Arkivverket inviterer til tverrfaglig samarbeid for å løse dagens arkivutfordringer

Visjonen for 2025

• Hva om saksbehandler ikke behøver å bruke tid på arkivering?
• Hva hvis saksbehandler får bedre tid til å løse nye viktige arbeidsoppgaver?
• Hva hvis virksomheten også sparer penger, som kan brukes til andre formål?
• Hva om dokumentasjon og data automatisk kan gjenbrukes av andre virksomheter?

For å sette en klar retning for satsingen på innebygd arkivering har Arkivverket formulert en visjon. Visjon er at i 2025 trenger ikke ansatte i offentlige virksomheter å bruke tid på arkivering. Vårt mål er at den riktige informasjonen blir tatt vare på helt av seg selv, fordi saksbehandler har automatiserte løsninger for arkiv.

Hva er innebygd arkivering?

Innebygd arkivering eller «Archiving by Design» bygger på et tankesett som har vært en del av diskusjoner i flere land de siste årene. Sentralt er tanken om at sikringen av tilgang til informasjon i et langtidsperspektiv er en integrert del av arbeidsprosessene. Innebygd  arkivering en altså ikke én teknisk løsning, men en tilnærming som innebærer at dokumentasjon skal håndteres allerede i utformingen av arbeidsprosesser og systemer.

Tilnærmingen er inspirert av tilsvarende nytenkning innen personvern og informasjonssikkerhet. Et viktig poeng er at det ikke bare gjelder utformingen av IT-systemet, men også hvordan arbeidsprosessene legges opp, og at man allerede fra begynnelsen skaffer seg oversikt over hvilken informasjon som må tas vare på, og hvem som har ansvaret for informasjonen.

Sammen kan vi løse floken og skape nye løsninger!

Visjonen om innebygd arkivering er ikke et IT-prosjekt eller system, men et mål om samarbeid. Samarbeid må skje på tvers av sektorer, på tvers av fagfelt, på tvers av offentlige etater og det som kanskje tidligere har vært vanntette skott. Arkivverket vil derfor være en pådriver for at ulike aktører bidrar inn med sin kompetanse for å utvikle morgendagens løsninger. Vi vil fasilitere og invitere til samarbeid og til å tenke nytt og innovativt rundt dokumentasjonsforvaltning i forvaltningen, slik at de gode ideene oppstår, utvikles og spres.