(foto: Arkivverket/BERRE)
Arkivregnestykket går ikke opp i offentlig sektor
Norge er et av verdens mest digitaliserte land. Arkivverkets arkivstatistikk for stat og kommune avdekker at vi samtidig har store utfordringer med å håndtere den stadig økende informasjonsmengden. Kommunereformen har imidlertid tvunget noen kommuner til å ta grep.
To statistikker er nå tilgjengelige på Arkivverkets nettside:
- Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner
- Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter
Formålet med undersøkelsene er å få et overordnet bilde av arkivholdet i de statlige og kommunale virksomhetene, og å måle endringer på sentrale områder over tid.
Begge undersøkelsene er tett knyttet til Arkivverkets tilsyns- og veiledningsvirksomhet overfor de statlige og kommunale virksomhetene, og til Arkivverkets rolle som utviklingsaktør for sektoren.
Handler om menneskene i Norge
– Vår undersøkelse presenterer tall i form av arkivstatistikk, men det er viktig å understreke at arkivene handler om menneskene i Norge. For at vi skal vite hvor vi kommer fra, forstå vår historie, ha tillit til offentlig sektor og oppleve at vår rettssikkerhet blir ivaretatt må det offentlige Norge har kontroll på dokumentasjonen sin, sier Espen Sjøvoll, avdelingsdirektør Forvaltning i Arkivverket.
– Derfor er dette svært viktige tall. Som et av verdens mest digitaliserte land avslører vår undersøkelse at vi som samfunn har store utfordringer med å håndtere en stadig økende informasjonsmengde, sier Sjøvoll.
Årets undersøkelse viser blant annet at det hvert år registreres 48 millioner journalposter i stat og kommune.
– Det er mye dokumenter, men vi mener det utgjør en brøkdel av viktig dokumentasjon i offentlig sektor. Det er betydelig mer dokumentasjon som aldri ble arkivert, eller som befinner seg i hundretalls fagsystemer og som aldri når ut til offentlig journal, gjør Sjøvoll oppmerksom på.
Undersøkelsen avdekker også at stat og kommune til sammen har ca. 800 000 dokumenter registrert som ferdig (status F), men som av ulike grunner likevel ikke finner veien ut til offentlig journal og da ikke blir tilgjengelig for offentligheten.
– Her står det langt dårligere til i kommunene enn i staten. Staten registrerte 35,9 millioner journalposter i 2018, og knappe 250 000 dokumenter i status F, mens kommunene registrerte kun 12,3 millioner journalposter i 2018, med en halv million dokumenter i status F, legger Sjøvoll til.
Hovedutfordringen er at dagens arkivsystemer ikke er tilpasset de stadig økende informasjonsmengdene.
– Ansatte sliter med å holde oversikt over hva som skal arkiveres, og det mangler brukervennlige løsninger som ikke spiser for mye tid av arbeidshverdagen. En annen stor utfordring er å ta vare på dataene som blir skapt. Etter nesten 20 år med digital saksbehandling er det fremdeles svært mange kommuner som aldri har overført data fra kommunens datasystemer til sikker langtidslagring, såkalte uttrekk, kommenterer Sjøvoll.
Rettigheter og kulturarv i fare
Kommunenes etterslep innen langtidsbevaring av elektroniske arkiv har i lang tid vært foruroligende for Arkivverket. Nesten halvparten av kommunene har aldri tatt uttrekk.
Årets undersøkelse viser at 42 prosent av kommunene aldri har tatt uttrekk fra noen av sine systemer. Dette er en liten bedring fra i fjor (54%), men situasjonen er fremdeles alvorlig. Når en kommune ikke tar uttrekk, blir informasjonen liggende i datasystemene, og vil før eller siden gå tapt. Ofte dreier dette seg om dokumentasjon om innbyggernes rettigheter i møte med barnevern, skole, omsorgstjenester eller administrasjon.
