Anbefaler Archiving by Design

Bakgrunnen for anbefalingen er at tradisjonell dokumentasjonsforvaltning ikke lenger i tilstrekkelig grad oppfyller kravene for at arkivene skal kunne bevares og brukes i framtida. 

Anbefalingen handler om at viktig dokumentasjon må være tilgjengelig på en bærekraftig måte over lang tid og gjennom teknologiskifter. Det krever at systemer må designes på en slik måte at dokumentasjonen som skapes i dem er:

• Søkbar: Informasjon kan finnes raskt og enkelt av alle som skal ha tilgang til informasjonen.
• Tilgjengelig: Informasjon er tilgjengelig for bruk til ethvert formål, av enhver aktør til enhver tid, så langt det er lovlig tillatt.
• Lesbar: Informasjon kan visualiseres og behandles av mennesker og/eller maskiner.
• Tolkbar: Meningen med informasjonen er tydelig, og det er kjent av hvem det ble opprettet, i hvilken sammenheng og for hvilket formål.
• Pålitelig: Informasjonen kan stoles på og er komplett, og basert på riktige data slik at den kan gjenbrukes.
• Fremtidsrettet: Informasjonen kan brukes gjennom hele sin levetid

Arbeidsgruppen har hatt representasjon fra 12 europeiske land, og var ledet av tidligere områdedirektør i Arkivverket Espen Sjøvoll. Resultatet bygger i stor grad på utviklingsarbeid i Nederland, Norge, Estland og Sverige, men har stor gjenklang også i andre land. Whitepaper som har fått tilslutning er tilgjengelig på EU-kommisjonens hjemmesider.

I Arkivverkets satsing Innebygd arkivering har vi i første halvår jobbet med å revidere målbildet for satsingen. Det nye målbildet sier mer om hva vi vil oppnå, og legger mindre vekt på hva som konkret skal gjennomføres.

– Å ha tydelige mål for hva vil oppnå, gjør at vi underveis kan tilpasse aktivitetene våre i tråd med erfaringer vi gjør oss. Samtidig har vi begynt på et veikart over ulike tiltak som må eller bør utføres. Dessverre gjør ressurssituasjonen at det er usikkert når det vil være kapasitet til å starte flere tiltak, forteller Cathrin B. Møller som leder arbeidet.

Tiltak som allerede er igangsatt fortsetter. Dette inkluderer arbeidet med framtidas standardisering for dokumentasjonsforvaltning og arkiv. Der er det utarbeidet en minimumsmodell for metadata i dokumentasjonssystemer. Det er også lagd flere eksempler på hvordan modellen kan fungere for ulike typer systemer. I andre halvår vil mye av innsatsen i standardiseringsarbeidet handle om testing og ferdigstilling av denne modellen.