak-/arkivsystemet. 

Enkelte ledere og saksbehandlere intervjues om arkivrutiner, og bruk av sak-/arkivsystemer og fagsystemer for den enkeltes fagområde. Ved noen tilsyn undersøkes spesifikke fagområder, men som regel tas det sikte på å få innspill fra et utvalg som er variert og representativt for virksomheten. 

Ofte gjennomfører tilsynsførerne befaring av arkivlokaler som inneholder papirarkiv. 

Til slutt oppsummeres funn gjort i løpet av tilsynet med de samme deltakerne som ved oppstartsmøtet. Tilsynsførere orienterer om veien videre.

Hvilke avvik er de vanligste ved tilsyn? 

• Arkivplanen mangler oversikter over arkivene, og rutiner og planer for arkivarbeidet. 
   
• Det er ikke iverksatt tiltak for langtidsbevaring av elektronisk dokumentasjon. 
   
• Arkivlokalene tilfredsstiller ikke arkivregelverkets krav. 

Hvordan følge opp avvik?  

Basert på påleggene som Arkivverket gir, skal tilsynsobjektet gjennomføre utbedringer og sende dokumentasjon til Arkivverket. Fristene for å utbedre avvik i tilsynsrapporten må overholdes. 

I den endelige tilsynsrapporten kan Arkivverket be om en handlingsplan med tidsangivelser som beskriver hvordan tilsynsobjektet planlegger å jobbe når avvikene skal utbedres. En slik handlingsplan for retting av avvik skal beskrive ansvar, arbeidsoppgaver, ressurser og tidsplan. Formålet med å utarbeide en handlingsplan er å sette arbeidet på dagsordenen, komme i gang med utbedringene og legge til rette for at avvikene lukkes innen fastsatte frister. 

En handlingsplan skal være konkret, kortfattet og beskrivende. Den kan utformes på ulike måter, for eksempel skjematisk i Excel. For å komme i gang med å utarbeide en handlingsplan kan tilsynsobjektet stille seg selv følgende hjelpespørsmål: 

• Hvem har det overordnede ansvaret å utbedre avvik?  
   
• Hvilke arbeidsoppgaver må utføres for å utbedre avvikene? 
   
• Hvem har ansvar for å utføre de konkrete arbeidsoppgavene knyttet til avvikene? 
   
• Hvor store stillingsressurser må settes av internt? 
   
• Er det behov for å kjøpe utstyr eller tjenester? 
   
• Når starter arbeidet med å utbedre avvikene? 
   
• Må noen avvik prioriteres med hensyn til tid og risiko? 

Tilsynsobjektet kan ta kontakt med Arkivverket hvis spørsmål dukker opp. Arkivverket har i tillegg utarbeidet veiledere for offentlig sektor som vil være til hjelp for tilsynsobjektet i oppfølgingsarbeidet.