– Kanskje er det slik at folk og myndigheter ikke tenker så mye over faren for digitalt dokumentasjonstap før den dagen de selv opplever at de ikke får tak i kritisk informasjon om seg selv, huset sitt eller virksomheten sin som de plutselig trenger, sier Sjøvoll, og legger til:
– Ta for eksempel migrasjonen vi opplever i dag. Forhistorien vil her være viktig for mange personer: Hvordan kom min familie til Norge fra for eksempel Somalia? Det må stat og kommune kunne dokumentere i ettertid, og da må de også sørge for at denne informasjonen ikke går tapt.
Det er særlig de små kommunene på under 5000 innbyggere som svarer at de ikke har tatt uttrekk fra noe system. Både mellomstore og store kommuner ser ut til å mene at de håndterer dette adskillig bedre.
Kommunereformen har likevel fått litt flere kommuner til å sikre de digitale arkivene sine.
– Kommuner som skal slå seg sammen må overføre de digitale arkivene sine til sikker langtidslagring før de går inn i ny kommune. På grunn av risikoen for informasjonstap prioriterte Arkivverket i fjor å gjennomføre tilsyn med utvalgte sammenslåingskommuner. Vi ser at tilsyn har hatt en effekt. I tillegg har det vært et økt fokus på kommunereformen i arkivsektoren generelt, med blant annet utarbeidelse av veiledere. Dette har også gitt resultater. Andelen som har tatt uttrekk er høyere blant de kommunene som skal slå seg sammen. Men selv om 12 prosent flere har tatt uttrekk sammenlignet med året før, er det ennå mange kommuner som må få gjort dette, og det haster, kommenter Sjøvoll.
Mindre tid til langsiktig arkivplanlegging og bevaring
Mange arkivtjenester og dokumentsentre i kommunene opplyser i undersøkelsen om å ha fått tilført nye arbeidsoppgaver, uten at dette nødvendigvis medfører økte ressurser til å utføre disse oppgavene. Som en konsekvens står mange arkivtjenester i en svært sårbar situasjon.
– Ressurssituasjonen i offentlig forvaltning gjør at daglige oppgaver må prioriteres. Det blir mindre tid til langsiktig arkivplanlegging og bevaring, og arkivmateriale kan da gå tapt. Arkivverket finner situasjonen svært alvorlig. Etatsledere, rådmenn, folkevalgte, og andre med overordnet arkivansvar må ta inn over seg at digital arkivbevaring må prioriteres. Det offentlige Norge må også få fart i arbeidet med å innovere arkivsektoren, noe blant annet NOU: 2019:9 Ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver peker på. Selv om det koster i dag, vil det alltid være mye dyrere med brannslokking i ettertid, både for stat og kommune, og ikke minst for enkeltmennesker, sier Sjøvoll.
Arkivverket undersøker årlig arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner. 96 prosent av kommunene og fylkeskommunene har svart. Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter ble sendt ut for andre gang i år. 91 prosent av virksomhetene har svart på undersøkelsen.
Last ned utfyllende rapporter nederst i artikkelen.
Hva gjør Arkivverket?
De to siste årene har Arkivverket tatt i bruk ny metode for tilsyn med offentlig forvaltning. Nå legger vi blant annet mer vekt på elektroniske arkiver og datasystemer hvor vi ser at det er størst fare for tap. Mange systemer med viktig dokumentasjon for innbyggerne er ofte plassert utenfor den tradisjonelle arkivlederens kontroll. Derfor blir de ikke sikret i samme grad som de systemene vi er vant til å tenke på som arkiv.
Når vi avdekker avvik forklarer vi tydeligere enn før hvorfor vi mener det er avvik, og vi forsøker å sikre forståelse for den positive gevinsten som ligger i god moderne arkiv- og dokumentasjonsforvaltning. Innsikten vi får fra våre tilsyn bruker vi til å utvikle og forbedre veiledningsarbeidet. Målet er å få laget veiledere som er tydelige og virkelig bistår forvaltningen i arkivarbeidet.
Arkivverket har økt antallet tilsyn, og vi har en risikobasert utvelgelse av hvilke offentlige organer vi skal ha tilsyn med. Arkivundersøkelsen gir og viktig informasjon i risikoanalysen. Erfaringene viser at kommunesammenslåinger fører til stor risiko for tap av systemer og innhold, og det siste året har mange av disse kommunene fått tilsyn.
