Arkivtilsyn hos 60 offentlige virksomheter i 2021

37 kommunale og 23 statlige virksomheter får tilsyn fra Arkivverket i 2021.

Luftfartstilsynet, Domstolsadministrasjonen (domstolsetaten), Folkehelseinstituttet, Fylkesmannen i Vestfold og Telemark, Helgelandsykehuset HF, Helse Møre og Romsdal HF, Helse Nord IKT, Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet og Tolletaten er noen av de statlige virksomheten som vil få tilsyn.

Arendal, Grimstad, Ålesund, Sortland,  Andøy, Karasjok - Kárášjohka, Loppa, Nesseby - Unjárga, Tromsø, Bømlo, Kvam, Lærdal, Tysnes, Hamar, Løten, Nord-Fron, Flå, Kongsberg, Flatanger, Overhalla, Snåsa - Snåase og Nesodden er noen av kommunene som vil få tilsyn.

Se hele listen over hvem som får tilsyn i løpet av 2021

Handler om rettssikkerhet og tillit

Arkivverket velger ut hvilke virksomheter som får tilsynsbesøk ved å bruke en risikobasert tilnærming. En rekke informasjonskilder og kriterier ligger til grunn for utvalget.

– Når vi vurderer at det er stor sannsynlighet for hendelser som kan føre til brudd på rettigheter og rettsikkerhet for enkeltmennesker, havner virksomheten i høyrisikogruppen. For virksomheten selv kan alvorlige svakheter ved arkivholdet bety effektivitetstap, økonomiske tap og tap av tillit og omdømme, sier fagdirektør Kjetil Reithaug i seksjon for Dokumentasjonsforvaltning.

– Tilliten til virksomhetene i forvaltningen forutsetter etterrettelig dokumentasjon av beslutninger. Virksomheter i høyrisikogruppen risikerer tap av dokumentasjon og tvil om autentisitet fordi det i noen tilfeller vil være mulig å redigere, fjerne eller endre dokumentene eller andre deler av arkivet, sier Reithaug.

Tilsyn med helsesektoren

Koronapandemien har ført til omprioritering og utsettelse av totalt 33 planlagte tilsyn fra 2020 til 2021. Dette inkluderer tilsyn hos statlige virksomheter i helsesektoren, blant annet Folkehelseinstituttet.

Arkivverket understreker at Folkehelseinstituttet og andre helseforetak ikke får tilsyn på grunn av koronapandemien. Det er andre kriterier som ligger bak utvelgelsen, som ble gjort før pandemien nådde landet.

– Vi er likevel glade for at Folkehelseinstituttet står på listen vår for 2021. Nå har vi mulighet til å hjelpe dem med å kartlegge hva de eventuelt bør gripe tak i. 2020 er et år som viser viktigheten av det arbeidet som gjøres i FHI, både i dag, men ikke minst for fremtiden, sier Reithaug.

Kriterier i risikovurderingen 

Arkivverkets årlige spørreundersøkelse for kommuner og statlige virksomheter er sentral i utvalgsprosessen. Her svarer virksomhetene på spørsmål om blant annet arkivkvalitet, ressurser og ansvar, tap av arkiv, elektronisk arkivering og tilknytning til elektronisk depot.

Arkivverket vurderer også historikk fra tidligere tilsyn, medieoppslag og tips. For statlige virksomheter spiller sektortilhørighet inn, sammen med status for bevarings- og kassasjonsplan. Som nevnt over har ikke Koronapandemien hatt betydning for utvalgskriteriene.

Virksomheter som ikke har hatt tilsyn før, eller som ikke har svart på spørreundersøkelsen, blir fulgt med på. Sammenslåinger/omorganiseringer, geografisk spredning og kommuneøkonomi spiller også inn.

Ved spesielle hendelser i løpet av året kan Arkivverket gjøre ekstra tilsyn på kort varsel, eller be virksomheten om en skriftlig redegjørelse.