Arkivtilsyn hos 54 offentlige virksomheter i 2024

32 kommuner og 22 statlige virksomheter får tilsyn fra Arkivverket i 2024. Kongsvinger, Flekkefjord, Lurøy, Vadsø, Porsgrunn, Asker, Sveio og Gjesdal er noen av kommunene som vil få tilsyn. Statistisk sentralbyrå, Helsedirektoratet, Høgskolen i Østfold, OsloMet, Utlendingsnemnda, Vestre Viken HF og Politihøgskolen er noen av de statlige virksomhetene som vil få tilsyn. Se hele listen over hvem som får tilsyn i løpet av 2024 nederst i saken.

De fleste tilsyn vil sannsynligvis avdekke overordnede avvik, eksempelvis manglende systemoversikt, arkivansvar, langtidsplanlegging og arkivrutiner. Dette vil ofte være tilstrekkelig for å gi arkivholdet et løft hos virksomhetene vi besøker. For enkelte virksomheter vil vi også vurdere undersøkelser på mer konsentrerte områder, for eksempel teknologiske løsninger, enkelte fagområder eller kjente problemområder. Det vil vi gjøre for bedre å fange opp slike avvik som er avslørt det siste året hos sentrale myndigheter. Vi ønsker å gjøre vårt for å hindre at denne type avvik oppstår, fordi det har store konsekvenser for enkeltmennesker, offentlige organer, demokrati og tillit til offentlig forvaltning. Dette vil også bedre arkivkvaliteten til virksomheter som allerede har et godt arkivhold. 

Kriterier i risikovurderingen

Arkivverket velger ut hvilke virksomheter som får tilsynsbesøk ved å bruke en risikobasert tilnærming. En rekke informasjonskilder og kriterier ligger til grunn for utvalget. 

Den årlige spørreundersøkelsen for kommuner og statlige virksomheter er sentral i utvalgsprosessen. Her svarer virksomhetene på spørsmål om blant annet arkivkvalitet, ressurser og ansvar, tap av arkiv, elektronisk arkivering og tilknytning til elektronisk depot.  

Arkivverket vurderer også historikk fra tidligere tilsyn, medieoppslag og tips. For statlige virksomheter spiller sektortilhørighet inn, sammen med status for bevarings- og kassasjonsplan.   

Virksomheter som ikke har hatt tilsyn før, eller som ikke har svart på spørreundersøkelsen, blir også fulgt med på. Sammenslåinger og omorganiseringer, geografisk spredning og kommuneøkonomi er også en del av risikovurderingen. 

Ved spesielle hendelser i løpet av året kan Arkivverket gjøre ekstra tilsyn på kort varsel, eller be virksomheter om en skriftlig redegjørelse.